Изучение постановки делопроизводства

Комплексный анализ документооборота.

Задачи комплексного анализа.

Комплексный анализ документооборота необходим для разработки и коррекции документации, которая затрагивает интересы всего аппарата управления. Результаты изучения отдельных комплексов документов и предложения должны быть увязаны с целями и задачами работы структурных подразделений. При этом выявляется:

1. Соответствие документационного комплекса целям и задачам аппарата управления.

2. Соответствие комплексов документов и отдельных документов своему целевому назначению.

3. Характер использования документов в местах их назначения.

4. Минимально необходимое количество информации для успешного управления.

При выполнении комплексного анализа составляются схемы документооборота и таблицы документирования работ (наименование видов работ / наименование документов возникающих и необходимых).

Изучение постановки делопроизводства проходит несколько этапов:

1. Изучение регистрации документов.

2. Организация контроля исполнения документов.

3. Оперативное и архивное хранение документов.

4. Постановка справочной работы по документам.

При изучении постановки делопроизводства используются вопросники, полистное изучение документов, эксперименты (по поиску документов, проверке постановки документов на контроль и т.п.).

5.2 Проектирование документооборота и делопроизводства

Проектирование документации проводится обычно в два этапа:проектирование комплексов документов, проектирование форм документов.

Перечень задач при проектировании комплексов документов:

1. Устранение дублирования документов.

2. Уменьшение общей массы документов, совмещение функций.

3. Восполнение пробелов в документировании.

4. Разработка новых документов.

Для того чтобы правильно спроектировать документацию, необходимо определить:

1. Целевое назначение документа (определяется в соответствии с перечнем функций работников);

2. Содержание документа.

3. Характер конечного использования.

Вновь создаваемый комплекс документов должен быть полным.

Проектирование форм документов.

Цели:

· придание юридической силы;

· экономия времени;

· нормальный вид.

Принципы:

· кто работает, тот и разрабатывает;

· рациональное размещение;

· соответствие внутренней системе стандартов (для нестандарта).

Требования к форме и содержанию. Форма – состав и расположение на стандартном листе.

1. Минимум элементов.

2. Нормальное их расположение.

3. Сокращение ручного труда.

4. Использование стандартных частей для печати.

5. Использование трафаретных частей.

6. ГОСТы

Состав работ при проектировании бланка:

· определяется круг элементов, включаемых в формуляр;

· выбирается общая форма расположения реквизитов;

· размещение всех элементов на бланке в определенной последовательности и взаимосвязи для того, чтобы уменьшить число движений глаз, рук или сократить число этапов электронной идентификации;

· формируется эскизный набросок бланка;

· редактируется текст для типографского нанесения на бумагу;

· рассчитываются размеры граф, строк, отдельных зон документа;

· выбирается стандартный формат для документа;

· корректируются размеры элементов в соответствии с избранным форматом;

· выбирается внешнее оформление бланка;

· подготавливается образец документа для заказа;

· составляется спецификация заказанных форм.

Раздел 6. Формирование организационных проектов автоматизированных рабочих мест и автоматизированных систем управления

6.1 Проектирование технологий автоматизированной обработки экономической информации

Характеристика основных этапов технологического процесса.

Слово «технология» происходит от греческого «techne», что означает искусство, мастерство, умение, и греческого слова «logos» – понятие, учение.

Первоначально оно наиболее широко употреблялось для обозначения науки или совокупностей сведений о различных физико-механических, химических и др. способах обработки сырья, полуфабрикатов, изделий. Развитие средств вычислительной техники привело к необходимости становления новой области знаний о процессах автоматизированной обработки экономической информации. На базе внедрения современной вычислительной техники, промышленных роботов, станков с числовым программным управлением, новых технологических процессов осуществляется техническое перевооружение предприятий.

В процессах автоматизированной обработки экономической информации в качестве объекта, подвергающегося преобразованиям, выступают различного рода данные, которые характеризуют те или иные экономические явления. Такие процессы именуются технологическими процессами автоматизированной обработки экономической информации и представляют собой комплекс взаимосвязанных операций, протекающих в установленной последовательности. Или, более детально, это процесс преобразования исходной информации в выходную с использованием технических средств и ресурсов.

Рациональное проектирование технологических процессов обработки данных во многом определяет эффективное функционирование всей системы.

Технологический процесс можно разделить на 4 укрупненных этапа:

1. Начальный или первичный (сбор исходных данных, их регистрация и передача на ВУ).

2. Подготовительный (прием, контроль, регистрация входной информации и перенос ее на машинный носитель).

3. Основной (непосредственно обработка информации).

4. Заключительный (контроль, выпуск и передача результатной информации, ее размножение и хранение).

Технологические операции сбора, передачи, хранения, контроля и обработки данных

В зависимости от используемых технических средств и требований к технологии обработки информации изменяется и состав операций технологического процесса. Например: информация на ВУ может поступать на МН, подготовленных для ввода в ЭВМ или передаваться по каналам связи с места ее возникновения.

Операции сбора и регистрации данных осуществляются с помощью различных средств.

1. Механизированный - сбор и регистрация информации осуществляется непосредственно человеком с использованием простейших приборов (весы, счетчики, мерная тара, приборы учета времени и т.д.).

2. Автоматизированный - использование машиночитаемых документов, регистрирующих автоматов, универсальных систем сбора и регистрации, обеспечивающих совмещение операций формирования первичных документов и получения машинных носителей.

3. Автоматический - используется в основном при обработке данных в режиме реального времени. (Информация с датчиков, учитывающих ход производства - выпуск продукции, затраты сырья, простои оборудования и т.д. - поступает непосредственно в ЭВМ).

Технические средства передачи данных включают:

· аппаратуру передачи данных (АПД), которая соединяет средства обработки и подготовки данных с телеграфными, телефонными и широкополосными каналами связи;

· устройства сопряжения ЭВМ с АПД, которые управляют обменом информации - мультиплексоры передачи данных.

Запись и передача информации по каналам связи в ЭВМ имеет следующие преимущества:

· упрощает процесс формирования и контроля информации;

· соблюдается принцип однократной регистрации информации в первичном документе и машинном носителе;

· обеспечивается высокая достоверность информации, поступающей в ЭВМ.

Дистанционная передача данных, основанная на использовании каналов связи, представляет собой передачу данных в виде электрических сигналов, которые могут быть непрерывными во времени и дискретными, т.е. носить прерывный во времени характер. Наиболее широко используются телеграфные и телефонные каналы связи. Электрические сигналы, передаваемые по телеграфному каналу связи являются дискретными, а по телефонному - непрерывными.

В зависимости от направлений, по которым пересылается информация, различают каналы связи:

· симплексный (передача идет только в одном направлении);

· полудуплексный (в каждый момент времени производится либо передача, либо прием информации);

· дуплексный (передача и прием информации осуществляются одновременно в двух встречных направлениях).

Каналы характеризуются скоростью передачи данных, достоверностью, надежностью передачи.

Скорость передачи определяется количеством информации, передаваемой в единицу времени и измеряется вбодах (бод = бит/сек):

· телеграфные каналы (низкоскоростные - V=50-200 бод);

· телефонные (среднескоростные - V=200-2400 бод);

· широкополосные (высокоскоростные - V=4800 бод и более).

При выборе наилучшего способа передачи информации учитываются объемные и временные параметры доставки, требования к качеству передаваемой информации, трудовые и стоимостные затраты на передачу информации.

Говоря о технологических операциях сбора, регистрации, передачи информации с помощью различных технических средств необходимо несколько слов сказать и о сканирующих устройствах.

Ввод информации, особенно графической, с помощью клавиатуры в ЭВМ очень трудоемок. В последнее время наметились тенденции применения деловой графики - одного из основных видов информации, что требует оперативности ввода в ЭВМ и предоставления пользователям возможности формирования гибридных документов и БД, объединяющих графику с текстом. Все эти функции в ПЭВМ выполняют сканирующие устройства. Они реализуют оптический ввод информации и преобразование ее в цифровую форму с последующей обработкой.

Для ПЭВМ разработаны системы, предназначенная для сканирования различных документов и их передачи по коммуникациям. В числе документальных носителей, которые могут сканироваться камерой системы являются: текст, штриховые чертежи, фотографии, микрофильмы. Сканирующие устройства на базе ПЭВМ применяются не только для ввода текстовой и графической информации, но и в системах контроля, обработки писем, выполнения различных учетных функций.

Для указанных задач наибольшее применение нашли способы кодирования информации штриховыми кодами. Сканирование штриховых кодов для ввода информации в ПЭВМ производится с помощью миниатюрных сканеров, напоминающих карандаш. Сканер перемещается пользователем перпендикулярно группе штрихов, внутренний источник света освещает область этого набора непосредственно около наконечника сканера. Штриховые коды нашли широкое применение и в сфере торговли, и на предприятиях (в системе табельного учета: при считывании с карточки работника фактически отработанное время, регистрирует время, дату и т.д.).

В последнее время все большее внимание уделяется устройствам тактильного ввода - сенсорному экрану ("сенсорный" - чувствительный). Устройства тактильного ввода широко применяются как информационно-справочные системы общего пользования и системы автоматизированного обучения.

На практике существует множество вариантов (организационных форм) технологических процессов обработки данных. Это зависит от использования различных средств вычислительной и организационной техники на отдельных операциях технологического процесса.

Построение технологического процесса зависит от:

· характера решаемых задач, круга пользователей;

· от используемых технических средств;

· от систем контроля данных и т.д.

Технологический процесс обработки информации с использованием ЭВМ включает в себя следующие операции:

1.Прием и комплектовка первичных документов (проверка полноты и качества их заполнения, комплектовки и т.д.).

2.Подготовка МН и контроль.

3.Ввод данных в ЭВМ.

4.Контроль, результаты которого выдаются на ПУ, терминал. Различают визуальный и программный контроль, позволяющий отслеживать информацию на полноту ввода, нарушение структуры исходных данных, ошибки кодирования. При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод.

5.Запись входной информации в исходные массивы.

6.Сортировка (если в этом есть необходимость).

7.Обработка данных.

8.Контроль и выдача результатной информации.

Особенности разработки информационных технологий.

Проектирование рациональных технологических процессов обработки данных является довольно сложной задачей. Эта сложность обусловливается тем, что сама система автоматизированной обработки экономической информации относится к классу сложных систем и при ее разработке должны учитываться многие параметры, среди которых не только чисто технические, но и параметры, учитывающие различные человеческие факторы, вопросы повышения сроков эксплуатации и использования инструментальных средств, уменьшения сроков разработки, ряд экономических соображений и т.д.

Этапы разработки технологических процессов.

Технология проектирования автоматизированной обработки экономической информации при решении любой экономической задачи подразделяется на 4 этапа:

· начальный;

· подготовительный;

· основной;

· заключительный.

Состав и структура операций каждого из этапов технологического процесса могут быть различными в зависимости от используемых средств ВТ, средств оргсвязи и требований к технологии преобразования информации. По своему назначению технологические операции бывают вспомогательными, основными и контрольными. Основные операции – это операции упорядочения, корректировки, накопления и собственно обработки.

Упорядочение - произвольно расположенные данные размещаются в определенной последовательности значений ключевых слов.

Корректировка - процесс внесения изменений в уже сформированные файлы данных, позволяющий поддержать их в актуальном для обработки состоянии.

Накопление - процесс периодического добавления данных в существующие файлы с целью формирования исходных данных за определенный интервал времени.

Обработка - выполнение всех арифметических и логических операций по преобразованию исходной информации в результатную.

Существуют различные формы внутримашинной технологии обработки информации. Наиболее распространенными формами являются обработка данных в пакетном и диалоговом режимах.

Иногда автоматизированное решение задач должно согласовываться по времени с ходом управляемых процессов. Соответственно организация обработки информации для этих нужд получила название технологии обработки данных в режиме реального времени. Важной характеристикой, определяющей область применения режима реального времени является скорость реакции системы управления на изменение состояний объекта управления.

В настоящее время прослеживается тенденция к максимальному приближению информационных и программных ресурсов к пользователю. ПЭВМ, работающие в сети, имеют существенное преимущество перед АРМ, работающими в режиме разделения времени. Средства интеллектуального интерфейса обеспечивают пользователя простыми и надежными способами решения своих профессиональных задач. Основной результат - это изменение интерфейса конечного пользователя с терминалом. От метода «запоминай (состояние своих ресурсов) – проектируй (необходимую последовательность действий в терминах команд) – набирай (управляющий текст)» происходит переход к методу «смотри (на графическую модель состояния ресурсов) – выбирай (необходимое действие из иерархического меню)».

Такой интерфейс поддерживается всеми средствами информационной технологии - составными частями базы знаний, включающей базу данных, прикладное программное обеспечение и опорной технологии, базирующейся на аппаратных средствах, системном и инструментальном программном обеспечении.

Возвращаясь к вопросу об этапах разработки технологических процессов, необходимо сказать, что на заключительном этапе производится контроль и выпуск результатных документов.

Параметры технологических процессов.

Рациональное построение и оптимизация информационных технологий возможны только на основе использования параметрической модели процесса.

Параметры - измеримые величины, характеризующие структуру процесса и его развитие. Параметры информационных технологий отражают взаимосвязанное множество характеристик процессов. Параметры элементов системы проектирования информационной технологии взаимозависимы.

Рассматривая основные характеристики тех. процессов обработки данных, используются обобщенные показатели с дальнейшей их детализацией на других уровнях анализа системы обработки данных.

К таким параметрам относятся:

· экономический эффект от автоматизации обработки данных (обработка данных);

· капитальные затраты на средства вычислительной и организационной техники;

· стоимость проектирования технологических процессов обработки данных;

· ресурсы на проектирование и эксплуатацию системы;

· срок проектирования технологии обработки данных;

· эксплуатационные расходы;

· параметры функциональных задач;

· параметры вычислительной и организационной техники;

· стоимость организации и эксплуатации базы данных или файлов данных;

· параметры структур хранения и стоимость хранения данных;

· время доступа к данным;

· время решения функциональных задач пользователей;

· эффективность методов контроля.

Анализируя выше сказанное, можно выделить три группы параметров: исходные - параметры задач, параметры вычислительной техники, ресурсы, параметры структур хранения; промежуточные и результатные – экономический эффект от автоматизированной обработки данных, эксплуатационные расходы, срок и стоимость проектирования и т.д.

На технологию обработки данных влияют факторы, не зависящие или слабо зависящие от проектировщика - нерегулируемые, и факторы, на которые он может оказать существенное влияние - регулируемые (управляемые).

К нерегулируемым параметрам технологии можно отнести: объем входных и выходных данных; сложность алгоритма и объем вычислений; периодичность и регламентность решения задач; степень использования результатов одной задачи в других задачах; параметры жестко заданных технических средств и общесистемного программного обеспечения и т.д.

К регулируемым параметрам технологии можно отнести выбор характеристик технических средств и программного обеспечения, параметры информационного обеспечения, методы контроля и защиты данных, размещение технических средств, последовательность операций технологического процесса.

Критерии качества технологических процессов.

Проектирование рациональной технологии следует рассматривать как задачу принятия решений. Каждая задача такого типа характеризуется наличием ряда целей и наличием различных путей достижения этих целей с различной эффективностью их реализации. Эффективность реализации различных вариантов технологического процесса должна быть количественно определена, т.е. выражена с помощью определенной величины: критерия эффективности.

Пользуясь этим показателем, можно определить сравнительные достоинства и недостатки различных вариантов организации технологических процессов. Кроме того, углубляясь в сравнительные оценки, необходимо говорить и об эффективности использования тех или иных готовых программных продуктов однотипных или близких по своим функциональным возможностям, будь то табличные процессоры, текстовые редакторы, базы данных. Чем может быть обоснован выбор того или иного программного продукта при решении конкретных экономических задач?

Анализируя сложность системы (например, промышленное предприятие) в качестве критерия часто используется отношение затрат и выпуска. Этот критерий целесообразно применять и при анализе технологии обработки данных. Выпуском при этом можно было бы считать удовлетворение информационных потребностей пользователей. При этом затраты и выпуск должны быть выражены в одних и тех же единицах.

Помимо глобального критерия, рассмотренного ранее (эффективность), используются и локальные критерии, одним из которых является время решения задачи на ЭВМ. В настоящее время поставлен и решен целый ряд задач по рациональной и оптимальной технологии обработки данных. Эти задачи связаны с выбором организации информационных массивов, выбором способов обработки данных, в частности выбором методов сортировки, способов разделения задач на модули, поиска информации.

В основе качественной оценки информационной технологии лежит многообразие методов и способов их конструирования. Важнейшим показателем является степень соответствия информационной технологии научно-техническому уровню ее развития.

Другим важнейшим показателем качества информационных технологий является функциональная полнота - отношение областей автоматизированной обработки информации к области обработки информации для функционирования всей системы управления.

Показатель своевременности переработки информации определяется числом значений показателей, разработанных в рамках информационной технологии в течение определенного времени, и значений показателей, полученных за пределами планового срока их представления.

Качественной характеристикой информационных технологий являются показатели их надежности. Различают функциональную и адаптивную надежности.

Функциональная - свойство информационных технологий с определенной надежностью реализовать функции информационного программно-технологического обеспечения, технического и эргономического обеспечения.

Адаптивная - свойство информационной технологии реализовывать свои функции при их изменении в пределах установленных при проектировании границ.

Критерии оптимизации информационных технологий.

Экономические задачи (плановые, учетные, управленческие и т.д.) нуждаются в информации о развитии и потребностях экономики, о состоянии объектов управления. Эта информация позволяет проанализировать деятельность объекта за прошедший период, сделать обобщающие выводы и дать прогноз будущей деятельности объекта управления.

Для экономических задач, реализуемых в диалоговом (интерактивном) режиме характерны следующие факторы:

1. Многовариантность решений (каждая задача имеет различные варианты, отличающиеся друг от друга экономическими показателями, расходуемыми ресурсами, достигаемым экономическим эффектом).

2. Наличие критерия оптимальности.

Многовариантность решений задачи диктуется существованием различных путей для достижения цели, поставленной в задаче. При этом немаловажную роль играет вмешательство человека в ход решения задачи.

Интерактивный режим решения задачи чаще всего применяется в оперативном управлении экономическим объектом. Данные здесь чаще подвержены изменениям, модернизации и требуются ответы в различных разрезах и на многочисленные вопросы. Экономическая задача, как правило, поликритериальна, поэтому для выбора критерия необходимо участие человека.

Многовариантность и многокритериальность экономических задач предполагает их реализацию как человеко-машинные процедуры.

Одним из параметров экономических задач, решаемых в интерактивном режиме, является сложность алгоритма (объем вычислений и сложность процедур обработки данных, требующих больших контрольных моментов в технологическом процессе автоматизированной обработки экономической информации).

Большое значение имеют также периодичность решения задачи и частота использования входных и результатных данных. Рост периодичности требует минимизации времени и эксплуатационных расходов на решение задачи, повышает степень оперативности результатов расчета и количества контрольных операций. Увеличение частоты использования показателей приводит к повышению требований к их достоверности и росту автономности внесения изменений в хранимые данные. Для организации процесса автоматизированного решения задач характерно широкое применение методов логико-синтаксического и арифметического контроля исходных, промежуточных и результатных данных.

Средства проектирования технологических процессов.

При проектировании технологии обработки данных в диалоговом режиме центральным моментом является организация диалога пользователя и ЭВМ, в ходе которого пользователь информируется о состоянии решения задачи и имеет возможность активно воздействовать на ход вычислительного процесса.

Существует несколько подходов к организации общения пользователя с базой данных. Наиболее распространенный - создание специального формализованного языка, что является недостатком, т.к. требуется специальная подготовка пользователя, изучение языка, частое обращение к инструкциям, которые периодически меняются с изменениями и совершенствованием системы. В связи с этим в настоящее время наибольшее распространение получили методы общения с БД, не требующие специальных знаний и навыков от пользователя. К ним относятся:

1. Диалог «да – нет» (не нашел широкого распространения из-за пассивной роли пользователя).

2. Программированный вопросник.

3. «Свободный диалог» (пользователь формирует запрос в произвольной форме на естественном языке). Система, оперирующая с базой данных, извлекает из этого запроса понятные ей элементы и строит на их основе новый запрос, который предъявляет пользователю. При утвердительном ответе со стороны пользователя, он получает требуемые данные. В противном случае система организует уточняющий диалог. Этот метод эффективен и позволяет снять психологический барьер.

Недостатки всех трех методов:

1.Неэффективное использование машинного времени и дорогостоящего канала связи (если он задействован), что снижает рентабельность всей управляющей системы.

2.Отсутствие гарантии быстрого ответа на вопрос, требующий принятия оперативного решения в критических ситуациях.

Технология внутримашинной обработки экономической информации задается последовательностью реализуемых процедур - схем взаимосвязи программных модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это - ввод, контроль, перезапись информации с одного носителя на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод на печать и т.п.). Все это требует уменьшения числа просмотров массивов и времени решения задачи, сокращения числа и объема трудоемких процедур, использования эффективных методов поиска информации.

При декомпозиции процесса решения задачи на ЭВМ на отдельные этапы необходимо так же учитывать наличие готовых программ для реализации соответствующего модуля и наличие готовых программных вопросников.

При проектировании оптимальной внутримашинной технологии обработки данных в интерактивном режиме необходимо установить критерии оптимизации и ограничения. Критерий оптимизации технологии обработки данных должен быть единственным, если мы хотим применить для решения этой задачи экономические методы. Важным условием является критерий, остальные (показатели, условия) выступают как ограничения.

Одним из критериев оптимизации технологии обработки экономической информации в интерактивном режиме является время реализации задачи на ЭВМ, зависящее от характера работы с массивами. Поэтому разработка оптимальной технологии обработки экономической информации на ЭВМ должна обеспечить выполнение следующих требований:

· сокращение числа массивов на носителе, что способствует уменьшению времени счета;

· увеличение количества параллельно обрабатываемых в одном модуле массивов;

· сортировки и эффективные методы поиска в оперативной памяти;

· сокращение времени ответа пользователя на запросы ЭВМ;

· сокращение времени ввода данных пользователем с клавиатуры.

При разработке оптимальной технологии обработки экономической информации важными критерием является время ожидания ответа пользователем или ЭВМ.

Другим критерием оптимизации технологии обработки данных является использование различных СУБД (тип и параметры СУБД влияют на эффективность эксплуатации системы). Следующим критерием является выбор необходимого и достаточного количества запросов для реализации задачи и получения необходимой информации.

Технология диалогового режима на практике способствует наилучшему сочетанию возможностей пользователя и ЭВМ в процессе решения экономических задач. Так, например, диалоговый режим общения с базой данных обеспечивает:

· возможность перебора различных комбинаций поисковых признаков в запросе;

· улучшение характеристик выходных данных за счет оперативной корректировки запроса с терминала;

· возможность расширения, сужения или изменения направления поиска сразу после получения результатов;

· многоплановость точек доступа;

· быстрый доступ к редко используемой информации;

· оперативный анализ выходной информации;

Для диалогового режима характерны три показателя:

1. «Дружественность» – простота освоения и ведения экранного диалога (режим подсказок, прощение ошибок в манипуляциях и т.д.).

2. «Гибкость» – показатель гибкости определяет диапазон различных процедур при работе пользователя с терминалом.

3. «Продуктивность» – данный показатель характеризует время от момента обращения пользователя до выдачи на экран необходимой информации.

В процессе диалога пользователь реализует следующие основные функции:

· функцию ввода (оперативность исправления текста, визуальный контроль);

· функцию просмотра (редактирование текста с включением, исключением, заменой, сдвигом, перестановкой, разъединением, слиянием данных);

· функцию обработки (смысловая обработки данных, новое размещение страниц, составление оглавления, организация ввода данных из других программ);

· функцию воспроизведения текста, которая управляет выводом текста и фиксирует параметры печати.

Говоря о диалоговом режиме, о взаимоотношении пользователя и ЭВМ необходимо затронуть вопрос о степени защищенности данных системы. Проблема защиты информации является одной из важнейших при проектировании оптимальной технологии ОИ. Эта проблема охватывает как физическую защиту данных и системных программ, так и защиту от несанкционированного доступа к данным.

Проблема обеспечения санкционированности использования данных охватывает вопросы защиты данных от нежелаемой их модификации или уничтожения, а также и от несанкционированного чтения.

Можно выделить три обобщенных механизма управления доступа к данным:

1. Идентификация пользователя (защита при помощи прогр. паролей). Пароль периодически меняется, чтобы предотвратить несанкционированное его использование. Этот метод является самым простым и дешевым, но не обеспечивает надежной защиты.

2. Метод автоматического обратного вызова. При этом отпадает необходимость в запоминании паролей. Пользователь сообщает ЭВМ свой идентификационный код, который сверяется с кодами, находящимися в памяти ЭВМ, и только затем получает доступ к информации. Недостаток: низкая скорость обмена.

3. Метод кодирования данных - наиболее эффективный метод защиты. Источник информации кодирует ее при помощи некоторого алгоритма и ключа кодирования. Получаемые закодированные выходные данные не доступны никому, кроме владельца ключа.

Графическое представление диалога.

Режим диалога задается в виде схемы и таблиц диалога. Схема диалога разрабатывается на весь комплекс решаемых задач, вводится в систему и предопределяется организация пользователя с ЭВМ.

Схема диалога представляет собой графическую интерпретацию конструкции диалога, задающей требуемую последовательность обменов данными между пользователем и системой. Основным графическим представлением схемы диа­лога является диаграмма состояний. Каждая вершина графа соответствует опре­деленному состоянию диалога, а дуга определяет изменение этого состояния. В каждом состоянии диалога система ожидает ввода сообщения от пользователя и в зависимости от введенной информации переходит в другое состояние. При выходе осуществляется соответствующая обработка данных из информационной базы и выдается определенная информация на экран или печать.

Различают линейные (при вводе и просмотре разнотипной информации), древовидные (при выборочной коррекции и управлению по меню) и сетевые (соответствуют директивному управлению и непосредственному редактированию данных) схемы диалога.

Одной из применяемых на практике графовых моделей диалоговой системы является дерево разговоров, где вершины представляют собой тексты на экране дисплея, а дуги - возможные пути перехода от одной вершины к другой. Работы, выполняемые ЭВМ, изображаются в форме ветвей дерева разговоров. В корне дерева располагается сообщение пользователя, инициирующее задачу, затем происходит разветвление различной степени в зависимости от числа вариантов ответа пользователя на запрос ЭВМ. Множество вершин графа определяет множество состояний, в которых может пребывать диалоговый процесс. Множество дуг графа соответствует возможным переходам из одного состояния в другое. Смена состояний осуществляется либо по программе, либо в соответствии с директивами пользователя.

При этом необходимо учитывать следующее:

· количество вершин в графе должно отражать все возможные ситуации, возникающие в процессе диалога (т.е. обеспечена функциональная полнота);

· переход из одного состояния в другое должен выполняться за короткие промежутки времени (доли секунд или несколько секунд).

Недостаток модели - слишком большое количество положений при описании сложного диалога.

6.2 Исследование и проектирование автоматизированных систем управления

Определение, классификация и функции АСУ. Виды обеспечения АСУ.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Автоматизированная система управления (АСУ) – это профессионально-ориентированная малая вычислительная системы, которые предназначена для обеспечения эффективного функционирования объекта управления путем автоматизированного выполнения заданных функций. Степень автоматизации функций управления определяется производственной необходимостью и возможностями формализации процесса управления.

Выделяют различные виды АСУ. Основными классификационными признаками, определяющими вид АСУ, являются:

· сфера функционирования объекта: промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.;

· вид управляемого процесса: технологический, организационный, экономический и другие;

· уровень в системе управления: государственный, отраслевой, промышленное, научное или торгово-производственное объединение, предприятие, производство, цех, участок, технологический агрегат или процесс.

Функции АСУ устанавливают в техническом задании на её создание на основе целей управления, заданных ресурсов для их достижения и ожидаемого эффекта от автоматизации. Функции АСУ, в общем случае, включают в себя следующие элементы:

· планирование и (или) прогнозирование;

· учет, контроль, анализ;

· координацию и (или) регулирование.

Необходимый набор элементов выбирают в зависимости от вида конкретной АСУ.

Структура АСУ характеризует внутреннее строение системы и описывает устойчивые связи между её элементами. При описании АСУ пользуются следующими элементами, отличающимися типами элементов и связями между ними:

· функциональные элементы – функции, задачи, операции, информационные связи;

· технические элементы – устройства ввода, хранения, обработки информации и другие; связи – линии связи между устройствами;

· организационные элементы – коллективы людей и отдельные исполнители; связи – информационные, соподчинения и взаимодействия;

· алгоритмические элементы;

· программные элементы – программные модули; информационные и управляющие связи;

· информационные элементы – формы существования и представления информации в системе (файлы, таблицы, массивы, базы данных и т.п.); связи – операции преобразования информации.

В состав АСУ входят следующие видыобеспечений:

· информационное: классификаторы технико-экономической информации, нормативно-справочная информация, форма представления и организация данных в системе, в том числе формы документов, массивов и логические интерфейсы (протоколы обмена данными);

· программное: программы, необходимые для реализации всех функций АСУ в объеме, предусмотренном техническим заданием;

· техническое: технические средства, необходимые для реализаций функций АСУ: средства получения, ввода, подготовки, обработки, хранения (накопления), регистрации, вывода, отображения, использования, передачи информации и средства реализации управляющих воздействий;

· организационное: документы, определяющие функции подразделений управления, действия и взаимодействие персонала АСУ;

· метрологическое: метрологические средства и инструкции по их применению;

· правовое: нормативные документы, определяющие правовой статус АСУ и персонала, правил функционирования АСУ и нормативы на автоматически формируемые документы, в том числе на машинных носителях информации;

· лингвистическое: тезаурусы и языки описания и манипулирования данными.

В процессе создания АСУ используют также математическое обеспечение, в состав которого входят методы решения задач управления, модели и алгоритмы. В функционирующей системе математическое обеспечение реализовано в составе программного обеспечения.

Предпроектное обследование и выбор способа приобретения АРМ и АСУ.

Внедрение новых информационных технологий всегда связано с затратами на ее закупку (либо разработку), установку и дальнейшее обслуживание. Поэтому проектирование внедрения новых информационных технологий для оргпроектантов превращается в разработку обычного инвестиционного проекта.

Затраты на внедрение новой технологии работ прогнозируются достаточно просто, а вот результаты спрогнозировать тяжелее. Поэтому помимо стандартных методов исследования трудовых процессов и уровня организации работ (документооборота, оргструктуры, уровня технической оснащенности) обязательно рассматривается сравнительная эффективность вариантов приобретения АРМ и АСУ для аппарата управления.

Принципиально можно выделить три варианта приобретения АСУ: покупка готовых АРМ и АСУ, разработка АРМ и АСУ, комплексная разработка АРМ и АСУ.

Вариант 1. Покупка готовых АРМ и АСУ. Недостатки варианта: сложность настройки на конкретное предприятие-покупателя; плохая стыковка различных АРМ в АСУ. Достоинства варианта: дешевизна; быстрое внедрение.

Вариант 2. Разработка АРМ и АСУ. Заключается договор, либо разработка ведется своими силами. Недостатки варианта: более дорогой вариант, по сравнению с первым; удлиняются сроки внедрения. Достоинства варианта: обеспечение продолжительной жизни АРМ; повышение качества обучения специалистов на предприятии для работы с АРМ и АСУ.

Вариант 3. Комплексная разработка АРМ и АСУ. Недостатки варианта: еще более дорогой вариант; удлиняются сроки внедрения. Достоинства варианта: наибольшая жизнеспособность.

Предпроектное обследование. Для того чтобы принять решение по указанным выше вариантам, оргпроектантам необходимо провести предпроектное обследование. Прежде всего оговаривается список подразделений предприятия, которые будут использоваться для внедрения АРМ и АСУ. В идеале хорошо бы обследовать все подразделения, но на практике это невыгодно.

Запишем информацию, которая должна быть получена: документооборот на каждом рабочем месте; частота оборота документов; примеры заполнения форм; методика принятия решений на рабочих местах специалистов.

Далее по полученной информации проводится анализ: анализ существующего документооборота (при этом дается количественная оценка объемам информации и труда); дается перечень рекомендуемых АРМов и АСУ; дается краткое описание отдельных АРМов (перечни основных баз данных, оценка объемов баз данных, перечень основных выходных документов, информационные связи между АРМами, предварительное описание работы пользователя с каждым АРМом).

Принципы формирования АСУ и АРМ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению.

Существуют следующие принципы создания АРМ: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

АРМ должен отвечать следующим требованиям:

· своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста.

· минимальное время ответа на запросы пользователя;

· адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

· простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;

· терпимость по отношению к пользователю;

· возможность быстрого обучения пользователя;

· возможность работы в составе вычислительной сети.

При разработке файлов программного обеспечения очень большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия «человек-машина». Пользователю интересно работать на ПЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. Вследствие этого необходимо больше внимания уделять интерфейсу.

4. Требования к этапам и содержанию процесса разработки АРМ. Техническое задание на разработку АРМ.

Техническое задание на разработку АРМ задает последовательность и содержание этапов разработки АРМ и АСУ. Рассмотрим содержание этапов разработки.

1. «Вве­де­ние» долж­но со­дер­жать:

· пол­ное на­име­но­ва­ние и ус­лов­ное обо­зна­че­ние АСУ;

· ос­но­ва­ние для соз­да­ния АСУ (пе­ре­чень до­ку­мен­тов);

· на­име­но­ва­ние и ус­лов­ное обо­зна­че­ние те­мы или раз­ра­бот­ки; сро­ки на­ча­ла и окон­ча­ния ра­бо­ты по соз­да­нию АСУ;

· на­име­но­ва­ние ор­га­ни­за­ций, уча­ст­вую­щих в соз­да­нии АСУ (ис­полнителей, со­ис­пол­ни­те­лей), и их ре­к­ви­зи­ты;

· све­де­ния об ис­точ­ни­ках и по­ряд­ке фи­нан­си­ро­ва­ния.

2. Раз­дел «Ха­рак­те­ри­сти­ка объ­ек­та управ­ле­ния» дол­жен со­дер­жать:

· опи­са­ние со­ста­ва объ­ек­та управ­ле­ния (про­из­вод­ст­вен­ную или иную струк­ту­ру) о за­ви­си­мо­сти от его ти­па;

· ха­рак­те­ри­сти­ки вход­ных и вы­ход­ных материальных по­то­ков;

· опи­са­ние осо­бен­но­стей объ­ек­та управ­ле­ния, оп­ре­де­ляю­щих ос­новные тре­бо­ва­ния к соз­да­вае­мой АСУ (рег­ла­мент, ре­жим рабо­ты и т. п.).

3. Раз­дел «На­зна­че­ние АСУ» дол­жен со­дер­жать:

· на­зна­че­ние АСУ, ос­нов­ные це­ли ее соз­да­ния, кри­те­рии эф­фек­тив­но­сти функционирования объ­ек­та в ус­ло­ви­ях ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­но­го управ­ле­ния;

· пе­ре­чень вы­пол­няе­мых функ­ций, не­об­хо­ди­мых для дос­ти­же­ния це­лей;

· опи­са­ние об­щей струк­ту­ры сис­те­мы управ­ле­ния объ­ек­том с ука­за­ни­ем мес­та АСУ в ней;

· взаи­мо­свя­зи соз­да­вае­мой АСУ с сис­те­ма­ми управ­ле­ния дру­гих уров­ней;

· пер­спек­ти­вы раз­ви­тия АСУ.

4. Раз­дел «Ос­нов­ные тре­бо­ва­ния к АСУ» дол­жен со­дер­жать сле­дую­щие под­раз­де­лы:

· тре­бо­ва­ния к сис­те­ме и ее час­тям;

· тре­бо­ва­ния к ка­че­ст­ву вы­пол­не­ния функ­ций АСУ;

· тре­бо­ва­ния к ви­дам обес­пе­че­ния АСУ.

4.1. Под­раз­дел «Тре­бо­ва­ния к сис­те­ме и ее час­тям» дол­жен со­дер­жать:

· ос­нов­ные по­ка­за­те­ли (па­ра­мет­ры), ко­то­рые долж­ны быть дос­тигнуты в ус­ло­ви­ях ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­но­го управ­ле­ния объ­ек­том; струк­ту­ру АСУ и вхо­дя­щих в нее час­тей; тре­бо­ва­ния к функ­цио­ни­ро­ва­нию АСУ или ссыл­ку на докумен­ты, рег­ла­мен­ти­рую­щие: ре­жим ра­бо­ты,

· спо­со­бы об­ме­на ин­фор­ма­ци­ей со смеж­ны­ми сис­те­ма­ми с ука­занием ре­жи­ма об­ме­на, объ­е­ма, со­дер­жа­ния, сис­те­мы кодирова­ния и, при не­об­хо­ди­мо­сти, фор­мы пред­став­ле­ния ин­фор­ма­ции;

· эр­го­но­ми­че­ские тре­бо­ва­ния в час­ти ра­цио­наль­ной ком­по­нов­ки тех­ни­че­ских средств, удобств об­слу­жи­ва­ния, ком­форт­но­сти пунк­тов управ­ле­ния и, при не­об­хо­ди­мо­сти, эс­те­ти­че­ско­го ре­ше­ния;

· тре­бо­ва­ния к со­хран­но­сти ин­фор­ма­ции при ава­ри­ях в сис­те­ме энер­го­снаб­же­ния.

4.2. Под­раз­дел «Тре­бо­ва­ния к ка­че­ст­ву вы­пол­не­ния функ­ций АСУ» дол­жен со­дер­жать:

· пе­ре­чень функ­ций управ­ле­ния и решае­мых за­дач или ком­плек­са за­дач с ука­за­ни­ем для ка­ж­дой за­да­чи ос­нов­ных вход­ных и вы­ход­ных по­ка­за­те­лей и по­тре­би­те­ля инфор­мации;

· по ка­ж­дой функ­ции управ­ле­ния ука­зы­ва­ют пе­рио­дич­ность и фор­мы пред­став­ле­ния ин­фор­ма­ции, ре­жи­мы вы­пол­не­ния и требо­вания к ре­зуль­та­там.

4.3. Под­раз­дел «Тре­бо­ва­ния к ви­дам обес­пе­че­ния АСУ» должен со­дер­жать тре­бо­ва­ния к про­грамм­но­му, ин­фор­ма­ци­он­но­му, ор­га­ни­за­ци­он­но­му, тех­ни­че­ско­му и дру­гим ви­дам обес­пе­че­ния в со­от­вет­ст­вии с тре­бо­ва­ния­ми, установленными стан­дар­та­ми на АСУ кон­крет­ных ви­дов.В под­раз­де­ле до­пус­ка­ет­ся при­во­дить тре­бо­ва­ния по применению типовых ­реше­ний, со­ста­ву и струк­ту­ре ис­поль­зуе­мых техничес­ких средств, вк­лю­чая спе­ци­аль­ные тех­ни­че­ские средства, разра­ба­ты­вае­мые для АСУ кон­крет­но­го ви­да.

4.4. Со­став тре­бо­ва­ний к час­тям сис­те­мы, раз­ра­ба­тываемым по от­дель­ным тех­ни­че­ским за­да­ни­ям, оп­ре­де­ля­ют в за­ви­си­мо­сти от вы­де­ляе­мой час­ти сис­те­мы: под­сис­те­мы АСУ, ИВЦ, бан­ка данных и т. п.

4.5. В раз­де­ле «Ос­нов­ные тре­бо­ва­ния к АСУ» до­пус­ка­ет­ся при­во­дить до­пол­ни­тель­ные тре­бо­ва­ния, не ука­зан­ные в пп. 3.4.1 - 3.4.4, а так­же ссыл­ки на нор­ма­тив­но-тех­ни­че­скую до­ку­мен­та­цию, ко­то­рой долж­на со­от­вет­ст­во­вать тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция на АСУ.

5. Раз­дел «Тех­ни­ко-эко­но­ми­че­ские по­ка­за­те­ли АСУ ­дол­жен со­дер­жать:

· тех­ни­ко-эко­но­ми­че­ские по­ка­за­те­ли, ко­то­рые долж­ны быть дос­тигнуты в ре­зуль­та­те соз­да­ния АСУ, с ука­за­ни­ем мак­си­маль­но до­пускаемой сум­мы еди­но­вре­мен­ных за­трат на ее соз­да­ние;

· го­до­вой, эко­но­ми­че­ский эф­фект и ис­точ­ни­ки его воз­ник­но­ве­ния (по­вы­ше­ние про­из­во­ди­тель­но­сти, улуч­ше­ние ка­че­ст­ва и т. п.);

· ко­эф­фи­ци­ент эко­но­ми­че­ской эф­фек­тив­но­сти за­трат;

· к тех­ни­че­ско­му за­да­нию сле­ду­ет при­ла­гать рас­чет эко­но­ми­че­ской эф­фек­тив­но­сти и, при не­об­хо­ди­мо­сти, рас­чет на­уч­но-тех­ни­че­ско­го уров­ня соз­да­вае­мой АСУ.

6. Раз­дел «Со­став, со­дер­жа­ние и ор­га­ни­за­ция ра­бот по соз­данию АСУ» дол­жен со­дер­жать:

· пе­ре­чень ста­дий и эта­пов вы­пол­не­ния ра­бот;

· пе­ре­чень ра­бот по ста­ди­ям и эта­пам, сро­ки их вы­пол­не­ния и ор­га­ни­за­ции-ис­пол­ни­те­ли ра­бот;

· фор­му за­вер­ше­ния ста­дий и эта­пов соз­да­ния АСУ.

Ста­дии, эта­пы и пе­ре­чень вы­пол­няе­мых ра­бот ука­зы­ва­ют в со­от­вет­ст­вии с нор­ма­тив­но-тех­ни­че­ской до­ку­мен­та­ци­ей на АСУ кон­крет­но­го ви­да. Кро­ме то­го, в раз­де­ле не­об­хо­ди­мо при­во­дить пе­ре­чень ме­ро­прия­тий по под­го­тов­ке объ­ек­та к вне­дре­нию АСУ с ука­за­ни­ем сро­ков вы­пол­не­ния ра­бот и ис­пол­ни­те­лей.

Све­де­ния, при­во­ди­мые в раз­де­ле, мо­гут быть пред­став­ле­ны в ви­де план-гра­фи­ков.

В раз­де­ле мо­жет быть ука­за­на по­сле­до­ва­тель­ность вне­дре­ния час­тей или за­дач АСУ.

7. Раз­дел «По­ря­док при­ем­ки АСУ» дол­жен со­дер­жать ука­зания о со­ста­ве в объеме прие­мо-сда­точ­ных ис­пы­та­ний, которые про­во­дят при вво­де сис­те­мы в экс­плуа­та­цию или предъ­яв­ле­нии сис­те­мы Го­су­дар­ст­вен­ной (меж­ве­дом­ст­вен­ной, внут­ри­ве­дом­ст­вен­ной) ко­мис­сии. Со­став и объ­ем ис­пы­та­ний оп­ре­де­ля­ют по нормативно-технической до­ку­мен­та­ции на АСУ кон­крет­но­го ви­да.

Раздел 7. Организационные проекты мероприятий по повышению эффективности деятельности организации

Проект мероприятия по повышению эффективности деятельности организации должен содержать 6 основных разделов.

Актуальность мероприятия.

Дается краткое описание результатов анализа, приведшего к выявлению проблемы, на решение которой должно быть направлено мероприятие. Указывается перечень возможных мероприятий, которые могли бы привести к решению выявленной проблемы, а также аргументы, определяющие рассматриваемое мероприятие как самое перспективное из перечня мероприятий для рассматриваемого предприятия.

Краткая характеристика мероприятия.

Дается краткое описание последовательности действий, являющихся предлагаемым мероприятием, выводы о том, каким образом предлагаемое мероприятие устраняет существующую проблему, определяется источник экономического эффекта.

Расчет затрат.

Затраты считаются по каждому этапу проводимого мероприятия.

Прогноз результатов.

В данном разделе необходимо доказать, что мероприятие выгодно всем заинтересованным сторонам: поставщикам, потребителям, государству, персоналу предприятия, партнерам (социально-экономические отношения с которыми изменится в случае реализации предлагаемого мероприятия). Необходимо сделать научно-обоснованный прогноз предполагаемых изменений, а значит обосновать целесообразность метода, применяемого для прогноза. При осуществлении прогноза результатов важно помнить, что мероприятие приносит сразу несколько результатов. Например, внедрение нового оборудования может снизить энергопотребление, повысить производительность труда, снизить затраты на ремонт оборудования, повысить качество выпускаемых изделий, обеспечить возможность выпуска новых видов продукции.

Организационный механизм осуществления мероприятия.

Организационный механизм осуществления мероприятия представляет собой подробное описание выполняемых действий с однозначным распределением ответственности, определением сроков выполнения, заполняемых документов, характеристикой механизма мониторинга и контроля выполнения мероприятия.

Расчет эффективности мероприятия.

Определяется экономическая, коммерческая и бюджетная эффективность мероприятия. Экономическая эффективность определяет степень достижения целей в сравнении с затраченными ресурсами. Механизм расчета экономической эффективности предполагает определение целей мероприятия, критериев их достижения, форм эффективности, показателей эффективности. Коммерческая эффективность отражает способность предприятия сохранять благоприятное финансовое состояние в процессе реализации мероприятия и после его реализации. Бюджетная эффективность отражает повышение налоговых выплат, создание дополнительных рабочих мест, рост экспорта или производство продукции, замещающей импорт и другие результаты, отражающие полезность мероприятия для государства.

Если для реализации мероприятия требуются инвестиции, то производится расчет срока окупаемости инвестиций с использованием динамических методов определения эффективности. Рассчитывается чистая дисконтированная стоимость (см. табл. 7.1) и динамический срок окупаемости инвестиций с использованием данных по строке 12 таблицы 7.1.

Таблица 7.1. – Расчет чистой дисконтированной стоимости по проекту

Показатель	0 год	1 год	2 год
1. Коэффициент дисконтирования		*	*
2. Прибыль от реализации	–	*	*
3. Амортизация	–	*	*
4. Чистый поток денежных средств (сумма строк [2] и [3])	–	*	*
5. Строка [4], дисконтированная	–	*	*
6. Строка [5], нарастающим итогом	–	*	*
7. Единовременные капитальные вложения	*	–	–
8. Выплата процентов по кредиту, взятому для реализации мероприятия	–	*	*
9. Сумма строк [7], [8]	–	*	*
10. Строка [9], дисконтированная	–	*	*
11. Строка [10], нарастающим итогом	–	*	*
12. ЧДС (разность строк [6] и [11])	–	*	*

Раздел 8. Организационный проект управленческой процедуры

8.1. Состав организационного проекта управленческой процедуры

Типовой организационный проект управленческой процедуры состоит из 10 основных разделов, приложений и листов регистрации изменений, ознакомления, согласования.

П.1 Назначение и область применения

П.2 НОРМАТИВНЫЕ СCЫЛКИ

П.3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

П.4 СОКРАЩЕНИЯ И СИМВОЛЫ

П.5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ

П.6 ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

П.6.1 Владелец процесса

П.6.2 Цель процесса

П.6.3 Входы процесса, требования к ним, поставщики

П.6.4 Выходы процесса, требования к ним, потребители

П.6.5 Ресурсы

П.6.6 Описание этапов и работ в рамках выделенного процесса

П.6.7 Матрица распределения полномочий и ответственности

П.6.8 Мониторинг в контрольных точках процесса

П.6.9 Анализ процесса и улучшение

П.7 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

П.8 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ

П.9 РАССЫЛКА

П.10 БИБЛИОГРАФИЯ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Рисунок 8.1 – Структура типового организационного проекта управленческой процедуры

8.2. Порядок и особенности разработки организационных проектов типовых управленческих процедур

Проектирование организационного проекта управленческой процедуры необходимо начинать с п.6.6 и осуществлять далее в определенном ниже порядке.

П.6.6. Описание этапов и работ в рамках выделенного процесса

Описание этапов и работ процесса необходимо начинать с составления блок-схемы (диаграммы) процесса, а затем приступать к его детальному текстовому описанию. Нумерация этапов работ в п.6.6 и блок-схеме процедуры должна совпадать. Таким образом, раздел 6.6 является развернутой характеристикой графического описания процесса (представленного, в свою очередь, в виде Приложения А).

Описание характеризует организационный механизм реализации процесса на рассматриваемом этапе, поэтому по каждому отдельному этапу процесса указывается:

· кто его выполняет (должность);

· в какие сроки выполняется этап;

· на основании каких документов или решений начинается выполнение этапа;

· какие документы, и в какой форме должны заполняться, обрабатываться, согласовываться в процессе выполнения этапа.

Пример:

6.6.1. Составление плана закупок.

Ежегодно, не позднее 1 октября руководители структурных подразделений представляют в ОМТС по форме приложения Б о планируемой потребности закупок оборудования, предметов длительного пользования и ТМЦ на очередной год. Начальник ОМТС на основании заявок формирует проект годового плана закупок (Приложение Г). Составленный проект годового плана закупок анализируется заместителями генерального директора по направлениям и начальником ПЭО. До 1 февраля согласованный годовой план закупок направляется генеральному директору на утверждение

6.6.2. Поиск и выбор поставщиков

В зависимости от ориентировочной стоимости закупки возможны следующие варианты ее осуществления:

· конкурса (открытого, закрытого, которые могут быть двухэтапными) – от 8000 БВ и более;

· процедуры запроса ценовых предложений – от 1000 до 8000 БВ;

· процедуры оформления конкурентного листа – от 50 до 1000 БВ;

· процедуры закупки из одного источника – от 50 БВ и более в случаях, определяемых [1].

Далее составляется матрица распределения полномочий и ответственности.

П.6.7. Матрица распределения полномочий и ответственности

Матрица распределения полномочий и ответственности содержит должностные лица и виды деятельности. Должностные лица должны соответствовать перечню, представленному в разделе 5. Виды деятельности должны точно соответствовать этапам процесса, описываемым в п.6.6 и в приложении А.

Таблица 8.1 - Матрица распределения полномочий и ответственности при управлении процессом

Должностное лицо Вид деятельности	Директор	Начальник ОМТС	Инженер
1. Составление плана закупок	Р	О, И	У
2. Поиск и выбор поставщиков	Р	О	И

Примечание: Р – руководитель процесса; О – ответственный за реализацию вида деятельности, И – исполнитель операции процесса; У – участник операции процесса.

П.5. Ответственность и полномочия.

Раздел «Ответственность и полномочия» заполняется только по тем видам работ, которые регламентируются. Если, например, регламентируется процедура закупок материальных ресурсов, то в данном разделе будет прописана ответственность только за те действия, которые выполняются в процессе подготовки и осуществления закупок материальных ресурсов. Раздел оформляется в виде таблицы.

Пример:

Таблица 8.2 – Распределение ответственности между должностными лицами за деятельность, осуществляемую при реализации этапов процесса

Лицо, ответственное за выполнение операций и работ	Несет ответственность за:
Директор	утверждение годового плана закупок; визирование заявок; заключение договора на закупку.
Начальник ОМТС	Составление годового плана закупок на текущий год; подбор поставщиков; подготовку договора на закупку; согласование оплаты закупок; составление отчета по закупкам.
Заведующий складом ОМТС	контроль качества поступающих на склад ТМЦ; размещение ТМЦ в складском помещении; сохранность ТМЦ.

П.6.2. Цель процесса

Цель процесса – идеальный результат процесса, формулирующийся как процесс постоянного совершенствования.

Идеальный результат может быть представлен, в том числе и относительными показателями эффективности, результативности.

В цель может быть заложено краткое описание сущности процесса, представленное:

· основными характеристиками, которые должны быть достигнуты (соотношение определенных параметров);

· совокупностью выполняемых функций.

Цели должны быть измеримыми, соответствующими видам деятельности и процессам системы менеджмента качества, кроме того, согласуемыми с политикой организации в области качества и требованиями стандартов СТБ ИСО 9001.

Примеры целей:

1. Своевременное обеспечение предприятия необходимым оборудованием, материалами и изделиями, соответствующими установленным требованиям.

2. Обеспечение предприятия высококвалифицированным персоналом требуемой компетенции в необходимом количестве в требуемый срок

П.6.8. Мониторинг в контрольных точках процесса

Мониторинг – это механизм сбора, обработки, и представления в необходимой форме информации, по которой производится контроль качества регламентируемого процесса.

Мониторинг проводится по основным этапам процесса. Основная цель мониторинга – периодический сбор информации, состояние которой в каждой точке мониторинга позволит понять текущее состояние процесса. Как правило, мониторинг проводится не реже 1 раз в квартал, для того, чтобы успеть внести коррективы в регламентируемый процесс и в конце года достичь его целей.

Мониторингу подлежат значения показателей, состав которых определяется на основании целей процесса и факторов, определяющих успешность ее достижения.

В разделе «Мониторинг» прописываются:

· показатели, по которым собирается информация, даются формулы их расчета;

· должностные лица, ответственные за предоставление необходимой информации и расчет показателей;

· сроки предоставления информации для расчета показателей, ее состав, форма представления информации;

· требования к механизму передачи информации и результатов мониторинга (под роспись, в соответствии с издаваемым приказом и т.п.).

Пример:

Мониторинг процесса управления закупками включает мониторинг входов и выходов процесса, мониторинг ресурсов и мониторинг в контрольных точках. Мониторинг наличия входов данного процесса и их соответствия требованиям, указанным в п. 6.3 настоящего стандарта, проводит начальник ОМТС с периодичностью 1 раз в год. Мониторинг в контрольных точках процесса проводится в соответствии с приведенной ниже таблицей.

Таблица 8.3 – Таблица для мониторинга в контрольных точках процесса

Объект Мониторинга	Наименование показателя	Единицы измерения	Кто измеряет	Периодичность измерения	Способ контроля или измерения	Форма регистрации результатов
Планирование процесса закупок	Наличие плана закупок	Есть / нет	Начальник ОМТС	1 раз в год до 1 февраля	Проверка наличия плана в ОМТС	Актуализированный план закупок

Оценку полноты и своевременности предоставления ресурсов проводят ответственные за обеспечение ресурсами в соответствии с п. 6.5 настоящего стандарта 2 раза в год.

Мониторинг выходов процесса на их соответствия требованиям п. 6.4 настоящего стандарта проводит начальник ОМТС с периодичностью 2 раза в год.

Результаты мониторинга входов, выходов и ресурсов процесса представляются ответственными за проведение мониторинга владельцу процесса. Полученные результаты владелец обобщает и включает в отчет о результативности процесса в соответствии с СТП-01-2010.

П.6.9. Анализ процесса и

Дата добавления: 2014-01-15