Виды документов, оформляемых в агентствах в соответствии с этапами взаимодействия рекламодателя и рекламного агентства. Требования к оформлению документов

Организация документооборота

Лекция № 6

1) Превентивное решение возможных финансовых проблем.

2) Необходимость отслеживания и знания нововведений в налоговой и законодательной сферах.

3) Увеличение степени порядка, контроля, учета материальных, трудовых и финансовых ресурсов требует знания организации документооборота.

1. На этапе сбора и накопления информации рекламодателя с рекламным агентством (РА), а рекламное агентство (РА) о рекламодателе, СМИ и т. д. Важную роль играют презентационные пакеты документов.

Состав презентационной папки:

– лицензии, сертификаты, дипломы

– проспекты, буклеты

– прайс-листы (очень важная составляющая).

Виды прайс-листов по Гольману.

I вид: выписка из прайс-листа.	II вид: по направлениям.	III вид: представительский прайс-лист.
– Формат А4 двухсторонний, одна краска. Состоит из основных наиболее часто заказываемых изделий с указанием цены. – Рекламная продукция, требующая сложного расчета без указания цены. Максимально простой почта, выставки, ярмарки. Максимально доступным.	– Формат А4 одно или двух сторонний, одни краски. – Информация о продукции определенного направления(например: прайс-лист наружной рекламы). – Максимально подробные описания. – Распространяется по просьбе заказчика.	– Книга формат А5 с красочной обложкой. – «Представительская продукция». Желательно учитывать российскую ментальность, показать, что большую часть продукции рекламное агентство делает своими руками. – Максимально подробные описания. – Распространяется по просьбе заказчика.

2. Контракт или договор – документ, определяющий права и обязанности сторон в процессе разработки, создания и распространения рекламы. Чем более он конкретен, тем меньше риск возможных конфликтов.

Договор имеет порядковый номер, который фигурирует в банковских документах и переписках.

– Предмет договора – перечень услуг, включая перечень всех этапов работ.

– Перечень предметов рекламы и их характеристика.

– Срок договора.

– Сумма договора.

– Условия платежа.

– Порядок и сроки предоставления исходных данных.

– Порядок и сроки предоставления отчетов о рекламных мероприятиях.

– Условия ответственности сторон за нарушение сроков выполнения условий договора.

– Форс мажор.

– Прочие условия, которые рекламодатель и рекламист считают нужным предусмотреть.

– Почтовые и банковские реквизиты.

– Специальный пункт об изменении или расторжении договора.

Формализация необычайно важна (оплата брака, качество доработки).

Упрощенная форма договорных отношений (традиционные работы – СЧЕТ).

3. Оплата работ.

– Наличный расчет (приходный кассовый ордер)

– Безналичный расчет (платежное поручение)

4. Следующий документ – БРИФ, в котором формулируются цели описывается техническое задание. (Пожелания клиента и его надежды на результат)

1 вид – креатив БРИФ творческий

2 вид медиа – БРИФ

– Данные о заказчике и его продукции – Анализ рынка, целевого сегмента. – Отношение к продукту – Разработка уникального рекламного предложения. Обоснование. – Пожелания заказчика относительно медиа каналов.

– Данные о продукте, частота потребления лояльность к брэнду. – Информация о рынке, емкость, динамичность маркетинговой цели. – Стратегические цели брэнда. – Информация о конкурентах. – Каналы дистрибуции. – Цели рекламной компании. – Бюджет – Целевой рынок: демографические и психологические направления. –Информация о брэнде. – Сезонность. – Отбор медиа-каналов. – Характеристика рекламных материалов. – Промоушн, спонсорство.

На основе медиа – БРИФа составляется БЛАНК-ЗАКАЗ на медиа планирование, который так же, как и договор, подписывается заказчиком.

БЛАНК ЗАКАЗ:

– Сведения о заказчике. (Виза директора)

– Сведения о тираже.

– Сроки исполнения.

– Даты основных этапов производственного цикла.

– Вид изделия.

– Вид печати.

– Материал, цвет.

– Сведения об оригинал-макете.

– Формат издания.

– Масштаб при выводе.

На основе бланка заказа проводится медиа – обсчет, в котором рассчитывается бюджет рекламной компании, составляется график размещения рекламной продукции в СМИ, календарный план проведения рекламной компании.

Документы визируются заказчиком.

После этого этапа вся ответственность лежит на заказчике, то есть на основе БРИФов составляются медиа план, оригинал - макеты, эскизы, тексты.

Следующий важный документ на этапе проектирования и производства – бланк сопровождения заказа, составляемый рекламным агентством.

5. Завершение работ сопровождается актом сдачи приемки выполненных работ, подписанный обеими сторонами.

В случае аргументированного несогласия заказчика по факту выполненных работ составляется ведомость с перечислением необходимых доработок и сроком их исполнения.

После завершения работ документы хранятся у рекламодателя и у рекламного агента в течение одного года после выхода последней рекламной продукции. (Статья 21.3 ФЗ «О рекламе»)

Перечень документов (Архив):

– Договор или счет.

– Бланки – заказы на производство и размещение рекламы.

– БРИФы

– Сценарии, рекламные тексты, макеты с подписями клиентов.

– Графики размещения рекламных материалов.

– Календарный график рекламной компании.

– Утвержденный бюджет.

– Эфирная справка.

– Акт сдачи приема выполненных работ.

– Доверенность на право получения продукции и накладная.

– Платежное поручение, которым заказчик оплатил работу по безналичному расчету, либо приходный кассовый ордер, если работы оплачены наличными денежными средствами в кассу.

Дата добавления: 2014-01-15