Требования к оформлению реквизитов документа

Виды документов и их классификация

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.

7 Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 г. (закрепляет систему хранения документов в делопроизводстве и архиве).

8 Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих ( используется для разработки должностных инструкций.

Документы различаются

1 По содержанию:

- Организационные документы (устав, договор, положение, инструкция, штатное расписание);

- Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, решения)

- Справочно-информационные (акт, протокол, письмо, докладная записка, справка)

2 По способу фиксации информации:

- Письменные (созданы рукописным или машинописным способом);

- Графические (чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы);

- фото - кинодокументы (фотографии, съемка – используется в специальном делопроизводстве); Позволяют запечатлеть явления или объекты, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

3 По форме:

- Индивидуальные - личное заявление (создается один раз);

- Трафаретные;

- Типовые.

Трафарет – заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками для заполнения информацией, которая меняется в зависимости от ситуации.

Типовой документ – документ, определяющий порядок работы предприятия (устав) или отдельных его сторон (типовой договор) и являющийся образцом для составления одноименных документов на предприятии.

Есть еще такое понятие как черновой документ.

Черновой документ – рукописный или машинописный документ с редакционными правками.

4 По виду оформления:

- подлинники;

Подлинник документа – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр, составленный в первый раз.

- копии;

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа или часть информации. Копия имеет юридическую силу только в том случае, если она заверена.

Разновидности копии:

Факсимильная копия – второй и последующие экземпляры документа (устаревшее название отпуск).

Выписка – подписанная и заверенная копия части документа.

Дубликат – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника (чаще всего выдается в связи с утратой документа).

5 По месту составления:

- внутренние;

- внешние.

6 По степени сложности:

- Простые – содержащие один вопрос;

- Сложные – несколько вопросов;

7 По срокам исполнения:

- срочные;

- несрочные.

8 По происхождению:

- служебные;

- официально-личные.

Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать.

Дата добавления: 2014-01-15