Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками по указанию руководителя, при возникновении нештатных ситуаций (нарушения трудовой и производственной дисциплины). Такая записка пишется от руки, адресуется руководителю, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-либо факты.

 

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.

1. Реквизиты служебной записки:

 

– наименование вида документа;

– дата документа;

– адресат;

– текст;

– подпись

 

2. Служебная записка оформляется на листе бумаги формата А4. Текст состоит из двух частей. В первой части излагают факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

3. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

 

Деловое письмо – документ, служащий средством общения между учреждениями и частными лицами.

По тематическому признаку вся корреспонденция делится на деловую и коммерческую:

А) Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц. Содержат вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Это письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и письма-ответы на них.

Б) Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов.

Виды деловых писем:

1. По функциональному признаку:

А) Инициативные письма – требующие ответа

- Письмо – запрос

Направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Состоит из двух частей: 1-ая часть – введение в котором излагается существо вопроса; 2-ая часть - заключение в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ.

Такие письмаиспользуются для подготовки и заключения сделок. Покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

«Согласно нашей договоренности просим выслать нам …»

- Письмо-предложение (Оферта)

Это письменное предложение одного лица (Оферента) другому лицу (акцептанту) с целью заключения сделки или договора с указанием конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара (услуги), количество, качество, цена, сроки поставки, условия оплаты и т.д.



« В ответ на Ваш запрос от … мы предлагаем Вам …»

- Письмо-рекламация

Содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

«Мы настаиваем на возмещении расходов ….»

- Письмо-просьба

В тексте излагают просьбу, подчеркивая заинтересованность в ее исполнении, и заранее выражают благодарность за усилия по ее исполнению.

«Просим Вас принять наше приглашение …..»

Б) Письма не требующие ответа.

- Письмо-подтверждение

Высылается для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое содержание документов и перечень материальных ценностей. Это письмо может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

«Благодарим за каталог, который мы получили …»

- Письмо-напоминание

Направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В них содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

«Напоминаем о сроках ….»

- Письмо-извещение

В нем что-либо сообщается или утверждается. Эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас»

- Гарантийное письмо

Направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантируется обычно качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

«Фирма «Эскон» гарантирует …»

- Сопроводительное письмо

Составляется при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

«На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы товаров».

- Информационное письмо

Это разновидность письма-извещения. Своевременно информирует должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

- Письмо-приглашение

Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом

«Просим принять участие …»

Рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров или услуг, В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указаны адрес организации и телефон для справок.

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
| ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Дата добавления: 2014-01-15; Просмотров: 2528; Нарушение авторских прав?;


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:


Читайте также:



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2017) год. Не является автором материалов, а предоставляет студентам возможность бесплатного обучения и использования! Последнее добавление ‚аш ip: 54.80.230.32
Генерация страницы за: 0.087 сек.