Планирование

Организационные и психологические факторы управления организацией

Эта функция управления включает выбор целей организации, а также определение политики, программ, действий и методов их достижения. По существу планирование обеспечивает основу принятия интегрированных решений. Р Джонсон, Ф. Каст и Д. Розенцвейг считают, что планирование в предпринимательстве — это интегрирующая деятельность, направленная на достижение максимальной эффективности организации как системы в соответствии с ее целями.

В понятие плана, как определенного заранее направления действий входят три основных момента

1. Ориентация на будущее.

2. Необходимое действие

3. Элемент, указывающий на определенное лицо или организа-• цию, имеющие отношение к планированию и выполнению

плана.

ПРОЦЕССЫ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ НЕ ОТДЕЛИМЫ ДРУГ ОТ ДРУГА

Важным является то, что планирование — это основное средство, с помощью которого предприятие, как подсистема, может приспосабливаться к изменяющейся обстановке во внешней экономической среде.

Именно планирование отличает социальную организацию от прочих открытых систем.

СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД к планированию требует от руководства признания, что способность к творческой деятельности не является чертой отдельной личности, ее можно приобрести, поскольку она во многом зависит от условий, существующих внутри самой организации

Значение четкого определения целей для последующего планирования состоит с том, что эти цели обеспечивают:

1) основу для единообразного и интегрированного планирования на всех уровнях организации;

2) предпосылки для последующего, более детального планирования,

3) основу для выполнения других функций управления;

4) основу для мотивации поведения людей, понимания ими значения выполняемой работы для достижения поставленных целей,

5) основу для четкого распределения ответственности и для децентрализации детального планирования по нижестоящим подразделениям;

6) основу для координации различной, часто взаимопротиворечивой деятельности функциональных подразделений

Функция планирования состоит в том, чтобы обеспечить ясность ожиданий от конкретных людей и, тем самым, создать предпосылки для успешности совместных усилий людей и облегчить достижение целей и задач предприятия.

Любой руководитель ограничен в составлении иреализации планов всевозможными нормативно закрепленными правилами, процедурами, режимами, графиками, стратегиями, принятыми курсами действий и т.д. Рассмотрим поподробнее, что это такое и почему они должны учитываться в конкретной деятельности руководителя.

Начнем с того, что обозначается термином «правила». Правила устанавливаются для обеспечения целенаправленности в работе, они закрепляют определенный тип поведения, отвечающий интересам дела (правила производства работ, правила техники безопасности). Аналогичную роль иг­рает «регламент».

Такую же функцию выполняют процедуры и режим. «Процедура» ­это последовательность правил, это ориентиры для действий, которые­ указывают как надо выполнять определенную деятельность (процедура аттестации, процедура начисления КТУ. «Режим» - правила выполнения чего-либо в определенных условиях, последовательность действий, определяющих стабильность и эффективность протекания каких- либо процессов, способ реализации некоторой установки (например, режим­ экономии), а также порядок использования календарного времени.­

Естественно, что планируя деятельность подразделения и даже собственную деятельность, руководитель не может игнорировать существующие правила, процедуры и режимы. В том случае, когда они нарушаются, действия руководителя могут быть опротестованы (нарушение процедуры увольнения работника).

Планирование также должно осуществляться с учетом решений вышестоящего уровня управления. Эти решения могут различаться по степени жесткости предписаний в отношении деятельности лиц, на которых решение ориентировано. По этому признаку выделяют три категории решений: контурные, обозначающие лишь общие контуры предстоящих действий, структурирующие, определяющие относительно строгие рамки деятельности исполнителей и решения – алгоритмы.

Совокупность решений образует программы. «Программа» - намеченный к планомерному осуществлению, направленный на достижение единой цели и приуроченный к определенным срокам комплекс ме­роприятий, обеспеченный необходимыми pecypcaми. Это совокупность правил, процедур, целей, установок. Программы могут быть различными по масштабам. Наиболее широкой в этом смысле является генеральная программа действий, которая представляет собой распределение приоритетов и ресурсов для достижения целей. Такая генеральная программа называется стратегией.

Еще два фактора, которые необходимо учитывать при составлении планов – цели и задачи. «Цель» - это предвосхищение результата управленческой деятельности, конечный этап многочисленных управленческих операций. В производственных организациях проявляются три основные типа целей:

цели-задания, исходящие от вышестоящих органов и отражающие внешнюю функцию предприятия (производственная программа, поручения); цели-­системы, отражающие объективную необходимость поддержания целостности организации, цели-ориентации выражающие потребности членов организации. Эти системы целей не иерархичны, они могут образовывать противоречивые сочетания, особенно в условиях нововведении.

Сформулированные цели и задачи, провозглашенный курс действий и реализующие его стратегии, разработанные на этой основе программы деятельности, которые опираются на стандартизованные процедуры и правила с одной стороны, в принципе ограничивают свободу руководителя в реализации функции планирования, с другой стороны, они выступают основой для организации деятельности подразделения или службы. Кроме того, как правило, все подразделения организации связаны единым графиком производства, представляющим собой комплексный оперативный производственный план, охватывающий все этапы осуществления деятельности, начиная от подготовительных операций (технической подготовки) и кончая реализацией продукции и услуг.

Руководитель, вступая субъектом планирования как в отношении собственной деятельности, так и в отношении деятельности вверенных ему исполнителей, не может игнорировать эти организационные факторы.

2. Причины снижения эффективности планирования.

Характеризуя, связанные с реализацией этой функции, психологические проблемы, в первую очередь обусловлены спецификой условий, в которых и по отношению к которым эта функция осуществляется. Степень их проявления будет зависеть от индивидуальных особенностей разрешения противоречий между потребностью реализовать установку на планирование и установками, актуализируемыми на фоне высокой неопределенности или блокады деятельности за счет ограничений сверху.

Психологические проблемы реализации функции планирования сводятся к проблемам мотивации и волевой регуляции деятельности.

Установка на жесткие планы, чаще всего выявляемая у руководителей, приходит в противоречие с действительностью, становится основой переживаний, на фоне которых теряется личностный смысл планирования. Устоявшийся стереотип поведения состоит в том, что если нечто выступает в роли плана, то любое отступление переживается и оценивается в отрицательном свете.

Особо встает вопрос о психологических механизмах снижения мотивации планирования. Невозможность полноценно реализовать намерения в сфере претворения в жизнь собственных планов приводит к фрустрации. Руководитель не ощущает себя полноправным хозяином собственных намерений, что отражается на смыслообразовании в отношении реализации данной функции. Выходом из этого положения является формирование установки на гибкое планирование.

На реализацию функции планирования также влияет и ущербность самих планов. Планы должны быть целеустремленными, экономичными, а также ясными, что обеспечить легкость его выполнения.

Дата добавления: 2014-01-15