Порядок представлений и знакомств

Если человек по служебным или личным делам посещает учреждение или должностное лицо, он, прежде чем начать деловой разговор, обязан представиться. Этот момент очень важен для дальнейших отношений. Допущенные при этом неловкости или ошибки могут осложнить дальнейшее общение. От того, как будет представлен человек, зависит, сможет ли он стать «своим» в определенном кругу людей.

По правилам хорошего тона незнакомые люди должны быть представлены друг другу кем-то третьим. При всей кажущейся простоте правил взаимных представлений они требуют определенных знаний и достаточного внимания. В современном деловом этикете выработаны некоторые правила знакомства в зависимости от пола, возраста и должности контактирующих людей, а также от того, находятся ли они в группе или в одиночку.

Так, мужчина, независимо от возраста и положения, всегда представляется женщине первым (в общественном этикете это правило остается в силе до сих пор, но в бизнесе его соблюдать необязательно). Исключение составляют случаи, когда мужчина намного старше женщины. Младших по возрасту или служебному положению мужчин и женщин следует представлять более старшим, а не наоборот. При равном положении (ранге) более молодой представляется более пожилому, подчиненный — начальнику, один человек представляется паре, группе, обществу, даже женщина представляется супружеской паре первой.

Никогда не представляют женщину мужчине первой, если он не является главой церкви, президентом, губернатором, мэром (на официальных мероприятиях) или главой иностранного государства. Даже послы иностранных государств представляются женщинам.

Представление лучше всего предварить фразами: «Позвольте представить вам...» или менее официально: «Разрешите познакомить вас...». Далее внятно и отчетливо, стараясь не перепутать звучание и ударение, называют имя, отчество и фамилию. Иногда, если требуется, кратко характеризуют общественное положение представляемого. При деловом общении это просто необходимо. Например: «Разрешите представить вам Иванова Петра Петровича, главного специалиста департамента...». При знакомстве с очень известными людьми — депутатами, послами и т. п. — это добавление опускают: подразумевается, что вы представляете знаменитость вполне осведомленному человеку. На официальных приемах, поскольку имена общественных и политических деятелей общеизвестны, называют имена только тех, кого им представляют.

Во время официального приема называют сначала имя входящего, затем — имена присутствующих. Если обстоятельства требуют поступить иначе или в том случае, когда пришедший заслуживает особого почтения, представление происходит в обратном порядке.

Если кто-то знакомит двух людей, он должен сам назвать представляемых. Нельзя подвести их друг к другу и сказать: «Познакомьтесь», обязывая их самим назвать себя. Это невежливо. Если надо познакомить женщину с мужчиной. следует сказать, обращаясь к женщине, например: «Нина Ивановна, разрешите представить Вам Филиппа Константиновича» или «Разрешите Вас познакомить: это Филипп Константинович».

При представлении военнослужащих указывается их воинское звание, например: «Товарищ генерал, разрешите представить Вам полковника Кузнецова». При этом полный чин (генерал-майор, генерал-лейтенант и т. д.) не называется. Этикет предусматривает и такую примечательную деталь: обращаясь к официальному лицу, обычно его немного повышают в должности. Так, подполковника именуют «товарищ полковник», посланника — «господин посол», заместителя министра — «господин министр».

В том случае, когда представляющий знакомит людей одного воз­раста и пола, он должен представить менее знакомого человека более знакомому. Если нужно представить друг другу людей, равных по положению, лучше представить первым более близкого вам человека. Например, своего друга — партнеру по работе. Знакомство с матерью и отцом — исключение из правил: всех знакомых необходимо представлять родителям, а не наоборот.

Членов своей семьи представляют, как правило, не называя их фамилий, например: «Федор Михайлович, позвольте представить Вам моего сына Олега». Представляя других родственников, надо сказать: «Мой брат Сергей» или «Моя сестра Людмила». Если вышеупомянутая Людмила замужем, следует сказать: «Моя сестра Людмила Матвеева». Если вам нужно представить своего зятя или невестку, то придется сказать: «Мой зять, Александр Лазарев» или «Моя невестка Елена Новикова».

Но вот чего ни в коем случае нельзя делать, так это представлять гостя, характеризуя положение его родственников: «Это Наталья Ивановна, жена нашего директора», или: «Знакомьтесь, Анатолий Калягин, сын небезызвестного вам человека», давая понять, что ваш интерес к этому человеку небескорыстен и сводится исключительно к его выгодным связям.

Правила представления основываются на общепринятом этикете и здравом смысле.

§ Когда вас представляют, смотрите человеку в глаза. Улыбайтесь, ведь доброжелательная улыбка наверняка расположит к вам другого человека. Скажите: «Здравствуйте» или «Приятно познакомиться».

§ Представляя людей, называйте их имена и фамилии. Употребляйте слова господин, госпожа и т.д. в официальных ситуациях или при разнице в возрасте или положении. Скажите несколько слов о каждом из людей, которых вы знакомите, чтобы вызвать у них интерес друг к другу.

§ Никогда не спрашивайте: «Вы меня помните?» - лучше представиться повторно. При плохой памяти на лица иногда случается знакомиться вторично. В такой ситуации лучше совсем не называть свою фамилию, даже если потом окажется, что вы не были с этим человеком знакомы.

В церемонии представления существуют некоторые непростые ситуации:

— когда вас представляют, всегда снимайте перчатки, за исключением тех случаев, когда они являются атрибутом официальной одежды или когда на улице очень холодно;

— если ваши руки заняты папками или свертками, не пытайтесь ими жонглировать, чтобы высвободить руку. Вместо этого просто кивните в ответ;

— если кто-то, представляя вас, забыл ваше имя, быстро подскажите, чтобы замять неловкость;

— если вы идете в группе и встречаете своего знакомого, не обязательно знакомить с ним остальных. Можно, извинившись, на несколько секунд отойти в сторону и поговорить со знакомым;

— если вы, представляя кого-то, забыли его или ее имя, скажите что-нибудь шутливое типа: «Компьютерная поломка, простите, пожалуйста». Если человек не догадывается подсказать свое имя, спросите об этом;

— если вас уже знакомили, но человек не узнает вас, представьтесь ему еще раз. Не делайте из этого проблему.

Представление бывает двусторонним и односторонним. Последнее происходит чаще всего тогда, когда собравшиеся на заседание, совещание, на какое-то торжество, брифинг, встречу представляют организаторов этих встреч или тех участников, которые незнакомы всем или части собравшихся.

Представляя гостя на собрании:

— заранее соберите данные о человеке, которого вы должны представить. Узнайте, как бы ему хотелось быть представленным;

— в своем представлении вы должны назвать имя оратора, основание для его выступления и тему;

— говорите кратко. Процесс преставления должен занимать считанные секунды;

— говорите увлеченно. Заинтересуйте аудиторию, чтобы всем захотелось послушать выступающего, но не произносите такие фразы, как «вы узнаете нечто интересное», «вас очень увлечет», или призывы типа: «Слушайте внимательно», «Будьте внимательны»;

— не читайте свое представление монотонным голосом. Пользуйтесь тезисами выступления и поддерживайте визуальный контакт с аудиторией.

При большой разнице в служебном положении представление проходит так: представляющий говорит: «Господин директор, позвольте Вам представить нашего нового молодого сотрудника в отделе марке­тинга — Сергея Кузнецова».

Представляющий, знакомя лиц одного пола, близких по возрасту и служебному положению, может воспользоваться формулировкой: «Познакомьтесь, пожалуйста, уважаемые коллеги» — и назвать имена и фамилии представляемых, не акцентируя внимания на том, кто кому представлен.

Если первое лицо (руководитель учреждения, ведущий собрание или совещание) хочет представить вновь прибывшего сотрудника, он должен это сделать следующим образом: идет навстречу вновь прибывшему, они обмениваются рукопожатием: «Позвольте вам предста­вить — господин Сергеев». Новоприбывший и присутствующие пожимают друг другу руки, и при этом присутствующие по очереди называют свои фамилии. Вновь прибывший этого не делает, так как его уже представил руководитель учреждения. Имени и фамилии следует произносить четко и ясно, чтобы не было необходимости переспрашивать.

Во время представления нужно показать своим поведением, что все ваше внимание полностью сосредоточено на человеке, которого с вами знакомят. Следует сказать: «Здравствуйте» с добавлением имени нового знакомого — это традиционный и вполне корректный ответ. Не расслышав имени, не стесняйтесь переспросить.

После представления новые знакомые обмениваются приветствия­ми и в большинстве случаев рукопожатиями⁵. Представляемый никогда не протягивает руку первым, он должен подождать, когда ему подаст руку тот, с кем его знакомят.

Если лицо, знакомящее вас, уже произнесло вашу фамилию, по­вторять ее, подавая руку, не следует.

Если женщина или старший по положению, возрасту не предлагает руки, следует слегка поклониться. Протягивать вместо руки несколько пальцев или кончики пальцев нетактично.

Любое представление сопровождается легким поклоном. Следует избегать глубоких поклонов, резких движений и щелканья каблуками. В современном обществе устарели и такие женские поклоны, как книксен, реверанс.

Когда в обществе представляют одного человека сразу нескольким, обычно отчетливо и с улыбкой называют его фамилию, имя. Представляемый делает легкий поклон всему обществу. Кланяться каждому отдельно не принято. Присутствующие, подавая ему руку, сами называют свою фамилию.

Если мужчину представляют женщине, то он не протягивает руку, пока она не сделает это первой, так как будет вполне достаточно, если она только кивнет головой в знак знакомства. Но, конечно, женщина должна сделать ответное движение при протянутой руке; кстати, в Европе мужчина, как правило, является инициатором рукопожатия. В США гораздо чаще здороваются за руку мужчины, чем женщи­ны и женщина с мужчиной. Однако хозяйка здоровается и прощает­ся за руку со всеми гостями, и все гости должны постараться найти хозяйку и хозяина, чтобы поздороваться и попрощаться за руку.

На сугубо официальных встречах после представления человек, которому представляют нового знакомого, называет свою фамилию и добавляет: «Очень приятно», «Рад с Вами познакомиться» или что-либо подобное. В менее официальных случаях вполне достаточно ограничиться словами приветствия. Тот, кого представляют, говорить этого в момент представления не должен.

После представления, для подтверждения знакомства, обычно при­нято обменяться несколькими любезными общими фразами или не­продолжительно побеседовать. Инициатива при этом - у женщины или лица более высокой должности, т. е. у того, кому представляли. Младший может начать беседу только в случае затянувшейся неловкой паузы, при этом следует проявлять особое чувство такта.

Нередки ситуации, когда приходится представляться самому. Делать это можно только в исключительных случаях, важность которых оправдывает такое отступление от этикета. При этом обязательно нужно соблюдать необходимую «дистанцию», чтобы не натолкнуться даже на очень вежливое, но недоумение.

Сначала непременно нужно извиниться, затем назвать себя и лишь после этого, в случае благоприятного к вам отношения, кратко изложить причину, заставившую вас обратиться к человеку с просьбой уделить вам несколько минут.

Когда вы приходите в учреждение, следует представиться служащему, если это имеет значение для решения вашего вопроса. Служащий при этом, как правило, не называет своего имени, так как оно обычно указано на дверях кабинета или на специальной табличке, стоящей на его рабочем столе.

Прежде чем вы обратитесь лично или по телефону с просьбой или вопросом в какую-либо организацию или к какому-либо официальному лицу, вы должны обязательно представиться (исключение составляют городские справочные службы аптек, вокзалов, службы 09 и т. п.). При этом следует назвать себя, свою должность и организацию, в которой вы работаете.

Если в офис входит посетитель и представляется, секретарь не обязан вставать. Достаточно улыбки и слов приветствия. Далее следует ответить на вопрос или просьбу посетителя.

Представиться необходимо, когда вы впервые приходите в коллектив, с которым вал! предстоит встречаться или сотрудничать в будущем.

Если кто-либо вводит вас в коллектив, то представить вас должен он. Если позже вы встретитесь с членами коллектива, которые отсутствовали при знакомстве, то вас должны представить те, с кем вы уже знакомы, либо вы можете представиться им сами.

Бывают и другие случаи, когда представляющее лицо просто не нужно, его услуги не требуются. Пример: на совещание в областное (краевое) управление (департамент, министерство) приглашены начальники районных, городских управлений. Некоторые из них не знакомы друг с другом. Чтобы познакомиться, им вовсе не надо искать кого-то, кто бы представил их друг другу. Они являются сотрудниками организации, которая и выступает в данном случае гарантом. Следует просто сказать: «Мы с Вами не знакомы, хотя и сидим уже час на этом совещании; позвольте представиться» (или: «Не возражаете, если мы с Вами познакомимся?»). Далее — обмен визитными карточками.

При представлении в учреждении нового должностного лица, за­нимающего руководящий пост (например, начальника управления, отдела, департамента и т. п.), служащие, в том числе и секретарь должны встать, это является знаком внимания к новому руководству. Если человек назначается на руководящую работу, то затем ему должны быть представлены его заместители и ближайшие помощники. При этом называются должности и направления их работы, например «заместитель директора по организационной работе».

В обязанности руководителя входит представление нового сотрудника его коллегам. При этом руководитель называет имя, фамилию, должность, а также титулы и звания представляемого сотрудника, а затем произносит несколько слов о его прежней работе и заслугах. При короткой встрече на улице, в публичном месте, общественном транспорте взаимные представления тех, кого вы встретили (партнеров по бизнесу, подчиненных), и тех, кто вас сопровождает, необязательны. Но не надо забывать это делать, когда те и другие вступят в общий разговор.

Когда кто-то из друзей или членов семьи заходит к вам на работу, нет необходимости представлять его коллегам по работе, если у вас с ними чисто служебные отношения.

При представлении следует придерживаться двух основных правил. Во-первых, необходимо четко произносить имя, отчество, фамилию и любую другую информацию, которую вы намерены сообщить (например, в ряде случаев можно указать профессию или ученое звание и т. п.). Если вас знакомят с иностранцем, то, учитывая возможность расхождения между написанием и произношением его имени или фамилии, можно попросить записать их в ваш блокнот.

Во-вторых, необходимо использовать такие формы представления, которые соответствуют данной конкретной ситуации. На официальных приемах необходимо строго следовать традиционным правилам представления и знать его порядок, уметь употреблять официальные титулы и звания, приветствовать нового знакомого.

Мужчина в большом обществе при представлении называет только свою фамилию, слегка при этом кланяясь. Женщина может самостоятельно представиться только женщине. Однако последнее правило почти утратило свое значение. Женщина, работающая врачом или журналистом, женщина, пришедшая в отдел кадров, чтобы устроиться на работу, или желающая побеседовать с сотрудником после собрания, совершенно естественно, первой называет себя, обратившись к мужчине. Вообще, современные правила этикета допускают самостоятельное представление женщины на деловых встречах.

Когда представляют мужчину, он обязательно встает. Женщина делает это лишь в случае, если ее знакомят с хозяйкой, хозяином дома, женщиной намного старше ее или очень известной, а также с мужчиной почтенного возраста и высокого положения. Но здесь имеется определенная тонкость. Например, бывает довольно трудно опре­делить возраст женщины, насколько стоящая женщина старше вас, и нужно ли вам вставать. Вполне вероятно, что она может скорее оби­деться, чем будет польщена. Девушки до 18 лет, знакомясь с замужней женщиной или пожилым мужчиной, всегда встают. При этом девушка протягивает руку этому мужчине, только если пожилой человек протянет свою.

Конечно, женщина встает при представлении ее возможному работодателю, мужчине или женщине, и ждет, когда ей протянут руку для рукопожатия.

Недопустимо и бестактно навязывать свое знакомство неизвестным людям, равно как и, едва заняв место, начинать с ними доверительную беседу на большом совещании, конференции, в театре или ресторане.

Если не принимать в расчет особо выдающиеся личности, то всегда представляют отдельных людей парам, никогда — наоборот.

Присутствие инвалида стирает все ранги: собравшиеся, какое бы положение они ни занимали и какого бы ни были возраста, подходят к нему.

В случае, когда за представлением следует передача визитной карточки, нужно избегать неловкости: передает свою карточку низший по положению или мужчина, никогда — тот, кто выше, или дама.

Если вы находитесь в обществе знакомых людей и ведете с кем-то беседу, а один из ваших знакомых обратился к вам с просьбой представить его другим, следует, извинившись, прервать беседу и выполнить просьбу. Вместе с тем в этом случае следует выяснить, как относится тот, с кем хотят познакомиться, к предполагаемому знакомству.

В гостях, на приемах лучше, если вас представит хозяин дома или общий знакомый. Если один или несколько гостей пришли позже, хозяевам следует поступить так: сначала представить собравшимся вновь прибывших, а затем — каждому из пришедших гостей всех присутствующих по порядку. При этом мужчины встают, независимо от того, кто пришел — мужчина, дама или супружеская пара. Женщины и пожилые мужчины остаются сидеть, приветствуя пришедших улыбкой и кивком головы.

Когда собирается небольшое общество, хозяева обязаны представить всех гостей друг другу, если они незнакомы, причем хозяйка знакомит между собой женщин, а хозяин — мужчин. При этом лучше начать так: «Разрешите вам представить...». Вежливый человек в ответ слегка поклонится и добавит, что уже кое-что слышал о том, кого ему представляют, и теперь рад познакомиться лично.

Как еще отвечают на представление? Фразы типа «Очень рад познакомиться» пли «Очень приятно» уже всем поднадоели. Не стоит также говорить: «Очарован», «Счастлив» и т. п. Лучше всего в таких случаях ответить: «Добрый день», «Добрый вечер», «Я так много слышал о Вас...» и произнести имя нового знакомого, что позволит лучше его запомнить. Дейл Карнеги писал в своей книге «Как завоевать друзей и оказывать влияние на людей» по этому поводу: «...Среднего человека больше интересует его собственное имя, чем любые другие имена, вместе взятые. Запомнив это имя и непринужденно употребляя его, вы делаете такому человеку тонкий и весьма эффектный комплимент. Но стоит забыть его или неправильно произнести — поставите себя в весьма невыгодное положение».

Очень важно, чтобы хозяин, представляя гостей друг другу, четко выговаривал имена, а не бормотал себе под нос.

В том случае, когда собралось много гостей и хозяева не успевают всех перезнакомить, гости могут взять инициативу в свои руки. Мужчина может представиться, называя только фамилию, либо фамилию и имя, естественно прибегнув к традиционной фразе: «Разрешите представиться...». Женщине лучше знакомиться с гостями через посредника из числа своих знакомых, отыскав их среди собравшихся. Что касается супружеской пары, то один из двоих берет на себя инициативу и, представившись гостю, добавляет: «А это моя жена (мой муж)».

При этом следует помнить, что, по правилам речевого этикета, говоря о своей «второй половине», не употребляют слово «супруг(а)», так же, как — «жена», «муж», представляя чужого брачного партнера. То есть правильно сказать: «Моя жена», «Мой муж», но «Ваш супруг», «Ваша супруга».

Если в супружеской паре жена известна под своей девичьей фамилией, хозяйка при представлении поясняет: «Госпожа Иванова и она же Петрова, писатель».

Если пара не состоит в браке, им придется самим решать, представлять себя в качестве спутников жизни или нет. В первом случае можно сказать: «Моя подруга (мой друг)...», во втором — каждый из двоих представляет себя сам без каких бы то ни было комментариев. То же происходит и на деловых совещаниях, где присутствует много незнакомых между собой участников. В этом случае роль «хозяина» исполняет ведущий данное совещание или деловую встречу. Но на большом деловом приеме представить гостя всем собравшимся просто невозможно, поэтому достаточно будет знакомства с главным лицом на приеме, почетными гостями и соседями по столу. Назвав имя представляемого, следует назвать того, кому представляем. Представляющий, знакомя лиц одного пола, близких по возрасту и служебному положению, может воспользоваться формулировкой: «Познакомьтесь, пожалуйста, уважаемые коллеги», не акцентируя внимания на том, кто кому представлен. Представляемый протягивает руку, произнося приветствие, человек, которому представляют, также произносит приветствие и отходит в сторону, уступая место следующему.

Во время первой встречи двух делегаций первым должен представиться глава принимающей стороны. Он же представляет супругу, которая приехала встретить супругу гостя.

Затем представляется и представляет свою супругу глава прибывшей делегации. После этого глава принимающей делегации должен представить остальных членов своей делегации, в соответствии с их рангами в порядке убывания.

Если знакомят людей примерно одного круга и возраста, достаточно фразы: «Познакомьтесь, пожалуйста, вот (господин) А., а вот (господин) В.». При этом имена представляемых должны произноситься отчетливо.

При частном знакомстве достаточно называть только имена, если же это официальная встреча, нужно указать звание и должность.

Как правило, представляют людей друг другу лично. Но в некоторых случаях допускается письменное («заочное») представление. Иногда представляют в письме или визитной карточкой.

Необходимо помнить, что удачное представление кого-либо — уже половина успеха в деловом общении. Известный писатель сказал: «Изящная манера и форма в представлении — вот что украшает человека и делает его привлекательным».

Дата добавления: 2014-01-15