Понятие документа, документооборота и потока документов

Каждый вид деятельности вызывает в экономической системе своего класса информации.

Основные виды:

1. Управленческая
2. Экономико-статистическая
3. Научно-техническая
4. Юридическая

и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, так как она содержит цели и задачи функционирования предприятия и использует данные других классов информации.

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Документ – материальный носитель, на который на носятся сведения отражающие состояние системы или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Свойство документа:

1) Многофункциональность, так как документ реализует функции регистрации информации, передачи, обработки и хранения.

2) Юридическая сила, обеспечивается реквизитов, подписью лица, ответственного за достоверность данного документа.

3) Совокупность взаимосвязанных документов используемых для управления документов называется системой документов (ПСД). Она содержит несколько сотен документов, которые классифицируются по разным признакам:

§ По содержанию документа могут быть: ОРД (организационно-распорядительские документы), экономико-статистическими, научно-техническими, юридическими и т.д.

§ По виду: каждый выделенный класс делится на подмножество документов, например: экономико-статистические документы содержит – плановые, финансовые, статистические и др. документы; научно-технические включают в себя чертежи, стандарты по изготовлению продукции; юридические делятся по виду права: налоговое, гражданское и др.

§ По степени официальности делятся на официальные и личные.

§ По месту составления делятся на внутренние и внешние.

§ По уровню управления делятся на 4 группы: государственные, министерские, объединение корпораций и объединение фирм.

§ По количеству вопросов: простые (докладная записка) и сложные (договор, бизнес-план).

§ По степени подлинности – подледники, черновики и копии.

§ По времени хранения – постоянные и временного хранения.

§ По методу обработки выделяют 4 группы: 1) ручного заполнения; 2) Машинно-ориентированного документа (вводится в ЭВМ с клавиатуры); 3) Машиночитаемые документы (в электронном виде); 4) документы автоматического заполнения и выдачи информации на печать.

§ По степени гласности – обычные, ДСП, секретные.

§ По назначению: индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формы.

§ По языку отображения информации: текстовые, табличные, графические, мультимедийные.

Документопоток – движение перемещения одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения ЭС в единую информационную системы.

Потоки делятся на:

• Внешние (входящие)
• Внутренние (обращающееся в системе)
• Исходящая, связывают систему с внешними организациями.

Поскольку документы возникают для выполнения функции управления и деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.

Документооборот – регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, то есть технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Документооборот может быть 2 типов:

1) Операционный – ориентирован на обработку первичных и получении сводных и аналитических документов, которые используются на начальных стадиях управления (подготовки решения).

2) Универсальный – отражает информационные потоки используемые на 3 стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений деловых процессов и процедур.

Дата добавления: 2014-01-15