Организация общего делопроизводства

XV - ХVIII вв.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ВЕЛИКОМ КНЯЖЕСТВЕ ЛИТОВСКОМ

Гузилова Г.В.

В БЕЛАРУСИ

ИСТОРИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Список литературы

1. В.В. Кириллов Основы проектирования реляционных баз данных Учебное пособие Санкт-Петербургский Государственный институт точной механики и оптики

2. http://www.intuit.ru/department/human/isrob/2/4.html

3. Е. Мамаев MS SQL Server 2000

4. http://www.intuit.ru/department/database/basedbw/2/2.html

5. Основы современных баз данных С.Д. Кузнецов, информационно-аналитические материалы Центра Информационных Технологий

КУРС ЛЕКЦИЙ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ОТДЕЛЕНИЯ «АРХИВОВЕДЕНИЕ»,

2-й курс, 4-й семестр

Авторы:

Давыдова Э.Н.,

Рыбаков А.Е.,

Изменения в организации делопроизводства

На качественно новый уровень делопроизводство и доку­ментирование выходит в XV в., когда завершается образование централизованного государства – Великого княжества Литов­ского – и на протяжении XV-XVI вв. складывается законченная система делопроизводства, получившая в значительной степени законодательное оформление в XVI в. и просуществовавшая без принципиальных изменений на протяжении XVII-XVIII вв. вплоть до ликвидации государственности ВКЛ. В этот период утверждается система органов центрального и местного управ­ления, определяется состав документов, регламентирующих все стороны государственной и частной жизни. На рубеже XIV-XV вв. канцелярия, действовавшая при великом князе Витовте (1392-1430), приобретает характер государственной. Объединение ВКЛ и Польши в Речь Посполитую по акту Люблинской унии 1569 г. не изменило в корне систему делопроизводства и документирования, внеся в нее лишь незначительные новации.

Документирование и делопроизводство в этот период су­щественно отличаются от предыдущего. В связи с осуществле­нием внутренней функции государства усиливается документи­рование законодательной деятельности. Впервые создаются акты кодифицированного права. Первый из них, получивший в исто­рической литературе название «Судебника Казимира», был ут­вержден в 1468 г. и представлял собой большой шаг вперед в области документирования законодательства. Рукописный текст этого документа не был поделен на пункты, однако при его публикации в 1826 г. издатели посчитали возможным поделить его на 25 артикулов, что свидетельствует о четкой логической выдержанности текста Судебника.

Свое высшее выражение документирование законодатель­ства нашло в издании трех Статутов ВКЛ – 1529, 1566, 1588 гг. Все три Статута ВКЛ отличает четкая организация текстов, раз­битых на разделы и артикулы (статьи). Каждый Статут начина­ется с реестра (оглавления), облегчающего поиск необходимого артикула. В свою очередь, каждый артикул имеет заглавие, в ко­тором указывается его краткое содержание. Статуты, широко известные в государственных учреждениях разных инстанций, послужили образцом для писцов последующих десятилетий и источником грамматических средств и специальной термино­логии при составлении документов.

Новым в организации делопроизводства явилось его зако­нодательное оформление. Законодательные акты XVI в. практи­чески полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере – в других областях государственной и част­ной жизни. Закон требовал обязательного письменного оформ­ления и регистрации в государственных учреждениях большинства актов частноправового характера, определял порядок реги­страции документов и их выдачи частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах.

В рассматриваемое время четко прослеживается тенденция к законодательному закреплению правил удостоверения докумен­тов, что явилось следствием широкого распространения фальсифицированных и подложных документов. Так, Статут 1529 г. содержал лишь два артикула, посвященных удостоверению и. оформлению документов, Статут 1566 г. – 10 артикулов и одну статутовую поправку сейма 1578 г., Статут 1588 г. – 28 артику­лов. В целях пресечения распространения подлогов закон предписывал все бумаги, выдаваемые в судах и канцеляриях, сопро­вождать подписью писаря. Законом вводилась ответственность и определялось наказание за фальсификацию печатей и подделку подписей, а также за сбор и хранение оттисков печатей. Законодательство определяло порядок применения государственных и поветовых печатей и правила их хранения.

Возрастание роли документов в государственной и частной жизни и увеличение их количества вызвало потребность в более дешевом носителе текстов документов, что привело к повсеместному переходу на протяжении ХV-ХVI вв. от пергамента к бумаге. Пергамент продолжал использоваться лишь при создании документов большой важности для их лучшей сохранности. Дальнейшее развитие получает техника документирования. В конце XV в. появляется скоропись, которая окончательно вытесняет полууставное письмо в XVI в. Упрощается и совершенствуете графика письма, отпадает использование дублетных букв. Подтверждением усиления значения документирования в этот период, является создание специального курсивного шрифта в книгопечатании, напоминающего скоропись, и использование его для издания законодательных актов — Трибунала обывателям Великого княжества Литовского (1586 г.) и Статута ВКЛ (1588 г.).

С возникновением канцелярии при великом князе создается архив. С конца XV в. появляются копийные книги, составившие Литовскую Метрику — основу государственного архива ВКЛ. В копийные книги вносилась основная масса документов, изготавливавшихся в великокняжеской канцелярии – таким образом осуществлялось страхование документов на случай утери и при выдаче их частным лицам, и создавался архивный фонд. На местах также большое значение уделялось сохранности документов, что выразилось в появлении актовых книг, введенных Статутом 1529 г.

В ХV-ХVI вв. складывается белорусский делонроизводственный язык. В законодательных актах ХVI-ХVII вв. практически полностью отсутствуют церковнославянские грамматические синтаксические средства письма, местные диалектные черты в шасти фонетики и лексики. Статут 1588 г. законодательно закрепил белорусский язык в качестве официального языка дело-эоизводства в ВКЛ. Вместе с тем некоторые документы составлялись на польском и латинском языках. Замена белорусского языка на польский в делопроизводстве была произведена в 1696 г. специальным постановлением сейма (сойма) Речи Посполитой.

Определенную систематичность и структуру приобретает можение текстов документов. В первой части документов обычно указывалась причина (основание), повлекшая составление документа, например, «бил нам чолом», «вжо неоднокрото жалують нам мещане». Во второй излагалось решение по данной роблеме, например: «А про то и тыми разы приказуем...», "И на то дали есьмо тым людем нашим сесь наш лист».

В ХV-ХVI вв. складиваются формуляры-образцы документов. В Главном архиве древних актов (ГАДА) в Польше хранится нига польской канцелярии, содержащая образцы различных экументов – Formularium expeditionum ex cancellaria S. Regiae Maiestatis. Образцы, собранные в этой книге, служили формулами, по которым писались акты. Formularium был составлен из действительно выданных документов и сформировался в основном в годы правления Жигимонта Августа (1548-1572). Лишь немногие документы были включены в Formularium позднее; последний из них датирован 1607 г. Учитывая тесные отношения Польши и ВКЛ, схожесть организации государственного правления, а также на основании анализа текстов документов можно с большой долей уверенности предположить, что подоб­ая книга с образцами форм документов существовала и в канцелярии ВКЛ.

В рассматриваемое время складываются и дальнейшее развитие получают системы специальной документации: дипломатической, учетной, военной и особенно суебной.

Формы документирования и состав документов

Особенность организации государственной власти и управления породила большое многообразие в формах документирования. Большинство документов, создававшихся в ВКЛ, имел общее название «лист», использовавшееся в то время для обе значения практически всех видов документов: законодательных и частноправовых актов, распорядительных документов, направлявшихся из великокняжеской канцелярии в местные органы управления, судебных документов, всевозможных выписок и др. Анализ документов, объединенных этим термином, позволяет сделать вывод о том, что понятие «лист» в то время в целом соответствовало понятию «документ» в сегодняшнем делопроизводстве.

Среди всего количества «листов», создававшихся в центральном государственном аппарате, наибольшее значение имели законодательные акты. Длительное время законы ВКЛ оформлялись в виде великокняжеских привилеев (грамот). Привилеи готовились в государственной канцелярии, после чего редактировались великим князем, переписывались и утверждались приложением государственной печати, а позднее и подписи великого князя.

Среди привилеев XV – первой половины XVI вв. наибольшее значение имели земские (общегосударственные) привилеи. Первый из них был издан в 1447 г. великим князем Казимиром (1440-1492). Со временем сложилась традиция, при которой из­брание нового государя сопровождалосьизданием привилея, в котором он обещал сохранять порядок, существовавший при его предшественниках, и провозглащал новые вольности и приви­легии шляхте. Для всех земских привилеев характерно общепринятое вступление. Обязательным атрибутом текста являлось полное перечисление господарского титула и указание на божественное происхождение великокняжеской власти: «Божью ми­лостью король полский, великий князь литовский, руский, пруский, жомойтский...» и т.д. Исключение составил привилей 1506 г., содержание которого отличалось от других. В нем со­хранялась формула «божьей милостью», но одновременно под­черкивалось, что избрание великого князя произошло с согла­сия и по желанию духовных и светских феодалов, а также других подданных и жителей ВКЛ. Таким образом, в привилеях, и особенно в привилее 1506 г., нашла отражение тенденция огра­ничения власти великого князя.

Фактически привилей 1506 г. завершил этап документиро­вания законодательства в форме привилеев. Последующие, изданные в 1529, 1547, 1551 и другах годах, в основном подтвер­ждали законность предьщущих и повторяли их. В дальнейшем документирование законодательства шло в форме статутов и сеймовых постановлений.

Первоначальные редакции всех трех Статутов ВКЛ (1529, 1566, 1588 гг.) готовились в великокняжеской канцелярии, после чего выносились на рассмотрение сейма и великого князя, ко­торый утверждал их специальными листами-привилеямй. Статут 1588 г. был напечатан и разослан в поветы, «чтобы тем быстрее к известности и употреблению прийти мог». Статут 1588 г. явился основным законом, которым руководствовались жители Бселаруси вплоть до 30-40-х годов XIX в.

Право издавать законодательные акты имели также сеймы ВКЛ (с 1569 г. – Речи Посполитой). Документирование дея­тельности сеймов нашло отражение в сеймовых постановлениях. Наиболее распространенной название сеймовых постановлений с XVI в. – «ухвалы» («уфалы»), иногда «универсалы». С середины XVI в. встречается название «конституция», которое становится господствующим в ХVII-ХVIII вв. Постановления сеймов под-разделялись на вечные и временные, а также на общие и для определенных сословий.. Подготовкой законопроектов занималась канцелярия и специально созданные комиссии, учитывая

просьбы и пожелания» высказанные послами сейма, представи­телями населения городов. Окончательно редактировал проект постановления сейма великий князь (король), после чего происходила конфирмация (утверждение) постановления, выражавшаяся в его подписании и приложении пёчати. С 1569 г. сеймовые постановления подразделялись на три группы: 1) относились ко всей Речи Посполитой; 2) имели силу только для Польши; 3) имели силу только для ВКЛ. Постановление считалось дейст­вующим в ВКЛ только тогда, когда об этом в нем имелась спе­циальная оговорка и когда оно объявлялось на поветовых сей­миках и заносилось в специальные актовые книги, ведшиеся в каждом повете.

Земские привилеи, статуты, сеймовые постановления яви­лись основными законодательными актами ВКЛ, однако доку­ментирование законодательной деятельности не ограничивалось только этими видами документов.

Кроме земских привилеев, от имени великого князя изда­вались привилеи областям (землям) и городам, в которых отра­жался их особый статус и права. Первые областные привилеи были даны Полоцкой и Витебской землям в промежуток време­ни от 1392 до 1399 гг. Среди других областных привилеев из­вестны следующие: Витебской земле (1503, 1509, 1561), Полоц­кой земле (1511, 1547, 1580, 1634), Смоленской земле (1505), Жмудской земле (1492, 1574) и др. Характерной особенностью этих законодательных актсь явилось то, что более поздние при­вилеи выступали в роли подтверждений выданных ранее доку­ментов. В них обязательно дословно переписывались древние тексты первых областных привилеев и указывалось на обяза­тельство центральной власти не нарушать «старины». Благода­ря подтверждающим привилеям более позднего времени мы можем судить о содержании первых грамот Витебской и Полоц­кой землям.

Законодательное регулирование жизни городов также оформлялось привилеями, среди которых наиболее важны при­вилеи на Магдебургское право, выдававшиеся городам верховной властью или владельцем города. Первыми законодательными актами на Магдебургское право были великокняжеские привилеи жителям Вильно (1387 г.) и Бсрсстья (1390 г). На протяже­нии ХV-ХVI dв. привилеи на Магдебургское право были выданы всем крупным городам Беларуси.

Кроме документов законодательпего характера в ВКЛ со­ставлялось и издавалось огромное количество листов, затрагивавших самые разные стороны государственного управления и частной жизни.

К нормативно-распорядительным документам следует от­нести господарские «уставы», содержавшие правительственные решения и инструкции по вопросам управления господарскими имениями, корчмами и другими доходными местами. Уставы вырабатывались на совещаниях великого князя и панов-рады, а в случае отсутствия господаря в столице, выдавались без его участия радными панами. Уставы могли иметь земский характер (касались всего Великого княжества), областной (касались управления отдельными землями ВКЛ), волостной (направлялись конкрет­ным представителям государственной администрации на местах).

От имени господаря в канцелярии ВКЛ составлялось и выдавалось также значительное количество документов текущего делопроизводственного характера, в том числе листы-распоряжения местной администрации, квитанции на выдачу «отправ» (т.е. денежных и материальных средств), «листы заставные» (документы о передаче господарских доходных мест в залог), листы арендные, «листы выволаные» (документы, на основании которых определенное лицо лишалось всех гражданских прав и подлежало изгнанию из страны), «листы железные» (документы, ус­танавливавшие обязательность отсрочки платежа или возврата средита), «листы заручные» (документы, выдававшиеся жителям ВКЛ для обеспечения их личной безопасности) и многие дру­гие. Привилеями великокняжеская власть оформляла земельные пожалования, пожалования должностей, шляхетского звания, освобождение от повинностей, предоставление особых прав и т.д. В господарской канцелярии выдавалось большое количество разрешительных (до середины XVI в.) и утверждающих (кон­фирмационных) листов на совершение актов, касавшихся иму­щественных отношений, прав собственности. Из государственной рнцелярии выходило огромное количество судебных докумен­тов (мандаты, выроки, декреты и пр.). Широко распространен­ным явлением была выдача отдельным лицам подтверждающих листов на более ранние пожалования, при зтом в них указывалось содержание первых оригинальных привилеев.

Организация государственной канцелярии

Подготовка всех документов, создававшихся в централь­ном аппарате управления ВКЛ, а также работа с документами, поступавшими в центр, была возложена на государственную канцелярию – технически-исполнительное учреждение при гос­подаре и панах-раде. Сформировалась она в XIV в. как личная канцелярия великого князя Витовта и находилась в Вильно. С течением времени великокняжеская канцелярия приобрела зна­чение государственного учреждения. Никаких самостоятельных функций в управлении государством и решении судебных дел канцелярия не выполняла, но оказывала большое влияние главным образом на законодательную деятельность в ВКЛ.

Во главе канцелярии стоял канцлер. Он был хранителем большой государственной печати, которой скреплял наиболее важные акты. В обязанности канцлера входило докладывать ве­ликому князю и Раде о государственных делах, он вел перегово­ры с зарубежными странами, хранил копии документов. В связи с расширением делопроизводства в великокняжеской канцеля­рии и необходимостью постоянного нахождения хранителя пе­чати при дворе государя для утверждения документов, в 1566 г. была введена должность подканцлера (вице-канцлера) – замес­тителя канцлера, хранителя малой государственной печати, ко­торый должен был сопровождать великого князя (короля) во время его отъездов из столицы.

С введением должности подканцлера в структуре канцеля­рии условно было выделено специальное подразделение, получившее название вице-канцелярии, или меньшей канцелярии (лат. cancellaria minor), в отличие от главной канцелярии (лат. cancellaria major), по-прежнему находившейся в распоряжении канцлера. Делопроизводственная практика, состав служащих идокументация в обеих канцеляриях были идентичны.

Канцлер и подканцлер принимали участие в подготовке проектов законодательных актов и их окончательном редактиро­вании. Это, а также право канцлера и подканцлера на отказ в подписании и утверждении печатью официальных документов, ели они противоречили действующим законам, обеспечили этим служащим весомое положение и влияние в центральном аппарате управления ВКЛ.

Под началом канцлера и подканцлера в канцелярии работа­ли регенты, секретари, писари, дьяки, переводчики («толмачи»).

Наиболее влиятельной фигурой среди этого штата служа­щих являлся регент, входивший наряду с канцлером и подканцлером в число высших титулованных сановников ВКЛ (дигни-тариев). В его функции входила правка и передача на подпись великокняжеских, канцлерских и подканцлерских документов. Регент выполнял также обязанности нотариуса, а в случае смер­ти канцлера или подканцлера осуществлял их функции.

Непосредственная организация делопроизводства была возложена на секретарей и писарей. Большой разницы между секретарем и писарем по выполняемым ими обязанностям не было. Секретарство обычно давалось в награду за длительную и верную службу. Секретарю поручались, как правило, наиболее серьезные государственные дела, он почти всегда имел право входа на заседания Рады. Вследствие этого функции секретаря были несколько шире, а служебное положение выше, чем у писаря.

Писари до середины XVI в. делились на русских и латин­ских; первоначально в их обязанности входило составление и переписывание официальных бумаг. Они не всегда допускались «до таемниц» Рады господарской, а лишь в тех случаях, когда господарь считал это возможным: «водле уподобанья своего». Со временем роль писарей стала более значительной. В XVI в. среди них выделились писари «великие», «скарбовые», «польные». Писари великие участвовали в подготовке проектов пра­вовых актов. Писари скарбовые занимались документацией го­сударственной казны ВКЛ – скарба. Писари польные вели во­енную документацию, составляли реестры военнослужилой шляхты и др. Эти писари наряду с секретарями обычно принад­лежали к числу дигнитариев, имели постоянное место в госпо­дарской Раде.

Упоминаются в документах также писари татарские или арабские для переписки с восточными государями и перевода их грамот.

Роль писцов в государственной канцелярии выполняли дьяки. Влияния на государственное управление в ВКЛ они, в отличие от вышеперечисленных должностных лиц, не имели, выполняя чисто технические функции, являлись помощниками писарей и секретарей и выполняли их поручения.

Согласно своим функциям, секретари, писари и дьяки изготавливали все письменные акты, выходившие от господаря и панов-рады, а также принимали все письменные документы, поступавшие в канцелярию.

Технология изготовления документов и организация их хранения

Всякий лист составлялся писарем или секретарем, кото­рый всегда находился при господаре. Поводом к составлению документа мог служить личный приказ господаря или канцлера. Иногда документ составлялся по приказу кого-либо из радных панов, уполномоченных на это господарем, а то и всех панов радных, находившихся при совершении акта. Издание приказа­ния о составлении документа называлось «справой», «правлени­ем». Писарь обязательно указывал в документе стереотипной фразой, чье приказание послужило основанием для составления документа: «правил» такой-то, а писал такой-то или «справа» та­кого-то, писарь такой-то. Например: «Правил пан Михайло канцлер а пис. Якуб». Свобода творчества писаря выражалась в том, что в некоторых случаях ему дозволялось составлять доку­мент на основании того, что он сам слышал, присутствуя на за­седании Рады. Изготовленный документ переписывался дьяком и, в зависимости от степени важности, скреплялся подписью секретаря, писаря или канцлера. Затем документ утверждался приложением печати – либо большой, «маестатной», находив­шейся у канцлера, либо малой, бывшей у подканцлера. Печать могла просто прикладываться к листу в конце текста документа на расплавленный воск красного цвета, а могла приве­шиваться к нему, на что в самом документе обязательно указы­валось: «Яко ж на твердость того и печать нашу казали есьмо привесити к сему нашому листу». «Вислые» печати делали из воска, олова, свинца, серебра или золота и использовали, как правило, в торжественных случаях или когда документ был осо­бенно важным.

Во многих случаях скрепа писаря была вполне достаточ­ной, и документ выходил из канцелярии от имени великого князя без его подписи. Господарь до XVI в. подписывал только грамоты, посылавшиеся в другие государства. Начиная с Жигимонта Старого (1506-1548) господарь стал крепить своей подпи­сью и другие документы.

При изготовлении большинства документов в них вноси­лись имена, титулы и должности радных панов, присутствовав­ших при их составлении: «А при том были панове рада наши их милость Великого князьства Литовского...». Данное указание вы­полняло роль своего рода согласования и свидетельствовало о согласии радных панов с издаваемым документом. Все подлин­ные документы, прежде чем их выдавали на руки просителям или отправляли местным органам управления, обязательно сдавали в канцелярию. Такой порядок преследовал три цели. Во-первых, издававшийся документ, имевший важное значение, обязательно вписывался в специальные книги для страхования (вписывал либо тот же писарь, который составил документ, либо чаще дьяк по поручению писаря). Во-вторых, документы выдавались из канцелярии за определенную плату, что приносило значительный доход государству, канцлеру и писарям. В-третьих, подобным образом предполагалась канцелярская проверка правильности составления и оформления документа.

Подлинники и черновики документов общегосударственного и местного значения, а также некоторых документов, вы­данных частным лицам, хранились в архиве, который находился при скарбе под присмотром канцлера. Поначалу они тщательно оберегались. В качестве первичных комплексов по формированию документов выступали специальные мешочки (saccus), в которые документы группировались по географическому признаку. В первый мешок были помещены документы, касавшиеся общеземских дел, в остальные – по воеводствам; 2-й мешок – документы Виленского воеводства; 3-й – Трокского; 4-й – Новогородокского; 5-й – Жмудского; 6-й – Смоленского; 7-й – Полоцкого; 8-й – Витебского; 9-й – Берестейского; 10-й – Менского. Однако во второй половине XVI – начале XVII вв. многие оригинальные документы были вывезены из архива Радзивиллами, которые в рассматриваемое время часто занимали канцлерскую и подканцлерскую должности, и помещены в их семейный архив в Несвиже.

Изъятие подлинных документов из архива канцелярии продолжалось и в последующие годы, поэтому основу архива ВКЛ составили специальные книги, в которые вписывались копии большинства документов, исходивших из канцелярии. Именно копийными книгами она пользовалась в своей практической деятельности.

Состав и принципы ведения копийных книг

Появление копийных книг относится к концу XV – началу XVI вв. Уже во второй половине XV в. в канцелярии велись реестры выданных документов, с указанием кому и когда был выдан документ и его краткого содержания. Параллельно в архиве хранились отпуски и копии документов, выданных из канцелярии, документы, поступавшие в канцелярию с мест, от частных лиц и из других государств. Первоначально в расположении этой массы документации не было никакого порядка, однако по мере накопления количества документов и необходимости работы с ними возникла потребность навести порядок и сгруппировать их по книгам. Анализ и восстановление первоначального состава книг архива канцелярии ВКЛ, проведенный Н.Г. Бережковым, приводят к выводу, что самые ранние книги являются именно сборниками реестров, отпусков и копий документов.

Судя по структуре и содержанию древних книг, к их составлению канцелярия приступила в 80-е годы XV в. По мере выполнения этой работы, в канцелярии начали вести текущие делопроизводственные книги, в которые вносились копии документов по мере их составления или поступления в канцелярию. Так, книга данин и судовых справ Казимира за 1481-1490 гг. в первой своей части, содержащей документы по май 1486 г, представляет собой сборник, но затем, с июня 1486 г. она была продолжена как текущая книга.

Таким образом, с 1486 г. в канцелярии писарями и дьяками начинают вестись текущие книги, примерно с этого же времени в делопроизводство вносится систематизация по тематически-хронологическому признаку. С июня 1486 г. начинает вестись книга посольств, тогда же выделяются в отдельный разряд книги аренд и книги отправ.

Книги, в которые вписывались копии документов, исхо­дивших из канцелярии ВКЛ, а также реестры, в которых кратко фиксировались выданные документы, составили комплекс, получивший название «Литовская Метрика».

Следует иметь в виду, что в книги вносились не все документы. С относительно большой полнотой в книги вписывались документы, исходившие от господаря, панов-рады, сейма. Иногда, особенно на начальном этапе, в книги Метрики попадали документы, поступавшие в канцелярию от должностных лиц центрального и местного управления, а также дипломатические документы. Прочие документы вносились с большим отбором – только те, которые признавались заслуживающими увековечения или длительного хранения. Документы вписывали в книги, как правило, слово в слово повторяя их содержание. Внося в книги дословно тексты правительственных распоряжений, писарь однако не всегда упоминал в какой обстановке было принято решение, при чьем участии и в чьем присутствии. Если подлинн­ые акты, выходившие из великокняжеской канцелярии, всегда одержали перечень радных панов, присутствовавших при совершении акта, то в копиях этих документов, внесенных в ниги, он зачастую отсутствовал.

Тематический состав книг, ведшихся в канцелярии, был весьма разнообразным. Основное значение имели книги данин, в которые вписывались господарские «данины» (жалованные грамоты), прежде всего, законодательного характера – привилеи земские, областные, городам, национальным и вероисповедальным группам населения. Главную массу документов в книгах данин составляли документы на земельные владения и на права, непосредственно связанные с землевладением: листы о пожало-ании земельных владений; о подтверждении владений на прежних условиях или на условиях измененных; о предоставлении владельцам имений прав на осаду мест, заведение ярмарок, торгов, корчем и пр.; о «службе с имений»; о «заставе господарских имений» и др. В книги данин вписыва­лись также документы о пожаловании и подтверждении долж­ностей (листы на «вряды»).

До 1506 г. в книги данин записывались и документы судебного характера, однако с этого года стали вестись отдельные книги «справ судовых». Если в книги данин ранее вписывались лишь, в основном, решения по судебным делам (выроки), то в книги «справ судовых» вносился и второстепенный материал. Кроме документов судебного содержания по отдельным делам, в эти книги вносились решения господаря и панов-рады по общим вопросам права и судопроизводства.

В канцелярии велись также посольские книги, куда заносилась дипломатическая документация, книги аренд и реестры отправ (великокняжеские пожалования денежных и материальных ценностей), в которые записывали документы учетного характера.

С течением времени состав книг стал разнообразнее. Дл специальных документов стали вести отдельные книги. Так, середине XVI в. велись особые книги для имущества королевы Боны. В специальные книги заносились сеймовые и конфедерационные постановления, в особые книги («книги переписей» включали описания замков, староств, держав, земель и поветов). Наряду с тематически-хронологическим принципом составления книг, применялся и географический: в первой половине XVIII в. велись отдельные книги для различных воеводств; во второй половине XVI-XVII вв. заполнялись книги по курляндским и ливонским делам и др. Количество книг на протяжении XV-XVIII вв. росло, а их содержание становилось богаче.

Типы книг, ведшихся в главной и меньшей канцелярии и правила их заполнения были одинаковы. Первые книги вице-канцелярии появляются с 1579 г. Как правило, документ, вписанный в книгу главной канцелярии, не дублировался в книге меньшей канцелярии и наоборот, хотя были исключения. Иногда книги, начатые вице-канцлером, продолжались затем как книги главной канцелярии. Такая практика имела место в тех случаях, когда подканцлер становился канцлером, однако в целом между книгами обеих канцелярии существовало четко разграничение.

Несмотря на наличие специальных книг, в канцелярии по-прежнему продолжало храниться некоторое количество разрозненных, несистематизированных или плохо сисгематизированных документов в форме подлинников, черновиков, копий, которые не всегда заносились в книги (часто по мере накопления они переплетались без всякой систематизации). Кроме того, дьяки и писари, ведшие книги, не всегда аккуратно вносили в них документы. Иногда документы накапливались в большом количестве и затем вписывались в книгу по истечении некоторого времени, что приводило к определенному нарушению хронологии текущих книг. Хронология заполнения текущих книг нарушалась и в других случаях. Так, например, если вписываемый в книгу документ был связан с другим, более ранним документом, то он мог быть дополнен им, что приводило к попаданию документов, созданных много ранее, в более поздние записи. Иногда происходили обратные явления, и среди записей в кни­це попадались документы более позднего происхождения. Это было связано с тем, что при ведении книг, в них местами остав­ались незаполненные части страниц, страницы, целые листы, и затем эти пробельные места использовались для записей более поздних документов.

Кроме нарушений в хронологии имелись значительные нарушения и в тематическом принципе формирования книг, особенно на начальном этапе. Это было особенно характерно длякниг данин. Среди документов, составлявших их содержание, попадались листы по аренде мыт и других доходных мест, т.е. такие документы, для записей которых существовали особые книги. Уже после того, как стали вестись отдельные книги справ судовых, в книгах данин продолжали встречаться доку­менты судебного содержания. В книги данин попадали также дипломатические документы, правда в виде очень редкого исключения. Документы инородного содержания вписывались в книги посольств, книги аренд, реестры отправ и пр. Тем не менее, несмотря на эти недочеты, тематический принцип ведения ниг в целом выдерживался.

Длительное время сроки ведения текущих книг не были ограничены, но в июле 1522 г. в связи с назначением нового канцлера Альбрехта Гаштольда были заведены взамен прежних новые книги по двум важнейшим категориям – данин и справ судовых. Такой порядок закрытия прежних и открытия новых книг разных типов при перемене канцлера в основном соблюдался и впредь, хотя допускались некоторые отступления от этого правила.

По окончании ведения книги канцелярия не спешила изыматьее из делопроизводственного оборота. Факт прекращения книги никак не фиксировался. Иногда в уже законченные книги продолжали добавляться отдельные документы, не соответствовавшие ни хронологическому, ни тематическому принципам. Так, например, при снятии в конце XVI в. копии с книги данин за 1511-1514 гг. переписчик скопировал также дополнительные документы 1516 и 1518 гг., вписанные по окончании ведения книги, и документ без даты, но не закончил его, указав в заголовке, что его «в других книгах наидеш того ж року».

Книги Метрики имели очень большое значение для жизни Великого княжества. К ним постоянно обращались разные лица за подтверждением выданных ранее привилеев, пожалований на земельные владения и других документов.

Работа с книгами привела к значительному их износу, что отмечалось современниками: «В том местцу вышарпалосе виршовъ полтора и не могло се прочитат». Многие книги разорвались, части их перепутались, в них попали подлинники и копии некоторых документов, хранившихся рядом с книгами. В 1594 г. с целью сохранения содержавшихся в книгах документов по приказу канцлера Льва Сапеги началась работа по снятию копий с книг Метрики XV-XVI вв., которая продолжалась несколько лет и закончилась около 1607 г. Снятие копий с книг не сопровождалось их разбором и восстановлением первоначального состава, в результате чего в книгах-копиях оказалась закрепленной путаница, возникшая при износе оригинальных книг. Все наличные на тот момент в архиве книги были переписаны, копии книг сброшюрованы, переплетены, листы пронумерованы. Были сделаны реестры документов, находившихся в каждой книге-копии. С 1607 по 1624 гг. по постановлению сейма была проведена сверка содержания книг-копий с оригиналами, после чего старые книги были сданы на хранение, а новые должны были находиться у канцлера для общего употребления. Именно копии книг конца XV-XVI вв. с закрепленным в них несоответствием первоначальному составу книг Метрики сохранились до наших дней; большинство же оригиналов было утеряно во время войн XVII ст.

Учет документов

В канцелярии велся тщательный учет документов. До того как большинство оригинальных документов было вывезено Радзивиллами в Несвиж, был составлен реестр подлинных докумен­тов, учитывавший все наличные подлинники и включавший их краткое содержание. С конца XVI в. учету подлежали и документы, вписываемые в книги Метрики. После заполнения книги составлялся реестр документов, с указанием краткого на­звания документа, листа книги, на котором он записан, иногда даты подготовки или выдачи документа. Эти реестры обычно переплетались с книгами и помещались либо в начале, либо в конце книги. Последовательность документов в реестре соответствовала последовательности документов в книге. Со второй четверти XVIII в. реестры стали составлять в алфавитном порядке для облегчения работы канцелярии. После перевода Метрики в Варшаву для практических нужд канцелярии были подготовлены отдельные более полные реестры – сумариуши (пол. «sumariusz») с указанием книг и страниц, на которых нахо­дились те или иные документы.

Особую категорию реестров составила т.н. «Sigillata» – списки документов, выданных с приложением печати короля и великого князя. Сигиллаты появляются в Литовской Метрике с 1645 г. Они отличаются от остальных реестров тем, что в них показана дата приложения королевской печати к документу, а не дата его выпуска или изготовления, в них нет ссылок на листы книг, в которых копии документов могли быть вписаны. В реестрах сигиллат документы часто группировались по месяцам..

Книги Метрики также учитывались в реестрах, или инвентарях, которые могли составляться при передаче канцлерской должности одним лицом другому. Эти реестры имели сущест­венные недостатки: названия книг в них сокращались, не ука­зывалось количество страниц в книгах, не всегда показывались хронологические рамки вписанных в книгу документов.

В архиве канцелярии книги Метрики разделялись на две основные группы, хранившиеся отдельно: книги, происходящие из главной канцелярии, и книги, происходящие из меньшей канцелярии. Внутри каждой из этих групп книги группирова­лись по годам правления короля и великого князя без строгой хронологической последовательности. Отдельно группировались книги некоторых земель (Подляшье, Смоленск, Ливония), а также книги, случайно попавшие в центральный государствен-шй архив (например, книги местных судов).

Во время хранения в Вильно книги не имели номеров или каких-либо иных инвентарных характеристик. Лишь после перевода архива канцелярии в Варшаву все книги главной канцелярии получили последовательные номера в хронологическом порядке, а к книгам вице-канцелярии были прикреплены буквы, также исходя из хронологической последовательности.

Организация местных органов управления

Как уже отмечалось, местные органы власти в ВКЛ владели широкими полномочиями в решении всех местных дел и мало зависели от центрального аппарата управления. В своей деятельности они руководствовались общегосударственными нормативными актами и местными обычаями («стариною»). В XV-XVIII вв. система органов местной власти в ВКЛ состояла из представителей великокняжеской администрации (воевод, старост, наместников-державцев, тивунов) и независимых от нее съездов шляхты (областных и поветовых сеймиков). Кроме того, отдельное управление было организовано в городах и частных владениях феодалов. Все это порождало многообразие местных органов и документов, создававшихся ими.

Основными представителями центральной власти на местах в конце XIV-XV вв. были великокняжеские наместники. Наместники, получавшие в управление (держание) господарские дворцы с землями, являлись основными представителями граждан­ской, судебной, военной администрации. Со временем из среды наместников выделились более значительные представители, ко­торые, являясь державцами господарских доменов, владели более широкими полномочиями, и их власть распространялась не толь­ко на территории собственно их держаний, но и на территории держаний соседних наместников, а по некоторым вопросам – и на земли частных землевладельцев. Эти наместники получили название воевод и старост, а подзедомственные им террито­рии – воеводств и поветов. В 1413 г. были образованы первые воеводства – Виленское и Трокское. В начале XVI в. были обра­зованы воеводства Витебское (1503), Полоцкое (1504), Новогородокское (1507), Подляшское (1513). Реформа 1566 г. утвердила окончательное административно-территориальное деление ВКЛ на воеводства и поветы.

Таким образом, главной фигурой в системе местных органов управления с XVI в. был воевода, который возглавлял администрастративные, хозяйственные, военные и в значительной степени судебные органы на территории своего воеводства. Воеводы назначались великим князем и Радой из числа крупных феодалов, часто пожизненно.

Главой администрации в повете был староста. Его функциии права были такими же как и у воеводы, но только на территории одного повета.

Низшим звеном местного государственного управления были управляющие государственными и великокняжескими имениями – державцы, которые первоначально назывались наместниками и тивунами (название тивун, впрочем, продолжало употребляться в XVI и даже в XVII вв.).

Для общего обозначения всех этих и некоторых других должностей применялись названия «вряд», «уряд», а сами воеводы, старосты, наместники-державцы, тивуны назывались «урядни-ами», «врядниками».

Документирование деятельности местных органов управления и система их взаимоотношений с центром

Несмотря на определенную иерархию местных властей, стройной системы взаимоотношений центра с местами не сложилось. Старосты сохраняли значительную независимость в решении местных вопросов от воевод, а державцы соответственно от тех и других. Эго наложило отпечаток и на организацию сношений центральных и местных органов власти.

Организация сношений центра с местами осуществлялась тремя путями:

1) господарские листы (окружные грамоты) рассылались по принципу «всем, всем, всем» («князем, паном, воеводом, старостом, державцом, наместником и тивуном»);

2) господарские листы направлялись для решения конкретному исполнителю (воеводе, старосте, державце), независимо от его положения в системе органов местного управления;

3) господарские листы направлялись для исполнения главным представителям местной власти – воеводам и старостам, и передавались затем на исполнение низшим – державцам и тивунам.

Лишь в третьем случае в организации движения документов соблюдалась некоторая иерархия властей, однако она не получила законченной формы. Что касается организации обратной связи, то любой державца или тивун всегда имел право непосредственно обращаться к господарю, в том числе и с жалобами на воевод и старост в случае вмешательства последних в их держания без их ведома.

Основание для создания документа, направлявшегося в местные органы власти, могло быть самым разнообразным. При вступлении в должность каждый урядник получал уставу, согласно которой он должен был осуществлять управление вверенной ему территорией. В некоторых случаях уставы приобретали характер инструкций, регламентировавших прежде всего хозяйственные функции урядников, как, например, уставы Жигимонта I, разосланные всем державцам Виленского и Трокского поветов.

Большинство господарских листов, посылавшихся местным органам управления, касалось вопросов землевладения. В них содержались указания урядникам о выделении земель в держание разным лицам за службу; приказания подготовить справку о возможности выделения в их держаниях земель для раздачи; приказания дать «увязанье» (ввести во владение) в выделяемых в держании землях и др. Урядникам также направлялись господарские листы-извещения при передаче доходных мест в аренду частным лицам или при «заставе» (передаче в залог) господарских имений. Воеводам и старостам направлялись господарские листы, связанные с осуществлением этими урядниками военных функций, а также большое количество судебных документов.

Документирование деятельности урядников на местах было напрямую связано с выполнением их государственных обязанностей. На них возлагалась ответственность по ведению всех учетных операций в господарских имениях и доходных местах, они составляли отчеты о хозяйственной деятельности для последующего представления великокняжеским инспекторам, выдавали из своих скарбов денежные и материальные ценности по ассигнациям, выданным в центре. При передаче господарских имений в «заставу» воеводы, старосты и державцы обязаны были составлять их инвентари. Как областные военачальники, воеводы составляли реестры военнослужилых землевладельцев. На воевод и старост возлагалось утверждение и хранение реестров имущества, составляемых в имениях при назначении над ними опеки.

В центр урядники представляли отчеты о хозяйственной деятельности, ответы на господарские запросы, ходатайства перед господарем об утверждении заключенных при урядниках сделок недвижимое имущество.

Доставка документов из центра на места осуществлялась специальными курьерами, функции которых выполняли господарские дворяне и слуги высших должностных лиц княжества. Они выполняли многочисленные поручения государя и радных панов по делам государственного управления: их рассылали с приказами о мобилизации, о сборе налогов, о съезде на «вальный сойм» (листы военные, «серебщинные», сеймовые); посылали к отдельным лицам с «листами позовными» и «мандатами» повестки в суд); им поручали вводить разных лиц во владение имениями и др. Количество дворян при дворе великого князя колебалось от 100 до 150.

В центр документы отправлялись с теми же господарскими дворянами, но чаще функции курьеров отправляли «слуги путные». В большом количестве бывшие в распоряжении местных урядников, они доставляли не только послания местных властей в центр, но и доводили их распоряжения до исполнителей на местах. Листы воевод, старост и державцев защищались законом. За неуважение к посланиям местной администрации назначался крупный штраф.

Организация местных канцелярий

Характерной особенностью делопроизводства на местах являлась его тесная связь с судами и судопроизводством. Воеводы и старосты всегда возглавляли главные суды в воеводствах и поветах, получившие название «замковых», или «гродских». Совмещение административно-исполнительной и судебной функций привело к тому, что сами воеводы и старосты не разделяли адмистративную и судебную деятельность ни в плане организации аппарата управления, ни в плане постановки делопроизводства в нем. Канцелярии воевод и старост по составу служащих были идентичны канцеляриям замковых судов. В судах создавались документы не только судебного, но и гражданского содержания. Здесь утверждались в присутствии урядников акты гражданского состояния, имущественных отношений, прав собственности (купчие, меновые, «дельчие» и пр.). Эти акты вписывались в специальные судебные книги (получившие позднее название актовых) наряду с судебной документацией. В эти же судебные книги вносились все официальные документы — привилеи великих князей, постановления сеймов ВКЛ и поветовых сеймиков. Воеводы и старосты настолько отождествляли свою деятельность в судах со своими административными обязанностями, что в случае оставления занимаемой должности, покидая воеводство или повет, зачастую прихватывали с собой и судебную документацию, рассматривая ее как свою личную. Однако полностью отождествлять канцелярии воевод и старост с канцеляриями замковых судов и их функции нельзя, так как вне судов воеводские и старостинские канцелярии занимались вопросами хозяйственного учета, в них сосредоточивалась переписка с господарем по несудебным вопросам и др.

По своей структуре канцелярии воевод, старост, державцев мало чем отличались друг от друга и напоминали уменьшенную копию великокняжеской канцелярии. Рассмотрим принципы их организации на примере самой крупной местной канцелярии – воеводской. Во главе ее стоял подвоевода – помощник воеводы, который свидетельствовал документы и замещал воеводу в суде. Составление особо важных документов и их хранение возлагались обычно на регентов замковых. Основную же массу служащих составляли дьяки и писари в качестве начальников над дьяками. Канцелярии воевод не были устойчивыми образованиями, и всегда штат служащих в них сменялся при смене урядника. Как правило, воевода, вступая в должность, привозил собой штат личных дьяков и писарей. По этой причине воеводская канцелярия считалась личной организацией воеводы и при смене воевод зачастую сменялся не только штат служащих, но и увозилась документация, возникшая при данном воеводе. Канцелярии воевод не были устойчивыми организациями еще и том плане, что часть писарей и дьяков не сидели на месте в главном городе воеводства, а передвигались вместе с хозяином при его поездках по Великому княжеству, что было связано с совмещением воеводой сразу нескольких должностей.

Подобно воеводским были организованы канцелярии старост (их возглавляли подстаросты), выполнявшие те же функции, что и воеводские канцелярии. Канцелярии державцев отличались. тем, чтоони большей частью обходились услугами дьяков и главной ихзадачей было документирование хозяйственных отношенийв господарских имениях.

Введение земских судов и изменения в организации делопроизводства и архивного дела на местах

В середине XVI в. в организации местной власти и, следовательно, делопроизводства произошли изменения. Это было связано с введением земских судов и упорядочением деятельности замковых судов. Земским судам была передана значительная часть судебных полномочий по решению криминальных и гражданскихдел, а также часть прав на свидетельствование и утверждениедокументов частноправового характера. Администрация земского суда получила название «вряд земский», за администрацией воевод и старост и их судами сохранилось название «вряд замковый». Земские суды были независимы от замковой администрации. Состав служащих канцелярий как земских, так и замковых судов и их делопроизводственная деятельность определялисьзаконом.

Среди актовых книг в земских и гродских судах для записей актов нотариального характера и официальных документов ВКЛ были введены специальные книги, получившие название «записовых». Были приняты меры по страхованию документов от подделок. Каждый повет получил печать с гербом «Погоня» и надписью«имя того повету». Эта печать сохранялась у писаря земского«вряда», причем оформление герба на печати в каждом повете имело свои особенности. Вводилась ответственность, и определялось наказание за фальсификацию печатей и подделку подписей, за собирание и хранение оттисков печатей.

Таким образом, с середины XVI в. канцелярии земских и гродских судов становятся основными учреждениями, в которых велосьделопроизводство на местах. Канцеляриям воевод и старост, когда они не выполняли судебных функций, оставалось ведение, главным образом, хозяйственно-учетной документации и документирование переписки урядников с центральным аппаратом управления.

Судебная реформа середины XVI в. позволила наладить и архивное дело на местах. Воеводам и старостам было запрещено вывозить судовые книги из поветов и воеводств. Актовые книги земских и гродских судов подлежали вечному хранению в судебных архивах и надежно оберегались. Что касается организации архивов при воеводских и старостинских канцеляриях длядокументации, не относившейся к ведению судов, то архивное дело здесь было организовано значительно слабее. Это было связано с тем, что канцелярии воевод, старост и державцев по-прежнему формировались из личных слуг урядников. Вследствии этого большая часть документации, возникавшей в канцелярии урядника, рассматривалась им как личная, и он распоряжался ей по своему усмотрению. Лишь некоторая ее часть, отражавшая главным образом учет хозяйственных операций, передавалась при смене урядника и оставалась на месте. Часть документации местных канцелярий попадала в архив великокняжеской канцелярии (большей частью случайно), часть шла в личный архив урядника. Значительная часть документации, не представлявшей для владельца интерес ни с практической, ни с исторической точки зрения, по-видимому, уничтожалась.

Документирование гражданского состояния и частноправовых отношений

С организацией делопроизводства на местах было очень тесно связано документирование гражданского состояния, имущественных отношений, прав собственности. Документирование гражданского состояния в рассматриваемый период во многом находилось в руках церкви. С 80-90-х годов XVII в. известны метрические книги, которые впервые появляются в католических приходах.

В церковных книгах регистрировались браки, записывались рождения, смерти. Церковные книги и выписки из них являлись основными документами, доказывавшими отцовство или материнство. В духовном суде рассматривались дела по разводам и выдавались соответствующие документы (лишь для решения вопросов о разделе имущества дела передавались в светский судс указанием причины развода).

К актам гражданского состояния относились также документы о принадлежности к какому-либо сословию, в т.ч. родословные, городские обывательские книги, листы, подтверждавшиешляхетское состояние, листы «отвороные» (открытые), выдававшиеся свободным слугам и челядинцам при их переходах от одного пана к другому, документы, оформлявшие опеки и др.

Документирование актов гражданского состояния в рассматриваемый период еще не было достаточно регламентировано, но уже появились определенные нормы в этой области. Статуты ВКЛ определили состав документов и порядок их оформления приустановлении опеки. Решение по этому вопросу сопровождалось изданием декрета, в который вносилось имя опекуна, назначавшегося сперва замковыми, а затем земскими властями. Прежде чем имение передавалось опекуну, составлялись по два реестра на движимое и недвижимое имущество, находившееся в имении, которые скреплялись печатями свидетелей. Один реестр оставался у опекуна, другой передавался поветовому вряду (замковому или земскому), который, вписав его в соответствующие книги, выдавал опекуну выписку. Предусматривались периодические отчеты опекуна о состоянии дел во вверенном имении. Закон устанавливал также требования к оформлению открытых листов, вьщававшихся панами их слугам.

В отличие от документирования гражданского состояния, порядок оформления и движения документов частноправового характера был четко установлен и закреплен законом уже в XVI в., просуществовав с небольшими изменениями до 30-40-х годов XIX в.

Для документирования частноправовых отношений при­мялся термин «запис», под которым понималась передача кому-либо права на какое-либо имущество посредством записи. К «записам» относились документы, составленные при продаже, обмене, дарении и других операциях с собственностью.

Основной тенденцией в развитии документирования имущественных отношений и прав собственности явилось ограничение контроля господаря и замковой администрации за оформлением соглашений на недвижимое имущество и передача их функций земским судам и земской поветовой администрации. На протяжении XV – первой половины XVI вв. для совершения «записа» требовалось специальное разрешение господаря – «лист дозволеный». Письменное разрешение мог выдать и господарский урядник соответствующего повета (воевода или староста).

Уровень организации документирования гражданского состояния и частноправовых отношений, а также сложившаяся система работы с документами этих групп свидетельствуют о высокой степени развития общественных и экономических отношений в стране уже в XVI в. С другой стороны, детальная регламентация процессов составления, оформления, движения документов является показателем достижения значительных успехов в самом документировании.

Таким образом, организация общего делопроизводства в органах государственного управления ВКЛ характеризовалась высоким уровнем развития. Система документирования и правила работы с документами строились с учетом особенностей государственного устройства ВКЛ. Документирование по многим вопросам общественной и экономической жизни было передано на места; постановка делопроизводства в местных органах управления отличалась наибольшей регламентацией и четкостью. Характерной особенностью общего делопроизводства как в центральных, так и в местных органах власти являлась его тесная связь с судопроизводством и судебной документацией.

Наиболее важным в плане утверждения системы делопроизводства стал XVI в., когда определился состав документов, сложились и закрепились в законах основные правила их составления, оформления и хранения. Отмечая значительные успехи в развитии делопроизводства в XVI в., следует отметить, что в последние два столетия существования ВКЛ система делопроизводства оставалась практически без изменений. Усовершенствований вводилось мало. Это было обусловлено тем, что сложившаяся система соответствовала потребностям государственной и общественной жизни.

Системы специальной документации

Дата добавления: 2014-01-20