Представление организации в виде открытой системы

Рассмотрение организации в качестве социально-экономической системы позволяет описать и вскрыть многие свойства и особенности организации.

«Термин система используют в тех случаях, когда хотят охарактеризовать исследуемый или проектируемый объект как нечто целое (единое), сложное, о котором невозможно сразу дать представление, показав его, изобразив графически или описав математическими выражениями (формулами, уравнениями и т.п.), и желают подчеркнуть, что это что-то большое, сложное и при этом целое, единое.

Понятие системы подчеркивает упорядоченность, целостность, наличие определенных закономерностей»[1].

Впервые представление о системе, как совокупности элементов, находящихся в определенных отношениях друг с другом и со средой дал Людвиг фон Беталанфи.

Развитие теории систем далее шло по пути уточнения элементов и связей между ними. Затем, с переходом к изучению социально-экономических систем, было показано самое главное – любая такая система существует относительно цели. Она «живет и развивается» только относительно одной генеральной цели и когда уже не в силах обеспечивать её достижение система перестает существовать в данном виде, «отмирает». Она перестает реализовывать даже важные цели, составляющие её генеральную цель. Она реорганизуется, перестраивается под новые цели.

Следующим важным этапом развития теории систем является введение понятия наблюдателя, т.е. лица, представляющего объект или процесс в виде системы при их исследовании или разработке и принятии решения. Наиболее четким в этом плане является определение, данное отечественным исследователем систем Ю.И.Черняком: «Система есть отражение в сознании субъекта (исследователя, наблюдателя) свойств объектов и их отношений в решении задачи исследования, познания»[2].

Далее Ю.И.Черняк показал, что один и тот же объект на различных этапах его рассмотрения может быть представлен в различных аспектах, и соответственно предлагает одну и ту же систему представлять на разных уровнях существования: философском (теоретико-методологическом), научно-исследовательском, проектном, инженерном и т.д., вплоть до материального воплощения.

Иными словами, в термин система на разных стадиях её рассмотрения можно вкладывать разные понятия, говорить как бы о существовании системы в разных формах.

В нашем случае мы рассматриваем организацию как открытую систему, взаимодействующую с внешней средой (рис. 1.1)

С позиций социально-экономической организации также очень важно, что система имеет не только входы и выходы, реализуемые её элементами при взаимодействии с внешней средой, имеющими связи с внешней средой. Она имеет внутренние элементы, осуществляющие отрицательную обратную связь в системе. Это очень важно, так как в процессе своей деятельности система должна «вписываться» во внешнюю среду, приспосабливаться к её изменениям. При этом у системы (организации) на это отвлекаются ресурсы от основной деятельности, направленной на достижение генеральной цели.

Рис. 1.1. Представление системы во внешней среде

Пример ы: 1. Передвигаясь на двухколесном велосипеде, велосипедист даже не задумывается о том, что с помощью небольших движений руля в сторону своих наклонений он выравнивает свое вертикальное положение относительно дороги и предотвращает падение. Такие его движения во многом зависят от качества дороги – на некачественной дороге они становятся более значимыми, требуют отвлечения от движения вперед больших сил на «вписывание» в дорогу, чем при движении по качественной дороге. 2. Российский бизнес в условиях перестроечного хаоса 90-х годов прошлого столетия должен был очень чутко реагировать на быстрые изменения внешней среды и тратил очень много сил на то, чтобы в неё «вписываться». Зачастую мысли предпринимателей были только на треть посвящены организации созидательной деятельности.

Любая система имеет свою структуру.

Структура (от лат. «structure» – строение, расположение, порядок) отражает определенные взаимосвязи, взаиморасположение составных частей системы, её устройство (строение).

Система с позиций наблюдателя (её исследователя) может быть малой и большой, простой и сложной.

Малая система всегда рассматривается как единое целое, без деления на части, без структуризации.

Большая система предполагает обязательное деление системы на её составляющие (элементы), каждый из которых может быть рассмотрен в отдельности, а потом может быть составлено общее представление о большой системе на основе представлений о каждом элементе и о связях между ними.

Простая система – система, которая может быть рассмотрена (исследована) только в одном аспекте человеческих знаний (технике и технологии, экономике и ином другом). Все технические системы, сколь они не были бы громоздки и насыщены различными составляющими, являются простыми.

Сложная система – система, рассмотрение которой осуществляется в нескольких аспектах (отраслях) человеческих знаний.

Любая система действует в условиях окружающей ее среды, которая фактически определяет поведение системы. Более того, система должна «вписываться» в окружающую среду (рис. 1.4).

Рис.1.4. Организация во внешней среде.

Внешняя среда организации (системы) - это совокупность объектов с определенными характеристиками, функционирующих во взаимосвязи с элементами системы. По отношению к организации – это внешние объекты и факторы, оказывающие влияние на организацию, предоставляющие ресурсы организации.

Однако цели деятельности этих объектов не совпадают или только незначительно совпадают с целями организации. Внешняя среда определяет поведение системы - система вынуждена «вписываться» во внешнюю среду. Именно этим определяется жизнеспособность системы.

Чем быстрее и адекватнее система способна отреагировать на изменения внешней среды, тем она жизнеспособнее. Именно это, а не размеры или иные параметры организации, как системы, определяют ее судьбу в будущем. Если же система оказывается неспособной вовремя и адекватно реагировать на изменения внешней среды, то она неизбежно входит в противоречие с ней и, в конце концов – «погибает». То есть перестает существовать относительно своей генеральной цели деятельности, вошедшей в противоречие с целями окружающей среды.

Для описания системы, для ее понимания самым узловым является процесс выявление и описание цели. При этом не следует путать цель с декларативным заявлением. Декларировать, провозглашать можно многое правдоподобное. Но ни одна такая декларация не будет целью, если отсутствует четкое представление по поводу того, с помощью каких ресурсов и каким образом она будет достигаться, то есть отсутствует стратегия ее достижения. В жизни мы очень часто сталкиваемся с нереальными целями, с декларативными заявлениями, с выдачей желаемого за возможное. Причем зачастую это делается невольно, в силу неадекватной оценки окружающей ситуации и неправильной оценки возможностей использования имеющихся ресурсов. Однако не редки случаи, когда так поступают по другим причинам.

Руководитель организации всегда должен следовать жесткому правилу соответствия цели имеющимся ресурсам. Сам это правило должен исповедовать и требовать его неукоснительного соблюдения от подчиненных. Должен, быть может, обладать определенным даром быстро и адекватно оценивать реальные возможности достижения тех задач, о которых с ним идет речь, особенно со стороны подчиненных.

Цели и стратегия едины! Как невозможно определить стратегию без установления цели, так невозможно правильно сформулировать цель без проработки стратегии.

Цель - это желаемое состояние организации в действующих условиях внешней среды и внутренних ограничений (в первую очередь ресурсных) в будущем, включая определенную реакцию системы на выходе. Данное утверждение справедливо для любой подсистемы, любого элемента, согласованно действующих в системе и, соответственно, имеющих целями своей деятельности подцели общей цели системы.

Стратегия (от гр. stratёgia – ведение войска) – искусство руководства, общий план ведения работ, исходя из сложившейся действительности на данном этапе развития и ресурсных возможностей.

По степени важности для управляемой организации цели могут быть:

- важные, то есть определяющие организацию как таковую. Не достижение этих целей означает фактически гибель организации, прекращение ее существования в данном виде;

- желательные, то есть необходимые для улучшения деятельности организации. Частичное не достижение этих целей вполне допустимо. Но если появляется устойчивая тенденция возрастания доли не достигнутых, то это явный симптом движения к гибели организации в действующем виде;

- возможные, то есть обеспечивающие повышение престижа организации. Если прослеживается устойчивая тенденция возрастания доли достигнутых таких целей, то это явный признак продолжающегося расцвета организации. Для выявления максимально возможного количества целей деятельности организации и ранжирования их по важности чаще всего используется методология построения дерева целей (рис.1.5).

Дерево целей - это ориентированный граф без циклов. Его вершиной является «Генеральная цель», то есть цель, относительно которой существует организация. Основанием же является набор подцелей, фактически раскрывающий набор средств достижения «Генеральной цели». В идеальном случае, если удастся реализовать все подцели (задачи) основания, то «Генеральная цель» оказывается достигнутой автоматически.

Именно подцели низшего уровня и определяют горизонтальную структуру организации, так как представляют собой цели деятельности первичных коллективов.

Рис. 1.5. Дерево целей.

Контрольные вопросы для повторения

1. Может ли быть организация сложной и неформальной?

2. Что в общем случае необходимо для достижения организацией, стоящих перед ней целей?

3. Что первично: цели или организация и что мы понимаем под внешней средой организации?

4. Что, как правило, является предметом для разделения труда в организации по горизонтали, а что – при разделении труда по вертикали?

5. На основании каких факторов и условий осуществляется выделение подразделений в организации?

6. Какие могут быть цели у организации и с помощью какой методологии они раскрываются?

7. Что понимается под жизненным циклом организации?

8. В чем заключается основное отличие некоммерческой организации от коммерческой организации?

Дата добавления: 2014-01-20