Деловая беседа

Лекция 5. Основные формы делового общения.

Деловая беседа – передача или обмен информацией мнениями по определенным вопросам и проблемам. По итогам деловых бесед не обязательно принимается решение, заключается сделка.

Функции деловой беседы:

à общение работников, занятых в одной деловой сфере;

à совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

à контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

à стимулирование деловой активности;

à предварительная подготовка к переговорам, элемент переговорного процесса.

Деловые переговоры – средство согласованного принятия решений. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений.

Подготовка к беседе. Если беседа «проиграна», то проводить с тем же лицом (особенно с вышестоящим руководителем) по­вторный разговор на ту же тему, приводя даже новые аргумен­ты, дело очень трудное, а иногда и практически безнадежное. Отсюда можно сделать вывод: необходимо готовиться к бесе­дам, чтобы увеличить вероятность благоприятного исхода, особенно тщательной подготовки требуют беседы, целью кото­рых является изменение мнения собеседника.

Можно воспользоваться для подготовки к беседе следую­щим вопросником:

1. Какого «сторонника» я могу привести с собой?

2. Что у нас общего?

3. Какие у него увлечения?

4. Какие излюбленные темы?

5. Какие политические убеждения?

6. Что за психологический тип?

7. Какие у него особенности?

8. Каково его отношение ко мне, к моей фирме?

9. Есть ли у него табу?

10. В каком он находится положении (независим, испытывает давление со стороны, заинтересован)?

11. Какова моя тактика?

12. Какой может быть его тактика?

Все это дает возможность определить вашу позицию в отноше­нии данного собеседника.

Для начала рекомендуется запомнить два «золотых» пра­вила:

Обеспечьте себе достаточно времени на подготовку!

Работайте по плану и методично!

Подумаем, что значит начать беседу. На этом этапе нужно выработать правильное и корректное отношение к собесед­нику.

Многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных уровнях (по положению, образованию и т. д.). Именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собе­седника, т.е. на его решение, слушать нас дальше или нет.

Приемы начала беседы. Существует множество способов на­чать беседу, но, как и в шахматах, практика выработала ряд «правильных дебютов». Все эти «дебюты» могут быть сведены к следующим приемам:

1. Метод снятия напряженности. Позволяет установить тес­ный контакт. Достаточно сказать несколько теплых слов. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувство­вать себя в вашем обществе собеседники? Конечно, они хотели бы, чтобы их приветствовали лично, а если еще их адрес будет сказано несколько приятных фраз личного характера или комплиментов, то лед быстро начнет таять. Шутка, которая вызовет смех присутствующих, также способствует созданию дружественной обстановки для беседы.

2. Метод «зацепки». Позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и исполь­зовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необыч­ный вопрос.

3. Метод стимулирования игры воображения. Предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие результаты, когда мы имеем дело с со­беседниками, отличающимися оптимизмом и трезвым взглядом на ситуацию.

Правильное начало беседы предполагает точное описание целей беседы, взаимное представление собеседников, инициатора беседы, название темы, представление лица, ведущего бесе­ду, объявление последовательности рассмотрения вопросов. При завершении беседы порядок действий должен быть обрат­ным: слово берет ведущий беседы и завершает ее обращением к собеседнику.

На что нужно обратить внимание при налаживании лич­ного контакта с собеседником:

· ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения;

· обращение к собеседникам по имени и отчеству;

· соответствующий внешний вид (одежда, подтянутость, выражение лица);

· проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам (нужно дать это почувствовать);

· положительные замечания, относящиеся к оснащенности рабочих помещений, их интерьеру, деловой репутации, об­разцовой организации труда. Ни в коем случае нельзя перебарщивать, иначе нас сочтут неуклюжим или даже неприятным;

· упоминание об изменениях, которые произошли со вре­мени последней встречи;

· обращение за советом и т. п.

Что касается профессиональных контактов, связанных с определенной темой, их цель заключается в том, чтобы вы­звать интерес к беседе. В этом плане можно рекомендовать увязать беседу с предшествующими встречами; обсудить проб­лемы, тенденции и актуальные события в отрасли; упомянуть о том, что нам известны желания и проблемы собеседника (если они известны). В любом случае при малейшей возможно­сти включите в начальную фазу беседы какой-либо профессио­нальный вопрос.

Дата добавления: 2014-01-20