Тема №10 .Подготовка и проведение совещаний

Инструменты сбора информации

Тема №9. Экономия времени при работе с информацией

Недостатки метода

Достоинства метода

Простота и наглядность делают возможным использование диаграммы Парето специалистами, не имеющими особой подготовки.

Сравнение диаграмм Парето, описывающих ситуацию до и после проведения улучшающих мероприятий, позволяют получить количественную оценку выигрыша от этих мероприятий.

При построении сложной, не всегда четко структурированной диаграммы возможны неправильные выводы.

Ожидаемый результат: Принятие решения на основании анализа диаграммы Парето.

Есть несколько видов инструментов с низким или высоким уровнем автоматизации, предназначенных для того, чтобы накапливать незавершенные проекты. Следующие инструменты могут служить примерами некой обобщенной корзины для входящих сведений, которые поступают как из внешних, так и из внутренних источников.

• Обыкновенная корзина для почты.

• Бумажные носители информации.

• Электронные средства записи информации.

• Звукозаписывающие устройства.

• Электронная почта.

Рациональное проведение совещаний.

Совещания отбирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат совещания с учётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени.

Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствии с его значимостью.

После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

· Переговоры по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени на телефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы. Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор. Телефон также можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

С помощью телефонной линии менеджер имеет возможность соединиться с глобальной информационной сетью, которая даёт возможность отличного обмена информацией.

· Рациональное ведение корреспонденции.

Для этого нужно:

1. Подготовить стандартные ответы;

2. Стараться писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

3. Своевременно уничтожать архивы;

4. Доверять секретарю разбор почты.

· Корректировка общения с окружающими.

Речь идет в первую очередь о следующей ситуации: у ряда людей может появиться, привычка обращаться к вам, с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы сами приучили их к этому. Если вы вполне можете удовлетворить этих людей и не жертвовать при этом своими приоритетами, тогда вперед! Если вы сможете найти компромиссы и выполнить их просьбы частично и без ущерба для себя - это тоже нормально! Но вот если подобные обращения только осложняют вам жизнь и отнимают драгоценное время - научитесь говорить "нет"! Кроме того, если вы выполняете в процессе работы две роли, одна из которых связана с общением, а другая - с обдумыванием и сосредоточением, то вам надо каким-то образом уравновесить требования этих двух ролей таким образом, чтобы ваше общение не мешало вашим размышлениям. Еще один совет специалистов тайм- менеджмента звучит так: не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения - это их личное дело. Не стоит терять время на бессмысленные разговоры и споры. Выскажите собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и отвергните те, которые не признаете. После этого закончите разговор. Скорее всего, у ваших собеседников не возникнет больше вопросов. Кроме всех перечисленных приемов рекомендуется взять на вооружение важнейший принцип тайм- менеджмента: "всё может быть усовершенствовано!".

Дата добавления: 2014-01-20