Подготовка приема

Проведение приема требует тщательной подготовки, которая включает: определение вида и времени проведения приема; составление списка приглашенных и заблаговременную рассылку приглашений; соответствующую подготовку помещения; составление плана рассадки за столом и печатание кувертных и рассадочных карточек, если речь идет о завтраке, обеде или ужине; составление меню и сценария проведения приема.

Выбор вида приема определяется характером события, которому он посвящен, финансовыми возможностями его устроителей, а также сложившимися протокольными традициями. Наиболее почетными видами приемов, подчеркивающими важность повода, являются: из дневных – завтрак, из вечерних – обед или ужин. Более просты в подготовке и демократичны по характеру проведения получившие в последнее время широкое распространение в международной протокольной практике приемы без рассадки (стоя) типа «коктейль», «а ля фуршет». В некоторых странах в особо торжественных случаях устраиваются два приема подряд: сразу же после обеда для особо важных персон проводится прием «коктейль» или «а ля фуршет» с более широким кругом гостей.

При определении даты приема важно помнить, что приемы не организуются в предпраздничные и нерабочие дни, а также в дни национального траура (назначенные ранее отменяются).

Приглашение на прием.

На прием в честь высокого гостя, находящегося с визитом в нашей стране, кроме сопровождающих его лиц (членов делегации) приглашаются посол страны гостя и старшие дипломатические сотрудники.

О времени и виде приема гости извещаются заранее приглашениями. Приглашения желательно отпечатать типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или впечатываются в бланк. Супружеским парам посылается общее приглашение с указанием на первом месте имени официального лица. Приглашения пишутся от третьего лица с употреблением выражения «имеет честь пригласить» и не подписываются. В приглашениях на прием типа «коктейль» или «а ля фуршет» указывается время начала и окончания приема (см. приложение 1).

При направлении приглашения важному лицу лучше до его отправки по телефону осведомиться, приемлем ли назначенный день, а само приглашение рекомендуется послать с курьером.

В приглашении на торжественный прием может указываться форма одежды. В левом нижнем углу пишется: «white tie» (белый галстук, что означает – фрак); «black tie» (черный галстук, т. е. смокинг); «ewening dress» – вечерняя одежда. Дамы должны быть в вечерних туалетах, хотя в приглашении это не указывается.

Проставленные внизу приглашения буквы RSVP означают просьбу подтвердить приглашение (repondez, s’il – просьба ответить). На приглашении, направленном VIP-персоне после предварительной устной договоренности, буквы RSVP зачеркивают и вместо них пишут «p. m.» (pour memoire – для памяти). Если на приглашении указан номер телефона, ответ можно дать по телефону. Приглашение направляют за две-три недели до приема. Ответ на него обязателен независимо от того, принято приглашение или нет. При отказе принять приглашение благодарят за оказанную честь и мотивируют отказ. Обычно ответ принято давать через 3 – 5 дней после получения приглашения.

Оборудование помещения для приема. Выбор места и оборудование помещения для приема являются существенным этапом в его подготовке. Особенно это касается приемов, проводимых дипломатическими представительствами за рубежом. Если прием проводится в резиденции посла или в посольстве, то приглашенные на него гости как бы оказываются на территории государства хозяев. Чаще, однако, посольства устраивают приемы в арендованных помещениях местных ресторанов с хорошей кухней и обслуживанием. Организаторы в таком случае обязаны подумать о размещении национальных флагов, а нередко и портретов глав обоих государств. В особо торжественных случаях (прием в честь главы государства) может быть приглашен оркестр для исполнения гимнов страны гостя и страны пребывания, а также торжественного марша по окончании приема. На таких приемах нередко организуются концерты, исполняется национальная музыка. Соответственно и помещение должно отвечать формату приема такого уровня. Несомненно, проведение приемов у себя на родине упрощает выполнение этих требований.

Для проведения приема с рассадкой желательно иметь два зала: один для сбора гостей, другой для банкета. В первом зале (аванзале) ставят кресла, низкие столики, на которые можно положить сигареты, расставить пепельницы. Здесь собираются приглашенные до начала приема и прихода главного гостя. Столы накрываются во втором, основном зале приема. При проведении приема без рассадки можно ограничиться одним залом.

Рассадка на приеме. Рассадка за столом на приемах типа «завтрак», «обед», «ужин» осуществляется в соответствии с общепринятыми протокольными нормами, главная из которых – строгое соблюдение принципа старшинства гостей с точки зрения их служебного положения и общественного статуса. При рассадке гостей придерживаются следующих протокольных правил: места, ближайшие к хозяйке и хозяину, считаются самыми почетными. Чем дальше место от этих лиц, тем оно менее почетно. Место по правую руку почетнее места по левую руку. Первыми по правую руку от хозяина рассаживают женщин, от хозяйки – мужчин. Затем места чередуются: рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот. На приеме, где присутствуют только мужчины, почетному гостю может быть предложено место напротив хозяина.

Пространственно почетное место располагается напротив входной двери; если дверь находится сбоку – почетное место напротив окна, выходящего на улицу.

Женщине не отводят место рядом с женщиной, а мужу – с женой. Два иностранца из одной страны не должны сидеть вместе. Замужняя женщина занимает место в соответствии со старшинством своего супруга. Вдовы сохраняют статус мужей. Замужние женщины имеют старшинство выше разведенных, а также молодых девушек. Соблюдение этих правил важно и на чисто женских приемах. Муж женщины, занимающей официальное положение, садится среди мужчин соответственно статусу супруги, если только его положение (титул, почетное звание и т. д.) не дает права на более почетное место. Члены семьи хозяина уступают старшинство гостям.

Общепринято при равном статусе преимущество иностранных гостей перед гражданами своей страны. Применительно к дипломатической практике из этого следует, что в доме иностранного дипломата преимущество имеют глава правительства государства пребывания, председатели палат парламента и министр иностранных дел. В доме министра иностранных дел иностранные послы имеют преимущество перед названными официальными лицами страны аккредитации.

При рассадке на приеме по случаю визита зарубежной делегации необходимо учитывать знание иностранных языков сидящими рядом с гостями. Не исключено приглашение переводчиков, которые обычно также сидят за столом, но могут находиться и позади кресел хозяина и главного гостя.

Трудности в рассадке могут быть устранены путем установки двух столов – с хозяином во главе одного стола и хозяйкой во главе другого. При этом мужья и жены рассаживаются за разными столами.

Помимо соблюдения приведенных правил устроителям приема нелишне учесть степень коммуникабельности отдельных гостей, личные отношения сидящих рядом, их «совместимость». От этого во многом зависит комфортность состояния приглашенных лиц.

Для обозначения мест за столом организаторы приема печатают рассадочные и кувертные карточки – небольшие прямоугольные листки из плотной бумаги с напечатанными на них фамилиями участников приема. В аванзале, где собираются гости и подается аперитив, или перед входом в банкетный зал на небольшом столике помещается план рассадки. Соответственно с планом каждое место за столом обозначено кувертной карточкой, обычно положенной на самый высокий бокал. На приемах с большим числом гостей используются специальные карточки со словами «Ваше место за столом» и соответствующим обозначением.

Составление меню и сценария проведения приема. Составляя меню, необходимо учитывать вкусы гостей, их культурные и религиозные традиции. Однако общепринятые правила соблюдаются неукоснительно (чередование блюд, соответствие напитков закускам и т. д.). Сценарий приема продумывается заранее. Предусматривается место встречи гостей хозяевами в аванзале.Выделяются сотрудники для встречи гостей у подъезда или в вестибюле. Распределяются обязанности присутствующих на приеме работников устраивающей прием организации (учреждения). Это особенно важно для приема «коктейль» или «фуршет». Здесь целесообразно закрепить за каждым гостем кого-то из принимающей стороны. При этом представитель хозяев должен весьма корректно оказывать внимание гостю (беседовать, знакомить с присутствующими, наливать напитки, предлагать закуску), с тем чтобы не быть слишком назойливым, не сковывать гостя. Если прием помимо собственно угощения предполагает проведение концерта, выставки, показ кинофильма и т. д., необходимо позаботиться об их органичном включении в общий сценарий мероприятия.

Меню, время и очередность подачи отдельных блюд, график перерывов в ходе обслуживания для выступлений с речами и тостами заранее согласовываются с обслуживающим персоналом.

Дата добавления: 2014-01-20