Назначение пресс-службы

ПРЕСС-СЛУЖБА В СТРУКТУРЕ ПАБЛИК РИЛЕЙШНЗ

В наше время пресс-службы имеются в штатах всех государственных структур, финансово-промышленных групп, банков, коммерческих и некоммерческих организаций, политических партий, общественных движений, религиозных конфессий, развлекательных центров, спортивных клубов и т.д. Если юридическое лицо не имеет пресс-службы, то ее функции, как правило, выполняет пресс-секретарь, пресс-атташе, специалист по связям с общественностью, наделенный правами подготовки и распространения информации о своем ведомстве и его руководителе.

Важно, чтобы на этой работе оказались профессионально подготовленные люди. Критериями профессионализма пресс-секретаря являются: открытость, наличие и частота обновления информации, легитимность и справедливость правил аккредитации журналистов, оперативность и полнота ответов на запросы редакций СМИ о планах и перспективах организации, ведомства и т.д.

В зависимости от объема работы обязанности службы по связям с общественностью могут выполнять:

■ пресс-секретарь;

■ пресс-бюро;

■ отдел по работе с прессой;

■ пресс-служба или пресс-центр;

■ служба ПР (непосредственно ее руководитель);

■ внештатные работники или внешняя консультативная фирма.

Как показывает практика, штат пресс-служб может колебаться от двух—трех сотрудников до двадцати и больше. В крупных фирмах, концернах и объединениях пресс-службы являются подразделениями отделов и управлений по связям с общественностью, а в Администрации Президента РФ несколько лет функционирует Управление пресс-службы и информации. Пресс-службы при любой организации решают две задачи:

1) обеспечивают полноту и оперативность информации о деятельности представляемой ими организации;

2) создают оптимальные условия для работы аккредитованных журналистов.

На международных Олимпийских играх, других важнейших событиях пресс-служба может создавать субпресс-центры, иметь пресс-атташе, разрабатывать стратегию по отношению к прессе, проводить информационные консультации, выпускать информационные бюллетени, буклеты, дневники, официальные сообщения и документы.

Пресс-службы международных организаций имеют телефоны, факсы, компьютеры, электронные банки данных; внутреннюю теле- и радиосеть, библиотеку текущей печати; автоматизированные информационно-справочные службы. Они могут издавать бюллетени, пресс-релизы, другую печатную продукцию.

Во время таких массовых мероприятий, как конференции, симпозиумы, фестивали, в их пресс-службах устанавливаются автоматические информаторы — специальная телефонная аппаратура, выдающая по запросам абонентов справочную информацию: программу мероприятий на текущий день, хронику прошлого дня, экстренные объявления и сообщения, официальные решения в кратком изложении, а также сведения о погоде, о точном поясном времени, о сервисных службах.

Группа аккредитации таких пресс-служб выдает журналистам аккредитационные карточки, вручает им информационный пакет документов, ключи от личного пресс-бокса, а также обеспечивает документами творческие бригады телевидения, фотокорреспондентов.

В творческую группу крупных пресс-служб входят собственные корреспонденты, телевизионные репортеры и операторы, готовящие материалы для редакций СМИ, которые не могли направлять своих журналистов на международные мероприятия.

Пресс-центры значительно уступают пресс-службам по масштабам деятельности, хотя решают те же задачи. Пресс-центры создаются на ведомственном уровне (министерство, государственный комитет, управление), а также в структурах местного самоуправления (пресс-центр городской администрации). Некоторые исследователи подразделяют пресс-службы на два типа: постоянно действующие (при Администрации Президента РФ, при Правительстве РФ, при палатах Федерального Собрания РФ, при политических партиях и организациях, при крупных корпорациях и банках), которые можно назвать пресс-службами организаций, и временные, именуемые пресс-центрами события, мероприятия, которые создаются для освещения важных кратковременных событий, какого-либо конкретного случая: собрания, съезда, юбилейных торжеств, кинофестивалей и т.п.

В пресс-центре работают как журналисты, так и технические сотрудники. Одни из них специализируются на печатных изданиях, другие — на электронных СМИ, третьи заняты тематическим контент-анализом публикаций. Работники пресс-центра, отвечающие за связь с прессой, должны пользоваться авторитетом у журналистов и обязаны:

1) предоставлять материалы для печати, на основе которых в редакциях пишутся заметки, корреспонденции или статьи, очерки;

2) отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги (статистические данные, фотоснимки, справочные материалы, возможность переписать на свою пленку обычное заседание совета директоров, переговоры с партнерами и т.д.);

3) следить за сообщениями печати, радио, телевидения, оценивать их, при необходимости принимать меры по исправлению ошибок в заявлениях или выступать с опровержениями.

Обозреватели аналитической группы пресс-центра следят за освещением определенных проблем на страницах газет и журналов, в программах радиостанций и телеканалов, оценивают эти сообщения, вырабатывают прогнозы ситуаций, рекомендации и выводы. В ходе подготовки к очередной пресс-конференции обозреватель формирует тематическое досье с различными справками и памятками. С помощью специалистов по социологии, политологии, социальным и экономическим проблемам аналитики увязывают практическую деятельность пресс-центра с научно-исследовательскими программами, способствующими повышению эффективности связей руководства фирмы, банка, органов местного самоуправления с общественностью.

Такие комплексные аналитические группы пресс-центров вырабатывают:

■ концепции и программы социологических исследований редакционной деятельности аудитории СМИ с составлением рекомендаций по работе с журналистами;

■ программы консультаций творческих коллективов, журналистов, общественных корреспондентов в связи с подготовкой проблемных выступлений, постановкой актуальных вопросов общественного развития;

■ планы проведения конференций, «круглых столов», дискуссий по вопросам журналистской практики, политической рекламы, пиар-деятельности;

■ планы рецензирования книг, брошюр, другой печатной продукции, относящейся к проблематике обозревателей и аналитиков пресс-центра;

■ концепцию политической кампании, специальных событий в сфере пиара, имиджа, репутации, паблисити.

Для налаживания эффективных и взаимовыгодных отношений со СМИ работникам всех видов пресс-служб и пресс-центров следует придерживаться следующих правил:

1. Строить отношения со СМИ на доверительной основе, предоставляя как можно больше информации, даже конфиденциального характера, договариваясь о том, что доступно, а что нельзя публиковать. Согласовывать формы использования информации (как официальное заявление или как заявление абстрактного представителя организации, без ссылки на источник, не ранее обусловленного времени и т.п.). Если невозможно обнародовать информацию, необходимо открыто объяснить причины. Скрытность может вызвать более настойчивый интерес и направить журналистов на поиски информации в других местах.

2. Специалист, отвечающий за связь с прессой, должен полностью ориентироваться в задачах организации, быть в курсе всех текущих дел, его имя должно быть известно журналистам.

3. Не опровергать достоверную информацию, а давать свою версию и объяснять свою позицию.

4. Соблюдать меру: информационный поток, исходящий от организации, должен быть постоянным, но не перегруженным, иначе возникнет риск, что действительно полезная для компании информация не будет замечена или попадет в редакционную корзину.

5. Не просить журналистов умалчивать нелицеприятные факты, стараться не допускать кризисных ситуаций.

6. Распространять одинаковую для всех изданий информацию.

7. Предоставлять точную информацию (страховаться от возможных ошибок, обеспечивать точность передачи информации).

8. Предоставлять качественную информацию. Качество информации определяется содержанием, четкостью и ясностью литературного языка, точной адресной направленностью.

9. Предоставлять информацию быстро (отвечать на заданные вопросы либо переадресовывать компетентному лицу).

10. Информация, исходящая от организации, должна быть ясна и хорошо структурирована, т.е. максимально удобна для чтения.

11. Доверять объективности журналистов и уважать их стремление опубликовать информацию, действительно ценную и актуальную для аудитории их издания.

Дата добавления: 2014-01-20