Ввод операций и проводок при помощи документов

Типовые операции

Помимо ручного ввода, в программе «1С: Бухгалтерия» имеется достаточно мощное средство автоматизации процесса ввода операций и проводок это – механизм типовых операций.

Большинство хозяйственных действий, совершаемых на предприятии, с точки зрения бухгалтерского учета имеют однотипный характер и зачастую фиксируются в учете при помощи набора из нескольких бухгалтерских проводок. Для отражения в учете подобных стандартных ситуаций в «1С: Бухгалтерии» служат типовые операции. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто повторяющихся операций. Программа позволяет бухгалтеру самостоятельно создавать типовые операции, тем самым, настраивая систему под свои потребности.

Для этого в программе имеется встроенный инструментарий, предназначенный для создания типовых операций. В отличие от конфигурирования, механизм создания типовых операций доступен из программы, работающей в режиме ведения бухгалтерского учета.

При работе с типовыми операциями следует четко различать два возможных режима работы с ними: создание типовой операции, и ее использование.

Создание типовой операции предполагает создание шаблона, предназначенного для ввода операций того или иного типа. Реквизиты операции могут быть рассчитаны посредством ввода в эти поля соответствующих формул. В случае необходимости их использования можно обратиться к встроенному языку. Это можно сделать в режиме конфигурирования через меню «Сервис - Синтаксис-Помощник».

Использование типовой операции представляет собой ввод операции и проводок с использованием ранее созданного шаблона типовой операции.

В типовую конфигурацию включено несколько десятков типовых операций, однако, их состав может расширяться пользователем практически неограниченно.

После завершения ввода типовой операции, в журнале операций будет зафиксирована запись, которая ничем не будет отличаться от обычных операций.

В журнале не сохраняется ни одного свидетельства ее необычного происхождения. Связь с породившей ее типовой операцией никак не фиксируется. Если понадобится изменить какие-то параметры данной хозяйственной операции, то ранее введенную операцию придется удалить и заново произвести ввод типовой операции.

Наиболее естественной формой работы бухгалтера является работа с первичными документами. Каждая бухгалтерская операция обусловливается или подтверждается некоторым первичным документом. Поэтому при ручной организации учета бухгалтер, как правило, выполняет два действия: выписывает или регистрирует документ, а затем отражает его основные показатели в учетных регистрах. Компьютерная программа позволяет совместить процесс ввода, регистрации первичного документа и формирования связанных с ним бухгалтерских проводок. Для этой цели в программе «1С: Бухгалтерия» предусмотрен режим ввода документов. Набор документов, их реквизитный состав, формы журналов для регистрации документов определяются в процессе конфигурирования программы.

Вид (тип) документа. Все документы делятся на виды, каждый из которых предназначен для ввода и хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа, например выдачи денег из кассы, поступления товарно-материальных ценностей на склад и т.п. Конфигурация предусматривает наличие заранее определенного набора форм документов. Расширить существующий набор видов документов можно лишь на этапе конфигурирования программы.

Документ может использоваться для разных целей:

· для ввода и сохранения информации первичного документа в компьютерной базе данных;

· для формирования бухгалтерских записей (проводок) и их сохранения в базе учетных данных;

· для формирования печатного образа документа, который может быть просмотрен, сохранен в компьютере или распечатан.

Не исключается использование документа для одной или двух из названных целей. Например, документ может быть предназначен для ввода информации и формирования проводок, но не иметь печатной формы, или наоборот, имея печатную форму, не предусматривать формирование проводок.

Полный список всех типов документов, входящих в конфигурацию, можно увидеть непосредственно в режиме ведения бухгалтерского учета. Для этого, находясь в журнале операций надо обратиться к функции «Ввести документ». В результате раскроется окно для выбора вида документа. В этом окне будет представлен полный список всех документов включенных в данную конфигурацию.

Форма диалога для ввода документа представляет собой экранную форму, содержащую поля для ввода реквизитов документа.

Внешний вид формы документа, его свойства и состав полей определяются типом документа и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными. Каждый документ имеет два обязательных реквизита: номер и дату. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Для приведенного документа это, например, исполнитель, номер договора, ставка НДС.

Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которые могут встречаться в количестве более одного на документ. Это, например, список оказанных услуг в приведенном документе.

В общем случае табличная часть представляет собой совокупность строк одинаковой структуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе «1С: Бухгалтерия» может содержать только одну табличную часть.

Программа предусматривает ввод документа на основании введенного ранее документа. Для использования режима «Ввод на основании» сначала в журнале документов следует найти документ, на основании которого будет вводиться новый документ. Установив курсор на этот документ, выберем требуемый режим ввода через меню «Действия – Ввести на основании». Программа предложит список, содержащий полный перечень видов документов, которые можно ввести на основании выбранного. В результате такой процедуры ввода поля вводимого документа будет заполнено автоматически, причем в нем будет указан документ, выбранный нами в качестве основания для ввода. При проведении документа автоматически формируются проводки по дебету тех же субсчетов, которые были выбраны в документе - основании, в корреспонденции со счетом, указанным в табличной части в графе «Корр.счет».

Выяснить назначение каждого конкретного документа можно непосредственно в программе. Для этого надо обратиться к диалоговой форме ввода документа и в панели инструментов нажать экранную кнопку с пиктограммой«Описание».

Прежде чем завершить ввод документа, программа выдаст два запроса:

«Сохранить документ?» положительный ответ приведет к сохранению документа в базе данных, кроме того, во все журналы, предусмотренные для документа данного типа, будут внесены записи о наличии документа.

«Провести документ?» положительный ответ на этот вопрос приведет к проведению документа, то есть будут сформированы проводки, предусмотренные данным документом, и помещены в базу учетных данных. При этом документ получает статус «Проведенный».

Дата добавления: 2014-01-20