Работа со связанными списками в MS Excel

Структурные элементы БД

Структура базы определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Современные БД представляют собой электронные архивы. Данные о каждом заносят в отдельные ячейки (определённые поля).

БД представляются в виде таблиц (файлов) и содержит поля и записи.

Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей БД являются поля и записи.

При отсутствии записей структура таблицы образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы, мы получаем новую БД.

БД, содержащая таблицы (файлы), поля и записи.

Поле

Имя поля 1

Имя поля 2

Имя поля 4

Имя поля 3

Запись

Файл (таблица) – совокупность записей одной структуры.

Таблица состоит из фиксированного числа столбцов и некоторого количества строк.

Столбцы таблицы в БД называются полями, а строки – записью.

Для описания поля используют следующие характеристики:

имя – верхняя строка списка, содержащая заголовок каждого столбца таблиц,определяет, как следует обращаться к данным этого поля при операциях с базой – (Ф.,И.,О., дата рождения, адрес, телефон и т.д.);

тип – определяет тип данных, содержащихся в данном поле (символьный, дата, числовой, календарный…);

длина – размер поля определяет предельную длину данных (символов), которые могут размещаться в данном поле (15 байт);

точность – служит для отображения дробной части числа.

Основное требование к обрабатываемым таблицам: однородность всех входящих в неё строк (записей). Например:

Поле «Пол» может иметь запись м (или ж)

возможно муж. (или жен.)

мужской (или женский),

нельзя смешивать сокращения типа: м, муж, мужской, ж, жен, женский в одном поле.

Нельзя смешивать «Возраст» 19 лет и 21 год, надо в ячейки занести просто числа.

Связанные списки (CC) в MS Excel обозначают простейшую БД.

После создания СС и внесения данных, существует возможность просмотра этой информации и её обновление.

Основными операциям, выполняемым при работе со списками как с БД, являются

- поиск определенных строк (столбцов) и

- сортировка таблицы по одному или нескольким полям.

Рекомендации для ввода информации в БД Excel:

1. Имена полей должны быть указаны в самой верхней строке списка.

2. Первая запись вводится в строку сразу под заголовками полей.

3. Каждая запись вводится в отдельную строку.

4. Между записями не должно быть пустых строк.

5. Информация в ячейках одного столбца должна быть однотипна. В случае отсутствия информация для некоторого поля, его оставляют пустым.

6. Ячейки в списке не объединяются.

7. Все данные одной таблицы должны располагаться на одном рабочем Листе.

8. На Листе не следует помещать более одного списка.

После создания БД и внесения в неё данных, пользователь может просматривать эту информацию, обновлять её, производить расчеты.

2.4. Средства работы со связанными списками

Форма – бланк для работы с БД.

I. Добавление данных к списку с помощью "Формы"

С помощью формы можно вводить и редактировать информацию в БД:

1. Активизировать любую ячейку внутри блока БД.

2. Выбрать команду Данные/Форма, чтобы раскрыть диалоговое окно "Форма".

3. Просмотреть записи можно с помощью кнопок Назад или Далее.

4. Чтобы ввести новую запись, щёлкнуть по кнопке Добавить.

Форма отображает, какие поля есть в записях списка, сколько записей уже сделано.

5. Ввести соответствующие данные в пустые поля. Переход между полями осуществляется с помощью клавиши Tab или щелчком мыши.

6. После ввода данных, щёлкнуть на кнопке Закрыть.

II. Поиск данных по заданным критериям с помощью «Формы»

Для быстрого поиска информации с помощью заданных критериев поиска, можно использовать Форму. Критерий означает "отличительный признак" или условие поиска.

Например: возраст > 18, пол – муж; курс – 1-й, оценка – отлично …

При указании критерий, MS Excel найдёт и отберёт только те записи, для которых выполнены условия, заданные критериями (одним или несколькими).

Для построения сложного критерия используются логические операторы «И» и «ИЛИ». Область поиска при этом ограничивается. Например: >16 И <19; 1-й ИЛИ 5-й.

Для задания критериев и выполнения поиска:

1. Активизировать любую ячейку внутри блока БД.

2. Выбрать команду Данные/Форма, чтобы раскрыть диалоговое окно "Форма".

3. Щёлкнуть на кнопке Критерии. Очистятся все поля формы.

4. Ввести требуемые критерии поиска в подходящие поля (при этом используются знаки >, <, >=, <=, <>).

5. Нажать кнопку Enter, чтобы начать поиск.

Весь список одновременно просмотреть с помощью Формы не возможно.

С помощью кнопок Назад и Далее можно просмотреть все записи, удовлетворяющие заданным критериям. Но все записи в виде таблицы в форме не видны (недостаток).

И в этом случае будут отображаться поочередно только те записи, которые удовлетворяют критериям поиска.

Дата добавления: 2014-01-20