Понятие документа и документооборота

Понятие документа и документооборота

Тема 6 Документация, инвентаризация, оценка и калькуляция

6.2 Инвентаризация: понятие, виды, порядок проведения и оформление результатов.

6.3 Оценка, её значение и виды.

6.4 Калькуляция: Понятие и виды.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета является документооборот, организация которого и тех­нология обработки всей учетной информации утвержда­ются руководителем при утверждении учетной полити­ки компании.

Документооборот — это движение первичных доку­ментов бухгалтерского учета от момента их создания до передачи в архив.

Движение бухгалтерских документов требует опре­деленной системы управления, которая достигается пу­тем делопроизводства в бухгалтерской службе (дело­производство — это документирование фактов хозяй­ственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами).

Для осуществления контроля и упорядочения обра­ботки данных о хозяйственных операциях на основе пер­вичных учетных документов составляются сводные учет­ные документы и оформляется график документооборота. График документооборота является регламентом, за­крепляющим оптимальный режим (сроки и очередность) обработки всей бухгалтерской документации, поступаю­щей в организацию.

Анализ составленных схем документооборота на отдель­ных участках учетной работы позволяет выявить излиш­ние операции, сократить срок, упростить обработку до­кументов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. Нарушение порядка до­кументооборота и задержка документов на любом из эта­пов прохождения приводят к отставанию регистрации хо­зяйственных операций в учете, ослаблению контроля за их выполнением.

Оформляется график в виде схемы или перечня ра­бот, выполняемых каждым подразделением и исполни­телем по созданию, проверке и обработке документов. Обычно используется табличный вариант графика до­кументооборота, примерная форма которого предложе­на Положением о документах и документообороте в бух­галтерском учете, утвержденным Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (табл. 7.2).

График документооборота составляет главный бухгал­тер, подписывает руководитель. Главный бухгалтер мо­жет привлечь для составления графика другие службы.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами.

После составления графика до каждого лица, уча­ствующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несво­евременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалте­рии обязывает принимать только те документы, кото­рые оформлены в установленном порядке.

Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Согласно п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архив­ном деле в Российской Федерации» организация может создать собственный архив.

6.2 Инвентаризация: понятие, виды. порядок проведения и оформление результатов.

Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Инвентаризация - это способ определения фактического наличия товарно-материальных ценностей на предприятии и ее обязательств на определенную дату и сверка их с данными бух. учета.

Нормативными документами является: ФЗ о бух. учете:

- положение по ведению бух. учета и бух. отчетности в РФ.

- методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Минфином РФ №49 от 13 июня 1995года.

Основными принципам инвентаризационной работы служат:

- полнота,

- точность,

- своевременность отражения фактического наличия и состояния ценностей,

- правильность и своевременность выявления результатов проверки ценностей и отражение их в учете.

В основу классификации инвентаризации положены 2 признака:

- полнота охвата ценностей,

- назначение и характер проверки.

В зависимости от полноты охвата ценностей инвентаризации разделяются на:

- полные,

- частичные,

- выборочные,

- сплошные

Полная инвентаризация распространяется на все без исключения материальные ценности, денежные средства, расчеты и др. статьи баланса.

Частичная охватывает какой-либо один вид имущества, например, только деньги в кассе, или только материалы на определенном складе.

Выборочная инвентаризация касается только части определенного вида имущества. Она может проводится по переоценивающимся материальным ценностям. Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех подразделениях предприятия. В зависимости от назначения и характера различают:

- плановые (периодические)

- внеплановые.

По периодичности проведения инвентаризации бывают:

- текущие,

- перманентные, т.е. постоянные, непрерывные.

В соответствии с положением о бух. учете предприятия самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном периоде и даты их проведения кроме этого обязательно проводятся инвентаризации в следующих случаях:

- при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное.

- при смене материально-ответственных лиц на день передачи дел.

- при установлений фактов хищений, порчи ценностей.

- немедленно после установления фактов в случае пожара и стихийных бедствий.

- при переоценке имущества.

- при ликвидации, реорганизации предприятия перед составлением ликвидационного разделительного бух. баланса и в др. случаях.

Ответственность за полноту и правильность проведения инвентаризации и обеспечение их внезапности несет руководитель предприятия.

Главный бухгалтер обязан контролировать соблюдение правил проведения

инвентаризации.

Задачи инвентаризации:

- выявление фактического наличия имущества предприятия,

- контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия с данными бух. учета.,

- выявление неиспользуемого имущества,

- проверка соблюдений правил и условий хранения имущества,

- проверка реальности стоимости учтенного в балансе имущества. Инвентаризации подлежит все имущество предприятия, числящееся на балансе, а также имущество не принадлежащее организации, но числящееся на бух. учете, в том числе арендованное, принятое на ответственное хранение, принятое в переработку. Инвентаризацию проводят перед сопоставлением годовой бух отчетности обычно на 1 число месяца по основным средствам. Инвентаризация может проводится 1 раз в 3 года, по библиотечным фондам 1 раз в 5 лет.

Инвентаризацию осуществляют по каждому наименованию имущества ив разрезе материально-ответственных лиц.

На средних и крупных предприятиях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе руководителя или его заместителя, гл. бухгалтера, юриста и руководителей отдельных подразделений. Комиссия выполняет организационные, контрольные и методические функции по организации инвентаризации выборочных и контрольных проверок.

Инвентаризацию проводит рабочая инвентаризационная комиссия. В ее состав включается:

- представитель руководителя,

- материально-ответственные лица,

- работники бухгалтерии.

- экономисты,

- товароведы и другие специалисты.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью (в 3-х экземплярах). На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров и количество номенклатурных показателей, записанных на данной странице. Ошибки исправляют во всех экземплярах описи корректорным способом и подтверждают подписью всех членов комиссии и материально ответственными лицами. Результаты инвентаризации оформляются в бухгалтерии актом результатов проверки ценностей или сличительной ведомостью. В сличительную ведомость включаются те наименования имущества, на которые выявлены расхождения с данными бух. учета. Выявленные при инвентаризации излишки оприходуются с отнесением на финансовые результаты организации Дт 50 Кт 91 - в кассе выявлены излишки 5 рублей. Недостачи и испорченные ценности в пределах норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращение Дт 94 КтЮ - выявлена недостача материалов; Дт 26 Кт 94 - учтена недостача в пределах норм естественной убыли.

Недостача сверх естественной убыли и испорченных ценностей относят в начет виновных лиц при подтверждении их вины. Дт 94 Кт 10 - недостача материалов; Дт 73 Кт 94 - недостача отнесена на виновное лицо. Если вина не установлена или судом отказано в возмещении ущерба с указанных лиц, то убытки от недостачи списываются на финансовые результаты. Дт 94 Кт 10 - недостача; Дт 91 Кт 94 - недостача списана как прочие расходы.

6.3 Оценка, её значение и виды.

Применение денежного измерителя в бух. учете как обобщающего позволяет измерять разнородные экономические явления. Для этого используют оценку и калькуляцию. С их помощью достигается стоимостное измерение и обобщение фактов хозяйственной деятельности предприятия и становится возможным использование полученной информации для принятия управленческих решений.

Оценка - это способ выражения экономических событий в денежном измерителе. Она направлена на выявление размера динамики изменения анализируемых показателей. Оценка имуществ и обязательств, а также хозяйственных процессов ведется в рублях. Если имущество и обязательства выражены в другой валюте, то осуществляется пересчет в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения хозяйственной операции. Оценке подлежат следующие объекты бух. учета:

- основные средства,

- нематериальные активы,

- производственно-материальные запасы,

- готовая продукция,

- материалы,

- финансовые вложения краткосрочные и долгосрочные.

Принципами, определяющими правильность оценки имущества и обязательств является реальность и единство.

Реальность оценки заключается в объективности соответствия стоимостной оценки отдельных объектов бух. учета к их фактической величине. Для этого необходимо точное определение (калькулирование) фактической себестоимости сырья и материалов, незавершенного производства и готовой продукции.

Единство оценки означает её единообразие и постоянство. Что достигается установлением обязательных правил оценки и строгим контролем за его соблюдением. Определяющей является первоначальная оценка, т.е. на дату принятия к учету хозяйственной операции.

Способы оценки зависят от видов имуществ и обязательств.

Основные средства оценивают по первоначальной, восстановительной и остаточной стоимости. Аналогично оцениваются нематериальные активы.

Производственные запасы оцениваются при приобретении по фактической, плановой или нормативной себестоимости. Расход производственных запасов допускается оценивать по средневзвешенной себестоимости:

- ЛИФО,

- ФИФО.

Готовая продукция оценивается по плановой (нормативной) себестоимости и фактической себестоимости.

Товар оценивается по оптовым (покупным) и по розничным (продажным) ценам. В оптовую цену товара входит его производительная себестоимость, виды. В розничною цену включается наценка снабженческо-сбытового и торговых организаций. Финансовые вложения оценивают по фактическим затратам:

- по номинальной себестоимости,

- по рыночной себестоимости.

6.4 Калькуляция: Понятие и виды.

Калькуляция - (в пер. с лат. - «счет», «подсчет») - это процесс расчета денежных затрат на единицу продукции и конкретного вида работы, услуги.

В дореволюционной отчетной литературе рассматривалось 3 вида калькуляции:

- покупная,

- продажная,

- своей цены.

Первая включала расходы на приобретение и доставку, вторая - выручку за минусом издержек по реализации, третья - затраты на изготовление предметов с прибавлением косвенных расходов, включение которых в себестоимость каждого вида изделий почти всеми авторами считалось непреложным.

Проблема калькулирования себестоимости всегда была в центре внимания ученых в области бух учета. Термин «себестоимость» возник в 1912г. в работах Рудановского, Тер-Давидова, Фон-Дитмара. В развитии общей теории калькуляции в ЗОгг внесли вклад крупные отечественные ученые Вейцмах, Блатов, Стоцкий.

Вопросы калькуляции (себестоимости) возникают на всех стадиях кругооборота хозяйственных средств:

- в процессе заготовления сырья и материалов,

- производства и реализации продукции.

В учете объектом калькулирования признается продукт производства (деталь, узел, изделие, группа однородных изделий), технологическая фаза (предел, производство), стадия и прочее. Т.е. продукция разной степени готовности работ или услуг.

Калькуляционная единица - есть измеритель объекта калькуляция.

Группировка текущих затрат осуществляется экономическим элементам и статьям калькуляции. По элементам группировка необходима для получения информации о количестве затрат в отчетном периоде на изготовление конкретного объекта.

Элементы:

- материальные затраты за вычетом себестоимости возвратных отходов.

- затраты на оплату труда,

- отчисление на социальные нужды,

- амортизация основных фондов,

- прочие.

- Типовая номенклатура статей затрат включает следующие статьи:

- сырье и материалы,

- возвратные отходы (вычитаются).

- Различают нормативную, плановую (сметную) и фактическую (отчетную) калькуляцию.

Нормативная калькуляция рассчитывается на начло отчетного периода и представляет собой величину затрат, кот. предприятие на момент сопоставления калькуляции исходя из существующей технологии расходует на единицу выпускаемой продукции с учетом действующих норм в постатейном разрезе.

Плановая или сметная калькуляция - себестоимость каждого изделия, видов или групп продукции рассчитывая по отдельным калькуляционным статьям затрат, кот. предприятие планирует к концу отчетного периода предварительно реализовав в отчетном периоде заранее запланированные организационно-технические мероприятия. Считается, что величина плановой калькуляции продукции должна быть ниже нормативной.

Фактическая (отчетная) калькуляция - это фактическая величина издержек на конкретный вид продукции в отчетном периоде. Она одновременно характеризует уровень отклонения себестоимости, установленной нормативной и плановой калькуляциями. Все затраты относящиеся к выпущенной продукции подсчитываются и делятся на её количество. Таким образом определяется себестоимость определенного вида продукции.

В индивидуальных производствах все затраты на конкретный заказ, выполненный предприятием представляют его фактическую себестоимость.

Дата добавления: 2014-01-20