Реквизиты документов

Носители первичной учетной информации

Под носителями первичных учетных данных понимают то, на чем они фиксируются (бумага, магнитные диски, флэш-карты и т.п.).

Наиболее распространённым способом отражения информации о хозяйственной деятельности являются бухгалтерские документы. Они являются основанием для отражения данных о фактах хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете.

Для автоматизированной обработки данные из бухгалтерских документов чаще всего необходимо переносить на машинные носители информации (магнитные диски и т.п.).

Все материальные носители учетной информации подразделяются на три вида:

- приспособленные для восприятия человеком;

- приспособленные для восприятия вычислительными машинами;

- приспособленные для восприятия и человеком и машиной.

Материальные носители первого и третьего вида могут обеспечивать юридическую обоснованность достоверности учетной информации. Они отвечают требованиям документирования в бухгалтерском учете.

Регистрация первичной учетной информации на машинных носителях второго вида позволяет обходиться без традиционных бумажных документов. Человекочитаемые бухгалтерские документы в этом случае не создаются, а учетная информация отражается на экране компьютера и записывается непосредственно на машинный носитель.

Контроль за правильностью и достоверностью информации введённой в ЭВМ организуется путем распечатки первичных данных на бумажном носителе или визуального просмотра данных, выведенных на экран компьютера.

9.5 Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

Основное содержание бухгалтерских документов составляют признаки и показатели, подтверждающие факт хозяйственной деятельности, которые называют реквизитами.

Бухгалтерские документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции;

• личные подписи должностных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от особенностей совершаемых хозяйственных операций, кроме перечисленных реквизитов, бухгалтерские документы могут содержать и другие реквизиты, расширяющие первичную информацию об операции. Например, номера расчетных счетов в банке, пункты отправления и назначения продукции, показатели качества и др.

Для удобства оформления и последующей обработки реквизиты в документах располагают в различной последовательности, которая определяет форму документа.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие определённые требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Записи в первичные документы производят чернилами, пастой шариковой или гелевых ручек, их заполняют в ручную или при помощи вычислительных и пишущих машин. Неоговоренные исправления и подчистки в бухгалтерских документах не допускаются. В денежных документах (кассовых и банковских) вообще не может быть исправлений.

Юридическая доказательность и значение бухгалтерских документов обеспечивается их правильным оформлением; полнотой зарегистрированных данных о хозяйственных операциях; подтверждением лиц, ответственных за проведение операции; сохранением документов в течение установленных сроков.

Дата добавления: 2014-01-20