Документооборот и его организация

Путь движения документа от момента составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Правила документооборота и технологии обработки учётной информации отражаются в составе принятой организацией учётной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии приказом руководителя должен быть утверждён график документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика осуществляет главный бухгалтер организации.

Поступающие в организацию документы подлежат формальной, арифметической проверке и проверке по существу.

Формальная проверка документов заключается в установлении правильности оформления документов путём проверки полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия подписи лиц, ответственных за совершение операций, своевременности заполнения и т.д.

Арифметическая проверка проводится для определения правильности арифметических подсчётов (путём подсчёта итогов, проверки правильности осуществления расчётных процедур и т.п.).

Проверка по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности совершённой хозяйственной операции.

Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учёте. Поэтому учётный работник возвращает их для исправления или задерживает до выяснения.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации. Обработка документов начинается с таксировки.

Таксировка - это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении.

После таксировки документы подвергаются группировке. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходу материальных ценностей, денежных средств. Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок.

Затем производится контировка документов. Контировка документов представляет собой указание корреспонденции между счетами по отражению каждой хозяйственной операции. Ведется она различными способами.

В основном корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляются на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут проставляться и в сводных регистрах (ведомостях).

После контировки документов, оформленные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета.

Порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учёта зависит от формы бухгалтерского учёта.

После отражения данных бухгалтерских документов в учетных регистрах на счетах бухгалтерского учёта, их подбирают в хронологическом порядке, подшивают в папки или переплетают и сдают в архив.

Сроки хранения отдельных документов в архиве устанавливаются нормативными документами. Ответственность за сохранность документов в архиве несут руководитель и главный бухгалтер организации.

Для придания документации юридической силы, они должны быть составлены с соблюдением правил, изложенных в законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и в других нормативных документах.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций.

Особое значение приобретают документы при осуществлении контроля за соблюдением государственной дисциплины, за законностью совершаемых операций. Одной важных форм последующего контроля являются документальные ревизии, проводимые систематически.

9.7 Инвентаризация, её сущность и значение. Виды инвентаризации.

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия активов и обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Инвентаризация обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета, а также реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности предприятия.

В зависимости т полноты охвата активов и обязательств инвентаризации бывают полные и частичные. Полная инвентаризация охватывает все активы и обязательства организации и проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета на дату близкую к концу отчетного года. Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств организации, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определённом складе. Она должна проводиться систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность активов организации, дисциплинирует материально-ответственных лиц, позволяет своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения.

В зависимости от назначения и характера различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводятся согласно плану-графику в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации, как правило, невозможно предвидеть, а значит и заранее запланировать на контрольную дату. К ним относят инвентаризации, проводимые по распоряжению руководителя организации или вышестоящих органов.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;

- при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене руководите организации и (или) материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

- в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

- в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Дата добавления: 2014-01-20