Тема 4. Первичное наблюдение, документация, учетные регистры, инвентаризация

4.1. Первичное наблюдение и документация.

Первичное наблюде­ние является основой функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает: оценку и критерии отбора факта хозяйственной жизни; однозначную идентификацию объекта или события, отражаемых в учете; совмещение во времени оформления наблюдения и измере­ния фактов хозяйственной жизни; способы контроля наблюдения и передачи информации о фактах хозяйственной жизни для дальней­шей обработки.

Первичный учет представляет собой начальную систему восприя­тия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйствен­ные процессы и явления, происходящие на предприятии. Первоначаль­ные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающих на предприятиях, отражаются в первичных документах.

Документ — письменное свидетельство, доказательство. Он яв­ляется письменным подтверждением на право совершения хозяйствен­ной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности. Документы бухгалтерского учета бывают следующих видов: пер­вичные документы, учетные регистры и документы отчетности.

Первичный документ — бухгалтерский документ, который составля­ется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Он устанавливает ответствен­ность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. Бухгалтерские документы составляются, как правило, на типо­вых бланках соответствующих утвержденных форм, которые содержат необходимые реквизиты. Реквизиты — это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций. В каждом бухгалтерском документе должны быть реквизиты, являющиеся обя­зательными для любого документа. К таким реквизитам относятся: наименование документа; дата и место его составления; содержание хозяйственной операции; подписи лиц, ответственных за совершен­ные хозяйственные операции и оформление документа.

4.2. Классификация документов.

Для лучшего изучения и исполь­зования документы классифицируются по наиболее существенным признакам, характеризующим назначение документов в бухгалтерском учете: по назначению, по содержанию хозяйственных операций, спо­собу охвата фактов хозяйственной деятельности, месту составления, по способу заполнения и т.д.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат приказы (распоряжения) на совершение хозяйственных операций, однако они не подтверждают факта ее осуществления, основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хо­зяйственной операции и служат основанием для ее отображения в бух­галтерском учете (акты, накладные, квитанции).

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, под­тверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учет­ных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах. К этой группе документов можно отнести и ме­мориальные ордера, используемые для обозначения корреспондент­ских счетов по совершенным хозяйственным операциям.

Комбинированные документы содержат признаки распорядитель­ных и оправдательных документов. Например, лимитно-заборная карта содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядитель­ный документ), а после совершения операции подтверждает факт от­пуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных доку­ментов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижа­ется количество ошибок и описок в них.

По объему отраженных в документах операций они делятся на сводные и разовые (единичные).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об од­нородных хозяйственных операциях.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние документы составляются и используются не­посредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние посту­пают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято назы­вать структурой, документа. При анкетной структуре реквизиты до­кумента расположены как в обычной анкете. Документ легко запол­нять и читать, но сложно обрабатывать на машинах. При табличной структуре реквизиты документов оформляются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке. В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

4.3. Учетные регистры.

На основании первичных документов дела­ются записи в учетных регистрах. Учетный регистр — это разграфленная соответствующим обра­зом таблица, в которой группируются данные об имуществе и (или) источниках его формирования. Подготовленные первичные документы должны быть зареги­стрированы с целью последующей их группировки, такая группиров­ка предусматривает определенную систематизацию и накопление ин­формации. Регистрация документов осуществляется в учетных регистрах, представленных в виде отдельных сводных книг, листов, специальных журналов, карточек. Отдельные свободные листы представляют собой листы опреде­ленного формата, накапливающие большой объем информации, как правило, за отчетный период. Бухгалтерские книги, те же листы, но сброшюрованные и пронумерованные. Карточки представляют собой отдельные листы (бланки), они изготавливаются из плотной бумаги и хранятся в картотеках. Применение соответствующих учетных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяй­ственных операций, способом регистрации и обработки экономических событий. Разные учетные регистры, применяемые в практике бухгалтер­ского учета, подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, объему содержания и характеру записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы (ведомости). Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные лис­ты бумаги с необходимой графовкой. Все страницы книги нумеруют­ся, указывается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера. Книги нашли широкое применение в качестве основного учетного регистра очень давно. В течение длительного времени бух­галтерские книги являлись единственным видом учетных регистров. Их ведение имеет существенные недостатки, и прежде всего трудность заключается в разделении груда учетных работников, так как запись в книге одновременно может производить только один работник. При большом объеме бухгалтерские книги громоздки в обращении, затра­чивается много времени на перелистывание страниц при учетных за­писях. Использование бухгалтерских книг полностью исключает воз­можность применения вычислительной техники для учетных работ, так как при помощи вычислительных машин можно сделать записи только в несброшюрованных листах. Бухгалтерские книги применя­ются в настоящее время для синтетического учета (главная книга) и учета кассовых операций (кассовые книги).

Карточки — это отдельные листы бумаги (тонкого картона) в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартных раз­меров, что позволяет хранить их вместе в картотеке (совокупности карточек). Картотека может разделяться на необходимые разделы и группы картонными разделителями, к которым прикрепляются пла­стинки разных цветов, называемые индикаторами. Это делается для более быстрого нахождения нужных карточек. Отдельные картотеки закрепляются за определенными работниками, которые делают запи­си в карточки. Карточки регистрируются в специальном реестре, где им присва­иваются порядковые номера. Это даёт возможность в любой момент проверить их наличие и тем самым осуществить контроль за их со­хранностью.

Свободные листы — это разновидность карточек. Но они делают­ся из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специаль­ных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Регистры в виде листов обычно больше карточек и исполь­зуются для ведения журналов, ведомостей; особенно в условиях меха­низации учета.

По объему содержания, т.е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщен­ном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи, причем натуральные и трудовые измерители в них не используются, а записывается только сумма.

В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдель­ным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, приводится поясни­тельный текст записей, кроме стоимостных, указываются в необходи­мых случаях натуральный и трудовой измерители.

Могут использоваться и учетные регистры, объединяющие в себе синтетический и аналитический учет, они являются по существу ком­бинированными регистрами. Их применение сокращает объем учет­ных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетиче­ского учета (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

4.4.Исправление ошибочных записей в учетных регистрах.

В бух­галтерском учете возможны ошибки в счетных записях, такие как не­правильно составленная корреспонденция счетов, описки в цифрах, подсчете итогов. Граница действия ошибки определяется ее содержанием. Если влияние ошибки ограничивается одним учетным регистром, то ее рас­сматривают как местную, локальную, последствия которой чаще всего несущественны. Ошибка, допущенная по ходу осуществления учетно­го процесса и отражаемая в нескольких учетных регистрах, называет­ся транзитной. После установления ошибки надо ее исправить. В практике бух­галтерского учета используется ряд способов для исправления бухгал­терских записей.

Первый способ — корректурный. Ошибка исправляется в самом учетном регистре, если не подведены итоговые данные за отчетный период. В этом случае сумма или наименование счета с неправильной корреспонденцией зачеркиваются нежирной линией, позволяющей однозначно определить, что было первоначально записано. После это­го вверху или ином свободном месте указывается правильная запись и заверяется подписью исполнителя, допустившего ошибку, с указа­нием даты исправления. Исправления в кассовых и банковских доку­ментах не допускаются. При этом неправильно составленный документ перечеркивается сплошной линией крест-накрест и делается запись «испорчено», после чего составляется правильный документ.

Второй способ — дополнительных записей. Бухгалтерская про­водка отражена в учетном регистре правильно, но в меньшей сумме, чем следует из первичного документа. Если итоги перенесены в Глав­ную книгу, то выявленная ошибка оформляется справкой бухгалтера и дополнительной записью обычными чернилами непосредственно в Главной книге на сумму положительной разницы. Такой же порядок исправления допускается и в том случае, если какая-то хозяйственная операция вообще не нашла отражения в бухгалтерском учете.

Третий способ — сторнировочный, «красное сторно». Предусмат­ривает запись в текущем учете красными чернилами. Технология дан­ного способа требует составления трех бухгалтерских проводок: пер­вая — неправильная, вторая — сделанная красными чернилами, сторнировочная, аннулирует первую запись, третья — правильная бух­галтерская запись. При отсутствии красных чернил вторая запись про­изводится обычными чернилами, но берется в рамку.

4.5. Документооборот.

Для того чтобы обеспечить рациональную организацию учета, своевременное и полное отражение в учете всех объектов, необходимо правильно организовать документооборот.

Документооборотом называется путь движения документов че­рез все стадии их обработки, начиная с момента выписки и кончая сда­чей на хранение в архив. Общими этапами, через которые проходят все документы, явля­ются выписка, проверка и прием документов, их обработка, отраже­ние операций, оформленных документами, на бухгалтерских счетах. Выписка первичных документов представляет собой довольно трудоемкий процесс и преимущественно продолжает выполняться вручную. Основным же направлением совершенствования первично­го учета является автоматизация измерения и записи хозяйственных операций. Как в процессе составления документов, так и после их выписки бухгалтерия проверяет правильность документов. Эта проверка осу­ществляется с точки зрения законности оформленных операций, пра­вильности заполнения документов и арифметических подсчетов. В процессе составления документов бухгалтерия производит на их основании предварительный контроль учитываемых хозяйствен­ных операций. Он особенно важен в связи с тем, что. большинство до­кументов составляют не работники бухгалтерии, а материально-ответ­ственные лица и другие оперативные работники. Посредством предварительного контроля не допускается совер­шение каких-либо экономически нецелесообразных, неправильных или незаконных операций, предупреждаются случаи недостач, хище­ний, приписок и др. Предварительный контроль осуществляется пу­тем просмотра и подписи распорядительных документов, являющих­ся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств, главным (старшим) бухгалтером. Последующий контроль документов непосредственно в бухгал­терии распространяется преимущественно на оправдательные до­кументы. По этим документам проверяется существо хозяйственных операций, т.е. их законность и целесообразность. Эта проверка явля­ется продолжением того предварительного контроля, который пред­шествует совершению операций.

При проверке документов устанавливаются также правильность их оформления, наличие всех необходимых реквизитов, предусмотрен­ных для данного документа, четкость заполнения реквизитов, отсут­ствие исправлений (особенно в документах, оформляющих денежные операции), правильность указания даты составления документов. Особое внимание уделяется подлинности подписей лиц, составивших до­кумент, своевременности представления документа в бухгалтерию. Неправильное и несвоевременное составление или представление до­кумента лишает его силы, что порой наносит материальный ущерб предприятию. При арифметической проверке документов производится счет вычислений, выясняется правильность указанных в документе нату­ральных и стоимостных показателей, правильность таксировки, сум­мирование отдельных показателей и подсчет итогов.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают­ся бухгалтерской обработке. На основании полученных путем груп­пировки и подсчета итогов документов производятся бухгалтерские записи. Они делаются путем указания корреспонденции между счета­ми по данной операции или группе однородных операций. Этот этап обработки бухгалтерских документов называется контировкой до­кументов. Оформленные бухгалтерской записью операции переносят­ся в учетные регистры.

После контировки документов хозяйственные операции отража­ются в текущем учете на синтетических и аналитических счетах. Пос­ле составления отчетности документы в переплетенном виде переда­ются для хранения в архив. Установлены определенные сроки хранения разных документов в бухгалтерском архиве.

Важным условием организации документооборота является раз­работка на предприятии плана документооборота. В нем устанавлива­ются сроки сдачи документов в бухгалтерию всеми подразделениями предприятия, сроки их обработки в бухгалтерии, записи в учетные ре­гистры.

Дата добавления: 2014-01-20