Документация. На начальном этапе учетного процесса на каждую хозяйственную, операцию или группу однородных хозяйственных операций составляется определенный документ

На начальном этапе учетного процесса на каждую хозяйственную, операцию или группу однородных хозяйственных операций составляется определенный документ, являющийся носителем первичной информации.

Бухгалтерский документ — это свидетельство (доказательство), факта совершения хозяйственной операции или право на ее совершение.

Документацией называется способ первичного отражения (регистрации) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет,

Для обеспечения достоверности и точности учета, предварительного и последующего контроля за хозяйственными операциями документация должна отвечать следующим требованиям:

— своевременное, точное и обоснованное отражение в документах всех учитываемых объектов;

— простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

— рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственных операций, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

Сбор (первичное наблюдение) и регистрация информации в бухгалтерском учёте осуществляются посредством составления первичных документов - письменных свидетельств о совершении хозяйственной операции. Именно документы служат основанием для бухгалтерских записей. Они же подтверждают правильность учета при возможных проверках. Документы имеют правовое значение как доказательства в хозяйственных спорах с контрагентами и в спорах с налоговыми органами. Документы являются основой для руководства и управления предприятием, обеспечивают производственный процесс и контроль за результатами деятельности организации. Правильное и своевременное оформление документов - это главная обязанность бухгалтера!

Согласно п.1 ст.9 Закона 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", учет ведется на основании документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными (первичными) документами. Формы наиболее часто применяемых первичных документов утверждены постановлениями Госкомстата РФ. Если для какой-то операции есть утвержденная унифицированная форма документа, то операцию следует оформлять только по утвержденной форме. Если для операции утвержденная форма документа отсутствует (например, для сдачи-приемки услуг), то форма первичного документа для такой операции утверждается как приложение к приказу по учетной политике организации. Самостоятельно разработанные формы первичной документации должны содержать следующие обязательные реквизиты:

ü наименование документа

ü дату составления документа

ü наименование организации, от имени которой составлен документ

ü содержание хозяйственной операции

ü измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

ü наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления

ü личные подписи указанных лиц

Первичный документ - это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.). Первичные документы должны оформляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания. Следует избегать записи проводок без документального подтверждения.

Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к первичным документам. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

ü организационно-распорядительные

ü оправдательные

ü документы бухгалтерского оформления

Организационно-распорядительные документы - это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них - различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.

Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

ü Книги (кассовая, главная).

ü Карточки (учета основных средств, учета материалов).

ü Журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

ü Хронологические (регистрационный журнал).

ü Систематические (главная книга счетов).

ü Комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

ü Синтетические (главная книга счетов).

ü Аналитические (карточки).

ü Комбинированные (журналы-ордера).

Дата добавления: 2014-01-20