Учет расчетов с подотчетными лицами. При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные

При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные, операционные, хозяйственные и др. расходы. Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчёт работникам организации (они именуются подотчётными лицами). Правила выдачи и представления отчётности по использованию подотчётных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утверждённым ЦБ России.

Основанием для выдачи подотчётных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения. Подотчётные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача подотчётных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчётной суммы. Расходование подотчётных сумм на иные, не указанные цели не допускается. Выданные, но не израсходованные подотчётным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером. В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку может быть направлен только работник организации.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

ü Расходы по проезду;

ü Расходы по найму жилого помещения;

ü Дополнительные расходы связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

ü Иные расходы, произведённые с разрешения работодателя.

Для целей бухгалтерского учёта все виды командировочных расходов для работника коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.д.). В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Работники в последующем не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который им были выданы деньги, или со дня возвращения из командировки должны представить в бухгалтерию авансовый отчёт об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов и произвести окончательный расчёт по ним.

Дата добавления: 2014-01-20