Вопрос 8. Охарактеризуйте следующие объекты конфигурации «Бухгалтерия предприятия 8»: Справочники, документы, типовая операция (виды, строение, назначение, особенности работы)

Справочники - предназначены для хранения списков однородных элементов, списков однотипных объектов (сотрудников, организаций, товаров и т. д.). Справочники заполняются пользователем, и помогают организовать аналитический учет. Их можно организовывать многоуровневыми, осуществлять отборы по определенным критериям, и изменять в процессе работы (редактировать).

Система позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников.

Следует иметь в виду, что в конфигурации создается структура справочника, а собственно его содержимое - элементы справочника - вводится пользова­телем при работе с программой. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабаты­вается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения».

Как правило, справочники имеют предопределенные реквизиты код и наименование, при этом код может иметь тип Число или Строка.

Помимо кода и наименования для справочника можно создать набор рекви­зитов, позволяющих хранить дополнительную информацию об элементе справочника.

Например, справочник Контрагенты может содержать такие сведения, как полное наименование контрагента, его ИНН, фамилии директора и главного бухгалтера и другую информацию.

Если объект предметной области, которой соответствует справочник, имеет не только такие «простые» свойства, например, полное наименование или ИНН, но и составные (списочные) свойства, справочнику может быть создан набор табличных частей.

Например, в справочнике Контрагенты может быть создана табличная часть для списка телефонных номеров контрагента.

Справочник в системе «1С:Предприятие» может быть иерархическим. Существуют два вида иерархии: иерархия групп и элементов и иерархия элементов. В первом случае все данные справочника будут разделяться на два вида: «просто» элементы справочника и группы справочника. Группы - это логическое объединение элементов справочника. Примером иерархического справочника может служить справочник товаров, где группами являются виды товаров («Сантехника», «Бытовая химия» и т.д.), а элементами - конкретные товары («Смеситель», «Зеркало», «Стиральный порошок»).

Использование иерархических справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации. Элементы и группы элементов в иерархическом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Документ - в конфигурации это электронный аналог бумажного документа. Документ - одно из основных понятий системы «1С:Предприятие». При помощи документов организуется ввод в систему информации о соверша­емых хозяйственных операциях.

Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позво­ляют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций.

В конфигурации описывается только структура документа, конкретные экземпляры документов вводятся при работе с программой пользователем, Например, созданный в конфигурации документ Накладная при работе с системой «1С:Предприятие» позволит формировать накладные, которые будут иметь разное содержание, но одинаковый набор реквизитов, одина­ковую логику поведения и так далее.

Помимо даты, времени и номера документа можно создать набор реквизитов, позволяющих хранить дополнительную информацию.

Если объект предметной области, которой соответствует документ имеет не только такие «простые» свойства, как, например, дату, номер и итоговую сумму, но и составные свойства, документу может быть создан набор табличных частей.

Например, в документе Расходная накладная может быть создана табличная часть для списка продаваемой номенклатуры.

Для работы с документами в конфигурации может быть создано необходимое количество списков документов одного вида и журналов документов разного вида. Форма списка отличается от формы журнала в первую очередь тем, что в списке отсутствует колонка Вид документа (т.к. список содержит документы одного вида), а журнал обычно содержит эту колонку.

При создании документа можно указать перечень журналов, в которых будет осуществляться работа с документами этого вида. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать, документы в журналах. Назначенные документу журналы можно менять.

Итак, по характеру структуры документ делится на две части:

• шапка документа;

• табличная часть документа.

Табличная часть служит для перечисления однотипных сведений. Здесь указываются цены, измерители события, сумма, счета учета. В документе есть несколько табличных частей, которые, в свою очередь, делятся на закладки: "Товары", "Услуги", "Тара". Кроме того, в этом документе есть закладки "Счета учета расчетов", "Дополнительно", "Счет-фактура". И в зависимости от того, какую хозяйственную операцию мы будем сейчас отражать, ту закладку нам и следует заполнять. На закладке "Дополнительно" указывают входящий номер документа, его дату и ответственное лицо, сформировавшее документ.

Шапка документа - это остальная часть документа за пределами табличной части. Шапку тоже можно поделить на части:

• заголовочная часть документа, располагающаяся выше табличной части. Здесь указывается информация по контрагенту, договору, месту хранения.

• подвал документа - часть документа, располагающаяся ниже табличной части. Здесь можно зарегистрировать счет - фактуру, представленный поставщиком товаров (работ, услуг). Но зарегистрировать счет - фактуру можно будет лишь в том случае, когда наш основной документ "Поступление товаров и услуг" проведен.

Документы могут изменять состояние регистров учета (проводиться) Если документ проведен, то данные, которые указал пользователь при вводе документа, отразились в учетных регистрах системы - изменились остатки товаров на складах, изменилась задолженность перед контрагентом и т. д. Документы могут проводиться в реальном времени (оперативное проведение) и прошлой датой (неоперативной проведение).

Проведенный документ - это тот документ, по которому оформлены проводки. Но при определенных условиях есть документы, которые при проведении не формируют проводки. Обратите внимание, что кроме проводок, документы еще формируют и регистры.

Для проведения документа можно воспользоваться пиктограммой "Провести" командной панели самого документа, в верхней части.

Перед тем как заполнять форму документа, необходимо определить хозяйственную операцию. Перед заполнением документа "Поступление товаров и услуг" конфигурация предлагает выбрать хозяйственную операцию. Но если вами первоначально ошибочно выбрана не та операция, которая требовалась, то следует обратиться к команде "Операция", расположенной в левой верхней части документа

В форме документа присутствует кнопка "Цены и валюта", которая дается для заполнения и изменения данных об установленном порядке в форме документа. Указанные параметры сохраняются только для данного документа.

В программу заложен механизм "Ввод на основании". Это означает, что, например, на основании проведенного документа "Поступление товаров и услуг" можно сформировать еще и другие документы, которые автоматически будет полнены данными. В частности, на основании проведенного документа «Поступление товаров и услуг", если необходимо, можно оформить документ «Возврат товаров поставщику"

Хозяйственные операции в конфигурации "Бухгалтерия предприятия" заносятся при помощи документов программы. Но, в случае необходимости, если документом выполнить операцию не представляется возможным, то остается вариант ручного ввода проводки. Ввести операцию вручную можно через меню Операции/Операции, введенные вручную". Все операции, введенные вручную, заносятся в журнал операций (меню "Операции/Журнал операций").

Документ "Операция (бухгалтерский и налоговый учет) может заполняться разными способами:

• вручную;

• типовые операции;

• сторно движений документа.

При помощи ручной операции программа становиться более гибкой, так как с помощью ручной операции можно ввести все, что нужно пользователю. Но в данной программе, кроме проводок бухгалтерского учета должны еще формироваться различные регистры накопления и сведений, которые необходимы для хранения промежуточных данных. Поэтому, для корректировки регистров в форме документа "Операции, введенные вручную" следует нажать кнопку "Корректировка регистров" (рис. 1.8.5). Но пользователь должен понимать, что документом "Операции, введенные вручную", тем более для корректировки записей регистров, можно пользоваться, только имея глубокое понимание процессов формирования движений по регистрам в программе.

Если пользователю необходимо исправить ошибку, то при помощи документа "Операции, введенные вручную" можно сторнировать неверную бухгалтерскую запись, регистры накопления и регистры сведений. Для этого в указанном документе выбрать способ заполнения "Сторно движений документа", выбрать исправляемый документ и нажать кнопку "Заполнить"

Автоматизировать ввод хозяйственной операции, если она часто возникает в деятельности предприятии, можно еще одним способом - типовой операцией.

Типовая операция - это шаблон формирования проводок для отражения какой-либо хозяйственной операции. В конфигурации присутствует справочник "Типовые операции" (меню "Операции/Типовые операции"). Этот справочник поставляется заполненным

В программе есть возможность создать новую типовую операцию.

Справочник "Типовые операции" состоит из нескольких закладок: "Операция", "Бухгалтерский и налоговый учет", "Алгоритмы"

В конфигурации "Бухгалтерия предприятия" существует учетное понятие "Журнал проводок". Бухгалтерские и налоговые записи можно просмотреть в "Журналах проводок", где в хронологическом порядке записаны все введенные документы. Для этого необходимо воспользоваться меню "Операции/Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет)". В журнале проводок - та же самая информация, что и в "Журнале операций", но представленная в виде бухгалтерских проводок со ссылками на документы, которые их породили.

Дата добавления: 2014-01-11