Заказы на поставку

Заказ на поставку - это формальный запрос к поставщику на поставку материалов или работ/услуг на условиях, указанных в заказе на поставку. В заказе на поставку указывается, поставляется ли материал для складирования или для непосредственного расхода (например, для места возникновения затрат, основного средства или проекта). На основе заказа на поставку обычно выполняются поступление материала и контроль счетов.

Можно минимизировать время ввода данных путем создания позиций заказа на поставку со ссылкой на существующий заказ на поставку, заявку, предложение или контракт.

Также можно ввести заказ на поставку и без ссылки на ранее созданные в системе документы. При вводе данных заказа на поставку система предлагает значения по умолчанию. Например, система предлагает адрес заказа на поставку, а также условия платежа и фрахта (Инкотермс) из основной записи поставщика. Если существует основная запись материала, краткий текст материала и группа материалов переносятся автоматически. Если в системе уже существует инфо-запись закупки, то в заказе на поставку может быть предложена цена.

Заказ на поставку направляется поставщику или выполняется заказ на перемещение запаса на другой завод, принадлежащий вашей компании или концерну.

Как и другие документы закупки в SAP-системе, заказ на поставку состоит из заголовка документа и одной или нескольких позиций.

Заголовок документа содержит информацию, относящуюся ко всему заказу на поставку. Сюда относятся валюта документа, дата документа и условия платежа.

Позиции документа содержат данные, описывающие заказываемые материалы или услуги. Возможно ведение дополнительной информации для каждой позиции (например, графиков поставок или текстов для позиций).

С помощью одного заказа на поставку можно заготавливать материалы или услуги для всех заводов, присвоенных данной закупочной организации.

Транзакция заказа на поставку (ME21N) является транзакцией одного экрана, то есть ведение всех релевантных данных выполняется на центральном экране. Экран транзакции делится на четыре области:

• Заголовок: здесь вводятся все данные, относящиеся ко всему заказу, например, адрес поставщика или организационные уровни.

• Обзор позиций: в этом списке можно вводить позиции с наиболее важными данными, такими как материал, количество, дата поставки, цена и завод.

• Подробные данные позиции: здесь можно при необходимости вводить дополнительные данные для определенной позиции, например, дополнительные тексты, присвоения контировки и подтверждения.

• Обзор документов: здесь можно просматривать различные документы закупки, такие как заказы на поставку, запросы поставщику и заявки.

Можно задать необходимые пользовательские настройки, выбрав Личные параметры настройки. Таким образом, каждый пользователь может задать собственные настройки по умолчанию и указать, что обзор документов должен определяться автоматически при запуске транзакции.

Кроме того, в виде обзора документов может выводиться справка. Область справки можно отображать и скрывать с помощью пиктограммы Справка. Можно работать в транзакции при открытой справке.

В транзакции заказа на поставку можно открывать и закрывать все области экрана по отдельности. Это влияет на размер областей экрана. Например, при закрытии заголовка и подробных данных позиции размер обзора позиций увеличивается. Это относится ко всем областям экрана, включая обзор документов и справку.

При закрытии и повторном вызове транзакции заказа на поставку экран открывается в том же формате, в котором был при выходе. Если обзор документов и заголовок были закрыты, а обзор позиций и подробные данные позиции были открыты, отображается такой же формат экрана.

Неважно, с помощью какой функции (создать, изменить или просмотреть) был открыт заказ на поставку. Можно переключаться между этими функциями с помощью пиктограмм Создать и Просмотреть/изменить. С помощью пиктограммы Другой заказ на поставку также можно напрямую перейти к другому заказу на поставку или к заявке.

Ввод имен вместо номеров

Для некоторых полей в заказе на поставку можно использовать как имена, так и ключи. Это относится к полям Поставщик, Группа материалов, Завод и Склад. При вводе части имени система предлагает соответствующие данные. Если системе не удается однозначно определить данные, выводится

список возможных значений для выбора. Например, если в поле Поставщик ввести значение "сон", будут предложены поставщики Джонсон, Петерсон, Джексон и т.д.

Выходные документы

Возможен вывод всех документов закупки в качестве выходных документов. Каждый раз при создании запроса поставщику, заказа на поставку, контракта или соглашения о поставках система создает на основе соответствующего документа выходной документ. Затем этот выходной документ помещается в очередь сообщений. Очередь сообщений содержит все выходные документы, которые еще не переданы поставщикам. Существуют следующие варианты вывода выходных документов из очереди сообщений (с помощью печати, электронной почты, факса или электронного обмена данными (EDI)):

• Немедленный вывод

Система выводит выходной документ непосредственно из очереди, другими словами, сразу после сохранения документа.

• Позднейший вывод

Либо планируется фоновое задание (для программы RSNAST00), которое обрабатывает очередь сообщений через определенные интервалы, либо вывод запускается непосредственно из меню закупок. Как правило, выходные документы выводятся при помощи фонового задания, а запуск вывода вручную происходит только в качестве особой ситуации (например, для срочных заказов).

Для вывода выходных документов можно указать, какие тексты заголовков и позиций должны выводиться. Текст заголовка печатается вверху заказа на поставку и содержит общую информацию. Тексты позиций более подробно описывают позицию заказа на поставку. Также возможны включение и вывод стандартных текстов. В транзакции заказа на поставку ME21N перед печатью возможен просмотр документа на экране с помощью пиктограммы Просмотр перед печатью.

Резюме по закупке

Закупка (purchasing) включает в себя все задачи, связанные с заготовкой материалов, компонентов, готовых изделий и ВПС на стороне. Процедура заказа на поставку при необходимости может быть адаптирована к ситуации на рынке - точно так же, как и задачи по сбыту. Основное различие между размещением заказа на поставку и сбы­том заключается в том, что в этом случае компания выступает на рынке в роли клиента, а не поставщика.

Как правило, перед размещением заказа компания получает предложение поставщика (quotation). Для того, чтобы его получить, нужно отправить запрос поставщику. Начальной точкой обработки заказа на поставку является появление потребности (например, в каком-то компоненте), которая будет удовлетворена третьим лицом. Заявка может последовать в ответ на составление производственной программы в рамках процесса планирования потребностей, конкретный запрос из функционального отдела или уведомление со склада или другого звена производственной цепочки. Если есть существующий поставщик, который может поста­вить некий нужный компонент и выполнить технические требования, то сразу после создания и проверки заявки компания отправляет запрос поставщику. Если мы допустим, что технические и качественные харак­теристики компонента неизменны, то главными аспектами в запросе будут цена, срок поставки и количество. Наоборот, если существую­щего поставщика, который мог бы поставить конкретный компонент, нет, то компании нужно выявлять потенциальных поставщиков в ее сети поставщиков. После того, как поставщики найдены, в процессе аттеста­ции поставщиков выбираются самые надежные. В ходе этого процесса выявляются те поставщики, которым будет отправлен запрос. Конечно, на этом этапе компании следует также определить, нужны ли ей новые поставщики, и соответствующим образом оценить внешние источники. Заметьте, что процесс получения предложения поставщика может слу­жить не только для удовлетворения конкретной потребности, но и для обновления информации по закупкам в компании.

После того как от поставщиков получены предложения, начинается процедура отбора. Каждое предложение проходит формальную про­верку с целью установления степени соответствия запросу, а также его полноты и ясности. Также анализируются такие материальные факторы, как цена, срок поставки, условия поставки, качество и условия платежа. Компания выбирает наиболее подходящее предложение и, тем самым, поставщика, и размешает заказ. Контракт приобретает юридическую силу после того, как поставщик присылает подтверждение заказа, и тогда условия поставки, оговоренные в заказе, считаются принятыми обеими сторонами.

Интервал между размещением заказа и поступлением материала обычно довольно велик, и поэтому эту процедуру нужно отслеживать. Нужно проверять сроки поставки, идентифицировать открытые частичные запасы и принимать необходимые меры по исправлению ситуации. После того, как товар поставлен, выполняются проводка поступления материала и контроль счетов. Объем работ, относящихся к процессу заготовки, сильно зависит от объема заготовки на стороне и от любых дополнительных соглашений между поставщиком и клиентом. Количе­ство, стоимость и сложность продукта могут использоваться в качестве точек измерения при расчете этих значений. Закупочные задачи

Дата добавления: 2014-01-20