Документооборот и порядок хранения документов

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот, организованный по графику:

- позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки;

- способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

- повышает производительность труда счетных работников;

- способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

- способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

- повышает эффективность всей учетной работы организации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливается:

- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

- круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

- кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

- рабочая схема действующих отделов организации;

- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий свое-временно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота
по предприятию

Утвержден

приказом № _____ от _______

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

количество экземпляров

ответственный за выписку

ответственный за оформление

ответственный за исполнение

срок исполнения

ответственный за проверку

кто представляет

порядок представления

срок представления

кто исполняет

срок исполнения

кто исполняет

срок передачи

требование

цех

ОМТС, бухгалтерия

склад

Ежедневно (до час.)

бухгалтерия

1 экз. – цех 2экз. – склад

при отчете при реестре

ежедневно (до 16 часов)

бухгалтерия

ежедневно

бухгалтерия

по истечении квартала

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Для хранения в текущем архиве (в бухгалтерии в течение года) вся первичная документация группируется и накапливается в бухгалтерии в специальных папках (скоросшивателях). Документы группируются по месяцам, видам операций и т. д. Эти группировочные признаки указываются на лицевой стороне папки. Например, «Касса - январь 2013 г.».

По истечении отчетного периода (года) первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются в общий архив предприятия.

Время хранения документов устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов. По различным видам документов установлены различные сроки хранения. Так, годовые бухгал­терские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников по начислению заработной платы – 75 лет, кассовые и банковс­кие документы, а также наряды, табели, акты – 3 года и т.д.

Выдача бухгалтерских документов из архива осуществляется по разрешению главного бухгалтера.

Обеспечение сохранности документов и форм отчетности, а также документооборота возложено на руководителя организации.

Дата добавления: 2014-01-20