Ошибки в бухгалтерских записях. Способы их исправления

Учетные регистры, их сущность и классификация

ТЕМА 7 РЕГИСТРЫ И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1 Учетные регистры, их сущность и классификация

2 Ошибки в бухгалтерских записях. Способы их исправления

3 Формы БУ

После проверки, приемки и бухгалтерской обработки все первичные документы подлежат регистрации в специальных таблицах, называемых регистрами. Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах является вторым этапом учетных работ.

Учетные регистры – это таблицы со специальными графами, в которые переносится вся информация из первичных документов. В графы переносятся показатели:

- порядковый номер;

- дата;

- наименование и номер документа;

- содержание хозяйственной операции;

- количество;

- сумма и другие.

Учетные регистры могут быть представлены в виде книг, ведомостей (листов), карточек.

Учетная регистрация – это запись хозяйственных операций в регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры классифицируются:

- по назначению и объему информации (объему содержания);

- по видам учетных записей;

- по внешней форме;

- по строению (форме графления);

- по материальной основе.

По назначению и объему содержащейся информации учет­ные регистры подразделяются на:

- синтетические;

- аналитические;

- комбинированные

Регистры синтетического учета предназначены для записи хо­зяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в этих регистрах ведутся без пояснительного текста, в обобщенном виде и только в денежном выражении. К ним относятся Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам и др.

Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитичес­ким счетам. Каждая операция записывается достаточно полно не только в денежном, но и в натуральном выражении. К аналити­ческим регистрам относятся карточки учета основных средств, материалов, сальдовые ведомости, производственные отчеты, кас­совая книга и др.

Комбинированные регистры (совмещающие синтетический и аналитический учет) повышают достоверность и наглядность учета. В этих регистрах отдельные строчки предназначены для аналитического учета, а итоговые данные всех записей являются показателями синтети­ческого учета. Это журнал-ордер № 6 по кредиту счета 60 "Рас­четы с поставщиками и подрядчиками", журнал-ордер № 7 по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По видам учетных записей регистры подразделяются на:

- хро­нологические;

- систематические;

- комбинированные.

Хронологические регистры используются для записей опера­ций в хронологическом порядке, т.е. в порядке их совершения (чаще всего в порядке поступления документов в бухгалтерию) без группировки их по счетам. Они имеют контрольное значение для проверки полноты отражаемых операций, выявления общего оборота за месяц и сохранности документов. К ним относятся Кассовая книга, Реестр товарно-транспортных накладных, Журнал регистрации платежных поручений, Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности и др.

В систематических регистрах однородные хозяйственные опе­рации систематизируются по счетам синтетического и аналити­ческого учета. Отражение хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета называется систематическими запи­сями. Примером является Главная книга, в которой регистриру­ются обороты по всем синтетическим счетам с указанием кор­респондирующих счетов.

Комбинированные регистры совмещают в себе хронологичес­кую и систематическую запись. Это дает возможность получать данные синтетического и аналитического учета в один рабочий прием, что значительно сокращает объем работы. Примером ком­бинированного регистра является журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 к счету 50 "Касса".

По внешней форме учетные регистры классифицируются на:

- свободные листы;

- карточки;

- книги.

Свободные листы (ведомости) представляют собой отдельные листы или несколько скрепленных листов. Это журналы-ордера или ведомости. Они открываются на месяц. Некоторые из них имеют вкладыши. Хранятся в папках.

Карточки — это тоже свободные листы, но не скрепленные между собой и изготавливаются из бумаги или тонкого картона. Они хранятся в ящиках в определенной системе. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. По­строение картотеки определяется спецификой учитываемых объек­тов. Карточки по учету материалов группируются по видам мате­риалов, а внутри их — по наименованиям, сортам, маркам. В картотеке по учету основных средств выделяются подразделения, а внутри их — виды основных средств (здания, сооружения, ма­шины и оборудования и т.д.). Для обеспечения сохранности кар­точек их регистрируют в специальном реестре (описи). Номер порядковой записи в реестре (описи) одновременно является и номером карточки.

Книги используются для регистрации хозяйствен­ных операций как по синтетическим, так и по аналитическим сче­там. В бухгалтерских книгах все листы прошнурованы, пронумеро­ваны, скреплены печатью и подписью. Например – Главная книга. В ней должно быть оглавление размещенных в ней счетов. Книга оформляется в начале года и ведется в течение его.

По строению (по форме графления) регистры подразделя­ются на:

- односторонние;

- двусторонние;

- многографные.

Односторонние применяются для аналитического учета мате­риалов, денежных средств и расчетов. Примером таких регист­ров являются Кассовая книга, карточки складского учета матери­алов, контокоррентные карточки (карточки по учету расчетов) и др. Контокоррентный счет, т.е. счет, открываемый для учета расче­тов. Отсюда и название регистра — контокоррентная карточка. Контокоррентные карточки могут применяться для учета расче­тов с подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами, финансо­выми органами, с банками по ссуде и т.д.

В односторонних регистрах обособлены только графы, предназ­наченные для записи по дебету и кредиту счета, а остальные рекви­зиты (дата, номер записи, текст операции) – общие для дебетовых и кредитовых оборотов (чего нет в двусторонних регистрах). Од­носторонним регистр называется потому, что графа прихода (дебет) и графа расхода (кредит) расположены на одной стороне.

В зависимости от материальной основы учетные регистра подразделяются на регистры:

- бумажные;

- безбумажные.

К безбумажным регистрам относятся таблицы на экранах компьютеров, сформированные в оперативной памяти или на маг­нитных носителях. При необходимости такие регистры распечаты­ваются на бумаге.

Процедура бухгалтерского учета в организации представляет последовательность действий учетных работников по отражению информации в процессе наблюдения, регистрации, накопления и обработнки данных для того, чтобы сформировать отчетность о результатах деятельности. Последовательность вы­полнения учетных работ показана на рисунке.

Регистрация хозяйственных операций в первичных документах

Разноска документов в

хронологических и систематических регистрах

Выведение итогов в учетных регистрах

Записи по счетам в главной книге

Составление баланса

При осуществлении записей хозяйственных операций в учет­ные регистры могут быть допущены ошибки: описки в цифрах, неправильный подсчет итогов, неверно составленная бухгалтерс­кая запись (проводка) и т.д.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

- по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

- по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

- по значению – локальные ошибки (например, в дате);

- транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для сверки правильности записей в учетных регистрах используются различные приемы и способы.

Так, проверка полноты и правильности записей по каждому синтетическому счету может быть произведена подсчетом ито­гов соответствующих документов и сверкой их с оборотами по счету. Это есть сплошная последовательная сверка записей с пер­воисточниками.

Правильность записей по счетам аналитического учета прове­ряется по взаимосвязи между счетами синтетического и аналити­ческого учета. При этом совпадение оборотов и сальдо аналити­ческих счетов с оборотом и сальдо синтетического счета подтвер­ждает правильность учетных записей. Такой прием нахождения ошибок называется логической сверкой.

Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам применяются следующие способы:

1) корректурный;

2) дополнительная запись;

3) красное сторно.

Применение того или иного способа зависит от характера ошибки и времени ее обнаружения.

Корректурный способ применяется тогда, когда ошибка обнару­жена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за дан­ный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать, а правильная сумма надписывается сверху. Исправление оговаривается и заверяется подписью.

Способ дополнительной записи применяется тогда, когда кор­респонденция счетов указана правильно, но запись сделана на мень­шую сумму, чем следовало. Для исправления ошибки делается дополнительная запись той же корреспонденцией счетов.

Способом "красное сторно" пользуются для исправления оши­бок, допущенных в корреспонденции счетов. При этом способе неправильная запись повторяется красными чернилами. Вместо красных чернил можно применять обычные чернила, но в этом случае исключаемая сумма берется в рамку. При подсчете оборо­тов по счетам запись отрицательными числами вычитается и та­ким образом ошибка исправляется. Способ "красного сторно" используется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов ука­зана правильно, но сумма завышена.

Например, сделана запись по:

Дебету счета 10 "Материалы" и

Кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

на сумму 120 000 тыс. р.

Впоследствии оказалось, что запись была завышена на 20 000 тыс. р. В этом случае следует отсторнировать только 20 000 тыс. р., излишне записанные по счетам (120 000 – 100 000). Запись произ­водится на тех же счетах способом "сторно" по:

Дебету счета 10 "Материалы" и

Кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

на сумму 20 000 тыс. р.

На практике иногда учетные работники вместо сторнировоч­ных записей используют обратные записи, при которых непра­вильно указанные в корреспонденции счета меняются местами. Этим самым производится корректировка оборотов. Обратные записи приводят к завышению реальных оборотов, поэтому они не рекомендуются к использованию в учетной работе.

После подсчета итогов в регистре, но до внесения их в Глав­ную книгу исправление производится в предусмотренных для этого после итогов свободных строках или графах на основании специ­ально составленной бухгалтерской справки.

Дата добавления: 2014-01-20