Хранение документов, изъятие документов

Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (рисунок 7.8). Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

Перечень и сроки хранения бухгалтерских документов
Вид документа	Срок хранения
Первичные учетные документы Учетные регистры Кассовые книги, оборотные ведомости Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики Расчетные (расчетно-платежные) ведомости Акты документальных ревизий: акты проверок кассы, правильности взимания налогов Договоры соглашения всех видов Справки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налогов Договор банковского счета	5 лет
Бухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним, отчеты по налогам:	постоянно
- сводные годовые
- квартальные	5 лет (при отсутствии годовых - постоянно)
- месячные	1 год (при отсутствии годовых, квартальных - постоянно)
Лицевые счета работников	75 лет
Личные дела:	постоянно
- руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени
- остальных работников	75 лет 75 лет
Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных)
Документы лиц, не принятых на работу	1 год до замены новыми документами
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов
Документы о переоценки основных фондов, об определении износа основных средств, оценке имущества организации	постоянно
Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации
Документ о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грандами

Рисунок 7.8 – Примеры бухгалтерских документов и их сроки хранения

На основании п. 3. ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Согласно п. 8. ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предположить, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства.