Исправление ошибок в учетных регистрах

Способы заполнения учетных регистров и их классификация

Понятие и назначение учетных регистров

После совершений хозяйственных операций первичные документы передаются в бухгалтерию организации, где они подлежат проверке, обработке и отражению в бухгалтерском учете. Документы группируются в соответствии с их экономическим содержанием и регистрируются с целью получения необходимых показателей о хозяйственной деятельности организации. Такая регистрация производится с помощью учетных регистров, обеспечивающих контроль и наглядность отраженных в них записей.

Регистры бухгалтерского учета, согласно статье 10 ФЗ «О бухгалтерском учете», предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности

Регистры бухгалтерского учета ведутся:

1) в специальных книгах (журналах),

2) на отдельных листах и карточках,

3) в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники,

4) на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильное и своевременное ведение записей в учетных регистрах является важным этапом бухгалтерской работы. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учетные регистры классифициру­ются в зависимости от способов заполнения по признакам, приведенным на рисунке 9.1.

Классификация учетных регистров по способу заполнения
Название	Характеристика регистра	Пример регистра
по назначению
хронологические	регистры, предназначенные для записей в хроно­логическом порядке, по мере поступления документов в бухгал­терию	кассовая кни­га
систематические	регистры, предназначенные для регистрации хо­зяйственных операций в определенной группировке (системе) по однородным экономическим признакам в разрезе как синтетических, так и аналитических счетов	главная книга
комби­нированные	регистры, в которых сочетаются хронологическая и систематическая записи	журналы-ордера, ведомости
по объему содержания записей
синтетические	регистры,в которых записи делаются в обобщенном виде в разрезе синтетических счетов	главная книга, оборотная ведомость по синтетическим счетам
аналитические	это регистры,в которых ведутся подробные записи в разрезе от­дельных аналитических счетов или одного синтетического счета	карточки, книги для кон­троля за наличием и движением каждого отдельного вида матери­альных запасов, за состоянием расчетов с поставщиком, покупателем, подотчетным лицом
комбинированные	регистры, совмещающие ведение аналитического и синтетического учета	журналы-ордера, машинограммы
по внешнему виду
бухгалтерские книги	учетные таблицы (бланки), скреп­ленные между собой переплетом и расположенные в определенном порядке, в которых осуществляется учет материальных и денежных ценностей	кассовая книга, главная книга, книга складского учета
карточки	отдельные таблицы со специальной графовкой, изготовленные из бумаги или тонкого картона, совокупность карточек формируют картотеку	карточка учета материалов, инвентарные карточки по учету основных средств
отдельные листы	разновидность карточных регистров, отличие их заключается в способе хранения, отдельные листы хранятся в специальных регистраторах (папках) и применяются для ведения различных журна­лов	журналы, журналы-ордера, разработочные и платежные ведомости, машинограммы
по структуре построения
табличные	в подлежащем содержат числовые характеристики по дебету и кредиту отражаемых счетов, а в сказуемом - сведения о характере и содержании хозяйственных операций и расчетных показателей	кассовая книга, главная книга, книга складского учета
линейно-позиционные	применяется в регистрах для учета расчетов (с поставщиками, подрядчиками, подотчетными лицами, покупателями, дебиторами и кредиторами) сущность линейной формы графления – в подлежащем регистра на каждого дебитора или кредитора отводится одна или несколько строк, а в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебиту и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе, корреспондирующих счетов), а также остатки на конец отчетного периода	книга продаж, книга покупок
шахматные	каждая клетка таблицы одновременно показывает название дебетуемого и кредитуемого счетов. Сумма хозяйственной операции записывается один раз на пересечении горизонтальной линии одного корреспондирующего счета и вертикальной линии другого корреспондирующего счета	журналы-ордера

Рисунок 9.1 –Классификация учетных регистров

В процессе отражения хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах могут быть допущены ошибки. Основанием для внесения исправлений в учет организации является бухгалтерская справка, подписанная главным бухгалтером из которой будет ясно: какая операция должна быть исправлена, на какую сумму и по какой причине.

В бухгалтерской справке следует описать характер допущенной ошибки, произвести необходимые перерасчеты сумм и указать порядок внесения исправлений. На основании этого документа бухгалтер вправе делать корректирующие записи на счета учета. Корреспонденции счетов нужно вносить текущей датой, которая указана в справке.

Статья 313 Налогового кодекса РФ относит бухгалтерскую справку к первичным документам, которые являются подтверждением данных налогового учета. Однако унифицированной формы документа нет. Поэтому организации сами разрабатывают такой бланк и указывают его в учетной политике по бухгалтерскому учету. Бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты, утвержденные законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Основные способы исправления ошибок в бухгалтерском учете, приведены на рисунке 9.2.

Способы исправления ошибок в учетных регистрах
Корректурный способ	Способ предназначен для исправления ошибок, не затрагивающих корреспонденцию счетов. Предполагает зачеркивание неправильного текста или суммы одной тонкой чертой, чтобы можно было прочи­тать зачеркнутое, и делается оговорка за подписью главного бухгалтера «исправлено» с указанием даты исправления Например:   Бухгалтер совершил ошибку в сумме и вместо положенной «1 056 - 36» написал - «1 056 - 06». Ошибку необходимо исправить: следует зачеркнуть все цифры и сверху на­писать правильную сумму, поставить подпись
Способ красного сторно	Способ используется для исправления ошибоч­ных записей в корреспонденции счетов и завышенных суммах хозяйственных операций, путем составления сторнировочной (отрицательной) записи. Ошибочная запись на основании бухгалтерской справки повторяется красным цветом в той же корреспонденции и одновременно обычными чернилами составляется правильная за­пись. В бухгалтерском учете суммы, написанные красным цветом, имеют отрицательное значение и при подсчете итогов (оборотов) вычитаются из общей суммы   Например: Со склада организации отпущены в основное производство материалы на сумму 26 000 руб. Бухгалтер совершил ошибку в корреспонденции счетов. Ошибку необходимо исправить.   1) В результате допущенной ошибки в корреспонденции счетов операция получила неправильное отражение: Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб.   2) Для исправления допущенной ошибки делается сторнировоч­ная (отрицательная) запись красным цветом: Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб.   3) Записывается новая запись в правильной корреспонденции счетов: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 26 000 руб.
Способ дополнительных проводок	Способ применяется для исправле­ния ошибок в тех случаях, когда первоначальная бухгалтерская про­водка была составлена правильно, но в меньшей, чем следовало сумме. При этом необходимо на основании бухгалтерской справки составить дополнительную проводку с той же кор­респонденцией счетов, но на недостающую сумму.   Например: Со склада организации отпущены в основное производство материалы на сумму 79 000 руб. Бухгалтер совершил ошибку, при составлении записи, указав сумму 75 000 руб., т. е. на 4 000 руб. меньше, чем следовало. Ошибку необходимо исправить.   1) В бухгалтерской проводке бухгалтер ошибочно указал сумму: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 75 000 руб.   2) Для исправления ошибки составляется дополнительная провод­ка на сумму разницы: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы» 4 000 руб.

Рисунок 9.2 –Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Дата добавления: 2014-01-20