Учет расходов по загранкомандировкам

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса РФ). К зарубежным командировкам относятся все командировки за пределы РФ, в том числе и в страны СНГ.

Основанием для загранкомандировки служат следующие документы:

- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9).

Если в командировку направляется группа лиц, то оформляется приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. №Т-9а). В приказе должны быть указаны: ФИО командированного (командированных), его должность (должности), цель, время и место командирования.

- Командировочное удостоверение (ф. № Т-10). Данный документ выписывается только при поездках в страны СНГ, когда отметки в загранпаспорте не проставляются, поскольку в большинство стран СНГ российские граждане могут въезжать без визы.

При загранкомандировках в страны дальнего зарубежья достаточно одного приказа; при этом документом, подтверждающим время пребывания в загранкомандировке, будет считаться, приложенные к авансовому отчету ксерокопии страниц загранпаспорта с отметкой о пересечении границы РФ.

- Служебное задание для направления в командировку (ф. № Т-10а). Оно является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в загранкомандировку.

- Отчет о командировке (ф. № Т-10а). Краткий отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем структурного подразделения. Составляется после возвращения работника из загранкомандировки.

- Авансовый __________отчет (Ф. № АО-1) вместе с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы, сдается в бухгалтерию предприятия после возвращения работника из загранкомандировки.

Для получения иностранной валюты в уполномоченном банке организация заполняет Заявку на ее получение по установленной форме. Первый раздел заполняется организацией, а второй уполномоченным банком на основании отчета об итогах командировки.

Сумма аванса на командировочные расходы выдается на основании утвержденной сметы расходов, составленной в порядке предварительного расчета. Как правило, сумма аванса выдается в двух валютах: в рублях и валюте, в которой установлены нормы возмещения командировочных расходов.

Наличная иностранная валюта, равно как и рубли, выдается командируемому лицу непосредственно из кассы организации.

Срок предоставления авансового отчета командированного лица не должен выходить за пределы 3 рабочих дней с даты окончания командировки за пределы РФ, включая день возвращения.

Вместе с авансовым отчетом работник составляет краткий отчет (ф. № Т-10а) о выполненном задании и с командировочным удостоверением (если оно было ранее оформлено) представляет в бухгалтерию.

К авансовому отчету командировочное лицо должно приложить подтверждающие документы:

- копию загранпаспорта, в т.ч. его страницы, подтверждающие даты пересечения границы;

- проездные билеты;

- счета за проживание;

- квитанции;

- другие документы, подтверждающие расходы.

Если документы составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.

При наличии подтверждающих документов к возмещению принимаются следующие виды командировочных расходов:

-расходы по проезду;

-расходы по найму жилого помещения;

-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (расходы на оформление и выдачу виз, паспортов; комиссионные, удержанные при обмене чека в банке на иностранную валюту; расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок; аэродромные сборы; расходы по оплате услуг связи и т.д.).

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из одной страны в другую (дата определяется по отметке на загранпаспорте) выплачивается в валюте и по нормам той страны, в которую он направляется.

Нормы суточных принимаются к учету исходя из соблюдения следующего принципа:

- до пересечения командируемым лицом границы РФ действуют те же нормы суточных, что и при внутренних командировках;

- с даты пересечения границы РФ суточные подлежат оплате по нормам, устанавливаемым для страны, куда направляется работник;

- работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от нормы.

Суммы НДС по командировочным расходам при загранкомандировках не учитываются, т.к. в соответствии с налоговым законодательством услуги по перевозке пассажиров и багажа за пределами РФ облагаются по налоговой ставке 0%.

Возмещение расходов (документально подтвержденных) по найму жилого помещения в пределах установленных норм производится за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни командировки как по данной стране, так и по другим странам в целом.

В аналитическом учете текущих издержек следует выделять субсчета «Расходы на командировки в пределах нормативов, установленных законодательством» и «Расходы на командировки сверх нормативов, установленных законодательством».

В случае превышения расходов и подтверждения этого документально разница возмещается работнику. Погашение задолженности работнику производится в рублях по курсу ЦБ РФ на дату выплаты или путем перечисления на текущий валютный счет работника в банк, осуществляющий такие операции.

Документально не подтвержденные расходы, в том числе в пределах действующих норм, а также суточные свыше норм включаются в совокупный облагаемый годовой доход работника. Основанием для принятия данной нормы является п.2 с.226 части второй НК РФ.

Погашение задолженности в иностранной валюте по подотчетным суммам принимается к учету по дате утверждения авансового отчета. Пересчет выданной командированному лицу иностранной валюты в рубли производится на дату совершения операции (дата выдачи и возврата неизрасходованной валюты), а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам организация осуществляет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». К данному счету открываются субсчета: 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» и 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте».

1.Получение в банке иностранной валюты в кассу предприятия

Дт 50-2 Кт 52-1-2 «Текущий валютный счет»

2.Выдача работнику наличной иностранной валюты на командировочные расходы отражается в учете записью:

Дт 71-2 Кт 50-2, субсчет «Валютная касса».

3.Принятие предварительно проверенного авансового отчета и списание подотчетных сумм по принадлежности:

Дт 08, 10, 41, 44, 20, 26 Кт 71-2.

4.На сформировавшуюся положительную курсовую разницу между отчетными датами по служебной командировке:

Дт 71-2 Кт 91 (отрицательную – Дт 91 Кт 71-2).

Указанные записи найдут свое отражение в журнале-ордере №7.

Дата добавления: 2014-01-20