Процедуры учета и контроля материальных затрат

Первая стадия планирования и управления материалами – это определение оптимального уровня запасов.

При установлении оптимального уровня запасов требуется обеспечить постоянное его поддержание, что необходимо для удовлетворения нужд производства и спроса потребителя. С другой стороны, следует избегать чрезмерных запасов, в запасы будут вложены средства, которые можно было бы с выгодой использовать для других целей. На рисунке 8 изображена типичная процедура заказа, получения и отпуска материалов на промышленном предприятии.

Рисунок 8 – Процедура контроля материалов

Заведующий складом несет ответственность за обеспечение оптимального уровня запасов по каждому виду находящихся на хранении материалов, и ему необходимо вести строгий учет количества наличных материалов по каждому виду. Эта учетная информация собирается в складской карточке.

На большинстве крупных предприятий учет запасов в настоящее время чаще всего осуществляется при помощи компьютера, а не складских карточек. В обязанности заведующего складом обычно входит информирование отдела закупок о необходимости приобретения различных материалов. Если учет ведется вручную, заведующему необходимо просматривать все складские карточки, чтобы выяснить, на какие виды запасов следует подавать новый заказ. Компьютер выдает такую информацию после нажатия на клавишу. Когда запасы тех или иных материалов достигают уровня заказа, заведующий складом заполняет требование для отдела закупок – приобрести данный материал в размере заказа у соответствующего поставщика. При наличии компьютера требование на закупку автоматически печатается.

Когда отдел закупок (материально-технического снабжения) получает требования на закупку, служащий, ответственный за закупки, выбирает соответствующего поставщика и затем составляет заказ на поставку, в котором содержится просьба к поставщику поставить материалы, перечисленные в заказе. Копия заказа на поставку направляется в отдел приемки для сверки данных этого документа с количеством товаров, когда они прибудут.

При приемке материалов отделом материальных запасов (отделом хранения, складом) их осматривают и сверяют с данными накладной на груз, заполненной поставщиком, и копий заказа на поставку. Отдел материальных запасов затем вносит полученные товары в извещение о получении товара (ИПТ) и делает необходимые записи в соответствующей карточке складского учета в графе «Принято ». Копии ИПТ передаются в отдел закупок и бухгалтерию. В отделе закупок будет отмечено, что заказ выполнен, а в бухгалтерии ИПТ будет сверено со счетом поставщика, чтобы оплату произвести только за те товары, которые действительно были получены. Затем записи о товарах, перечисленных в ИПТ, вносятся в соответствующую графу счета Главной книги, где отражаются данные о запасах.

Планово-производственный отдел отвечает за осуществление производственного процесса в соответствии с производственными планами и запланированными уровнями запасов.

Формальным основанием для того, чтобы приступить к производству, является наряд на производство, выдаваемый планово-производственным отделом определенному производственному подразделению (цеху). Планово-производственный отдел также определяет количество материалов, необходимое для выполнения наряда, и перечисляет необходимые материалы в требованиях на отпуск со склада (ТОС), которые прилагаются к наряду на производство. Мастер цеха получает этот наряд и передает ТОС заведующему складом в обмен на соответствующие материалы. Заведующий складом после этого заносит данные, содержащиеся в ТОС, в колонку «Отпущено» соответствующей карточки складского учета (необходимо помнить, что для каждого вида материалов, находящихся на складе, ведется отдельная складская карточка). Затем он направляет ТОС в бухгалтерию. При получении ТОС бухгалтерия проставляет цену и сумму по каждому виду материалов, перечисленных в нем. Эти данные для каждого вида отпущенных материалов берутся из колонки «Получено» соответствующего счета Главной книги, в которой фиксируются запасы. Информация, содержащаяся в ТОС, переносится в колонки «Количество», «Цена», «Сумма» различных счетов Главной книги, и подсчитывается баланс количества и итогов каждого конкретного вида материалов. На многих предприятиях эти операции выполняются при помощи компьютера.

Последний этап состоит из следующих операций, осуществляемых бухгалтерией:

o Сокращение запасов сырья путем внесения записей об отпущенных ценностях в счета Главной книги по запасам;

o Фиксация количества отпущенных материалов на счете, где отражаются данные о заказах или накладные расходы.

Процедуру учета материалов можно представить следующим образом:

Карточка складского учета

Получено		Отпущено
Запись		Запись

Главная книга

Получено (дебет)		Отпущено (кредит)
Запись		Запись

Счета заказов		Счета накладных расходов
Запись		Запись

Вспомогательные материалы

Основные материалы

Рисунок 9 – Процедура учета материалов

Для контроля за использованием материалов в производстве используют следующие три основных метода:

1) Метод документирования основан на документальном оформлении всех случаев отклонений расхода сырья и материалов от установленных норм. Данный метод в той или иной мере применяется на всех промышленных предприятиях;

2) Метод партионного раскроя заключается в том, что на каждую партию материалов, отпускаемых на производство, выписывается раскройный лист (учетная карта). В нем указывают количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок и отходов, которое должно быть получено из материалов и фактически полученные заготовки и отходы. Экономию или перерасход материалов определяют сопоставлением фактического количества израсходованного материала с расходом по норме. Также в раскройном листе указывают причины выявленных отклонений и лиц, ответственных за раскрой материалов. Широко используется в машиностроительной, швейной, обувной, мебельной отрасли промышленности и ряде других.

3) Инвентарный метод. По истечении смены, суток, пятидневки или другого периода проводят инвентаризацию остатков неизрасходованного сырья и материалов. Фактический расход сырья и материалов на производство = остаток материалов на начало периода + поступление материалов – остаток сырья и материалов на конец периода. Нормативный расход определяют умножением выработанной продукции на норму расхода. Фактический расход сравнивается с нормативным, выявляются отклонения, которые затем распределяются между соответствующими объектами учета затрат пропорционально нормативным затратам. Широко применяется в мясомолочной, пищевой промышленности, а также в металлургии, химической промышленности, электроэнергетике.

По истечении одного месяца цехи составляют отчеты о расходе сырья и материалов, где указывают нормативный и фактический расходы материалов на каждый вид продукции или на несколько видов продукции в целом. На основании этих отчетов цехов бухгалтерия составляет по каждому синтетическому счету в отдельности ведомости распределения израсходованных сырья и материалов, где расход сырья и материалов отражается по каждому аналитической счету.

Основные варианты оценки расхода материалов.

При отпуске материальных ценностей в производство и ином выбытии их оценка производится организацией одним из следующих методов:

o по себестоимости каждой единицы (метод фактических цен).

o по средней себестоимости (метод средневзвешенных цен);

o по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО).

Применение одного из методов по виду (группе) запасов производится в течение отчетного года, и этот метод оценки материалов отражается в приказе по учетной политике предприятия. Однако при появлении новой группы запасов, которая ранее не входила в учетную номенклатуру запасов ни самостоятельно, ни в составе другой группы запасов, организация имеет право дополнить свою учетную политику и осуществить выбор оценки списания данного вида материальных ценностей.

В основе всех методов учета лежит покупная цена.

Эти методы учета можно разделить на две группы - точного и приближенного учета.

Метод фактических цен (единичный учет) является абсолютно точным методом учета движения материала. При этом на результат суммового учета не влияет ни место хранения (склад), ни то, что материалы (с одинаковыми параметрами) поступили в разных партиях. На каждую партию материала (в том числе и с одинаковыми входными параметрами), поступающую на предприятие, заводится инвентарная карточка. Учетная цена в этом случае есть фактическая цена закупки. На каждую единицу прикрепляется инвентарный номер, служащий для однозначной идентификации данного материала. В момент отпуска материала бухгалтер делает отметку в специальном учетном регистре о том, какой инвентарный номер и с какого подразделения (склада) отпущен в производство. При этом точно известна стоимость материала, перенесшего ее на готовую продукцию. Материальные ценности, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, могут оцениваться по себестоимости каждой единицы таких запасов. При отсутствии автоматизированных систем и непрерывном увеличении инвентарных карточек этот метод очень трудоемок. Он может быть рекомендован для учета материалов с какими-либо уникальными свойствами или дорогостоящих.

Методы, при которых учетная цена отпущенного в производство материала определяется расчетным путем, являются методами приближенного учета. Различают два основных метода приближенного учета – средневзвешенных цен, ФИФО.

Метод средневзвешенных цен. При этом методе материал с одинаковыми входными параметрами учитывается в одной инвентарной карточке. Учет по партиям не ведется. Вновь поступивший материал усредняется с уже имеющимся. В результате в момент передачи материала в производство мы имеем как бы одну партию по одной учетной цене - определяемой делением общей стоимости материала на общее количество.

где р_к – учетная цена на конец периода;

q_n – количество материала на начало отчетного периода;

p_n – учетная цена материала на начало периода;

p_enter – цена поступившего материала;

q_enter – количество поступившего материала.

ФИФО. Вновь поступившая партия отражается в учете, как самостоятельная партия, не зависящая от находящихся на учете. При списании делается предположение, что списывается в производство материал из самой первой поступившей партии. Если количество материала в первой партии меньше, чем требуется передать в производство, то списывается материал из второй партии и т.д. Тем самым списание материала производится по принципу: «первым пришел - первым ушел». Этот метод оправдан в условиях, когда вновь поступающая партия материала поступает по более низкой цене, чем предыдущие, а также при низкой инфляции. В условиях высокой инфляции применение этого метода приведет к завышению стоимости материальных остатков и занижению себестоимости готовой продукции и, как следствие, завышению результатов от реализации. Как правило, предпочтительно списывать в производство сначала материл по более высокой учетной цене.

Дата добавления: 2014-01-20