Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Дело, его назначение и состав. Группировка дел. Формирование дел. Индексация дел

Особенности хранения управленческих документов.

Хранение документов осуществляется в специально оборудованных помещениях службы ДОУ, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафы, сейфы, стеллажи). При этом конфиденциальные документы хранятся отдельно от неконфиденциальных. Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов. В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала, соответствующего подразделения службы ДОУ.

 

 

При направлении на оперативное хранение документы собираются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

• Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешение одного вопроса.

• Помещать приложения вместе с основными документами.

• Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением преходящих дел.

• Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

• В дело не должны помещаться документы подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики.

 

Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:

• Номинальному (по виду: приказы, акты и т.д).

• Предметно (вопросном).

• Авторскому (по автору, комиссии и т.д).

• Корреспондентском (по корреспонденту).

• Географическому.

• К хронологическому (по временным параметрам).

• Экспертному (с учетом сроков хранения).

 

При классификации документов, как правило, используется несколько признаков, которые отражаются в заголовке дела. Заголовки дел должны быть краткими и отражать смысловое содержание документов, они состоят из названия вида документа, указания на главное содержание документа и указание на период к которому относятся данные документа.

Дела, оформляемые при передаче документов на хранение, подлежат индексации, в ходе которой делам присваивают индексы или номера. В начале индексации следуют, как правило, наиболее важные дела, затем второстепенные. При индексации дела распределяют первоначально по разделам соответствующим одному из крупных направлений деятельности организации, а затем уже внутри соответствующего раздела в порядке убывания значимости той или иной группы документов. Индекс документов представляет собой дробь 2/2 радел 2 дело 2.

 

 

<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Коммерческие письма | Возникновение и развитие экспертизы ценности документов
Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-20; Просмотров: 1081; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.012 сек.