КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Подготовка и передача дел в архив
5.6.1. Порядок проведения экспертизы, ценности документов в организации. Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Перед сдачей дел в архив проводится экспертизаихценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), которая создается приказом руководителя организации. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК организации руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами. Экспертная комиссия организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек. В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению. Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены. 5.6.2. Оформление дел Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов. Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:
7 Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года). Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т.п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно. Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме. В заверительной надписи дела указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внутренней описи. Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись (Приложением 39). Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.
Оформляется обложка дела. На ней указывают: — наименование организации иее непосредственная подчиненность; — наименование структурного подразделения; — регистрационный номер дела; — номер дела по годовому разделу сводной описи дел; — заголовок дела; — аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); — дата дела (тома, части); — количество листов в деле; — срок хранения дела; — архивный шифр дела. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку из номенклатуры дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения. Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. На основании заверительной надписи дела указывается количество листов в деле. 5.6.3. Составление и оформление описей дел и передача дел в архив На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел. Опись дел — это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на: · дела постоянного хранения; · временного (свыше 10 лет) хранения; · дела по личному составу; · дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.); · служебные ведомственные издания. Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствий количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются. Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью описи должны быть занесены: — порядковый номер дела (тома, части) по описи; — регистрационный номер дела (тома, части); — заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;
— дата дела (тома, части); — количество листов в деле (тома, части); — срок хранения дела. Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа “Примечание” используется для отметок об особенностях физического состояния дел о наличии копий и т.п. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в 2-х экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации. Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указывается количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках, без дополнительной пересистематизации, нумерации листов,без заверительной надписи. Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт. если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года.
Дата добавления: 2014-01-20; Просмотров: 691; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |