Общая характеристика учета хозяйственных средств фармацевтических предприятий

Методы проверки кредитных взаимоотношений экономического субъекта

В отличие от договора займа, кредитный договор в соответствии с ГК РФ, может заключаться предприятием только с банком или иной кредиторской организацией. К отношениям по кредитному договору применяются те же правила, что и по договору займа. Методика проведения аудиторских проверок таких операций в основном не отличается от проверок операций займов. Правила выдачи кредитов разрабатываются кредиторскими организациями, а выдача кредита производится на основании заключенного двухстороннего кредитного договора. В отличие от займов, проверка операций по получению и использованию кредитов, осуществляется по счетам 90 «Краткосрочные кредиты банков» и 92. Аудитору необходимо проверить:

· подтверждение целевого использования кредита;

· своевременность и полноту погашения;

· правильность и законность отнесения начисленных и уплаченных %% на соответствующие счета затрат или источники их покрытия;

· достоверность остатков, не возвращенных кредитов;

· обеспечение кредита или существование представленных гарантий своевременно невозвращенных сумм кредита;

· объективность причин нарушения сроков возврата кредита.

Проверяя вопросы получения и использования кредитов, аудитор должен произвести оценку эффективности вложенных средств по тем мероприятиям, на которые они предназначались; какой экономический эффект получило предприятие в целом от их использования, или наоборот, рассчитать убытки, которые может понести предприятие в случае нецелевого использования кредита или несвоевременного возврата кредитору, а также проанализировать источники покрытия невозвращенных сумм кредиторов и сообщить о них руководству проверяемой организации.

Под хозяйственным учетом следует понимать научно обоснованную систему отражения хозяйственных процессов в количественных и качественных показателях, необходимых для планового руководства и контроля за сохранностью и правильным использованием всех средств производства, т. е. всей собственности.

Главной задачей хозяйственного учета является систематический контроль за выполнением плановых заданий. Без правильного, хорошо организованного учета невозможно плановое руководство. В связи с этим учет должен постоянно отражать различные учетные сведения, характеризующие ход выполнения плана в целом и по отдельным его показателям, выявлять отклонения от плановых заданий с целью принятия мер для устранения выявленных недостатков в работе.

Учет служит основанием для разработки новых текущих и перспективных планов. Он обеспечивает контроль за сохранностью собственности, так как с помощью учета можно наблюдать за движением всех денежных и товарно-материальных ценностей и находить пути к более рациональному и экономному расходованию средств. Учет способствует укреплению хозяйственного расчета.

К учету предъявляются определенные требования. Он должен обеспечить получение точных сведений, объективно отражать финансовую и хозяйственную деятельность. Учетные показатели должны соответствовать плановым. Учетные формы должны быть четкими и понятными, удобными для обработки и анализа.

В каждой хозяйственной единице (аптека, склад и т. д.) учет представляет собой органическую часть единой системы, подчиненной задачам развития хозяйства.

Единая система учета включает три вида: статистический, оперативно-технический и бухгалтерский. Каждый из них имеет конкретные задачи в руководстве хозяйственной деятельностью предприятий, учреждений, ведомств и т. д. Однако применяются они не изолированно, а взаимно дополняя друг друга.

Статистический учет — это общий количественный учет массовых явлений, различных количественных изменений в хозяйстве, социально-экономических процессов, их качественных особенностей. Для изучения характерных особенностей объектов исследования статистика применяет специальные способы и приемы: массовые и выборочные наблюдения, методы группировки, средние числа, динамические ряды, периодические переписи на определенные даты и другие методы.

В аптечных учреждениях статистический учет используется для учета и отчетности по рецептуре, составления отчетных таблиц о реализации товаров по группам товаров, представления статистических сведений о численности и составе штатов, об изменении фонда заработной платы и т. д.

Статистические сведения представляются по единым государственным образцам и могут быть выражены в абсолютных, относительных и средних величинах. Статистический учет обеспечивает сбор и анализ необходимых сведений для составления текущих и перспективных планов.

Оперативно-технический учет применяется для отражения хозяйственных операций непосредственно в процессе их свершения. Он тесно связан с оперативным планированием и построен таким образом, чтобы обеспечить быстрое получение текущих показателей, характеризующих ход выполнения плановых заданий. Примерами оперативно-технического учета в аптеках могут служить журналы регистрации поступивших товаров, оптовых оборотов, ежедневной выручки и т. д.

Бухгалтерский учет. Характерная черта бухгалтерского учета обязательное применение единой меры обобщенного счета всех охватываемых им процессов. Такой мерой обобщенного счета являются деньги. При этом учете осуществляют сплошное и непрерывное наблюдение, регистрацию и документальное оформление разнообразных финансово-хозяйственных операций в процессе их возникновения, давая им денежную, стоимостную, оценку.

Для регистрации всех операций в бухгалтерском учете используется самостоятельная документация, причем каждая хозяйственная операция должна иметь первичный оправдательный документ. Бухгалтерский учет позволяет иметь в любой момент сведения о состоянии хозяйственных средств предприятия или учреждения, что очень важно для управления их деятельностью.

При помощи бухгалтерского, как и других видов, учета отражаются производственные операции и осуществляется контроль за выполнением плановых заданий. Исключительно важное значение имеет бухгалтерский учет для укрепления хозяйственного расчета, режима экономии и охраны собственности.

Во всех видах учета используются следующие учетные измерители: натуральные, денежные и трудовые.

Натуральные измерители характеризуют объекты учета в конкретных количественных единицах: по весу, штукам, объему и т. д. Учет в натуральных измерителях на практике часто называют количественным учетом. В аптечных учреждениях широко пользуются натуральными измерителями, учитывая количество рецептов, количество ядовитых и сильнодействующих веществ и т. д.

Трудовые измерители применяются для учета затрат труда во времени (рабочие дни, часы). В сочетании с натуральными измерителями трудовые измерители используются для определения производительности труда, исчисления заработной платы, разработки норм производственной нагрузки и т. д.

Денежный (стоимостный) измеритель является самым универсальным и самым распространенным в учете. С его помощью можно отразить разнообразные хозяйственные процессы, движение различных ценностей и товаров, затраты труда и т. д. Как бы раз­нообразны ни были натуральные и трудовые показатели, все они могут быть выражены в денежном показателе. Все это делает денежный измеритель главным в бухгалтерском учете.

Как отмечалось выше, основой всех бухгалтерских учетных записей является соответствующий документ, подтверждающий эти записи. Своевременное и правильное составление документа — одна из основных задач бухгалтерского учета на предприятии или в учреждении. Оправдательным учетным документом называется письменное подтверждение любой хозяйственной операции (поступление товаров, выдача заработной платы, списание испортившихся товаров и т. д.).

Документы имеют важное правовое значение. В связи с этим одна из главных задач учета — установление типовых форм первичной документации на каждом отдельном участке, предприятии, ведомстве и т. д. Разнообразие хозяйственных операций обусловливает большое количество учетных документов. Все они классифицируются по соответствующим признакам на группы.

По характеру отражаемых операций бухгалтерские документы подразделяются на кассовые (оправдывающие приход и расход денег в кассе), товарные (отражающие движение товарно-материальных ценностей), банковские (оправдывающие расходные и приходные операции на текущих и расчетных счетах в банке) и документы по расчетам с рабочими и служащими, дебиторами и кредиторами.

По назначению документы делятся на распорядительные (приказы, распоряжения, доверенности и т. д.) и оправдательные (счет-фактура, приходные и расходные ордера и т. д.). Оправдательный документ подтверждает свершение операций и поэтому является основным для бухгалтерского учета.

В хозрасчетных аптеках различают централизованный, децентрализованный и смешанный бухгалтерский учет.

При централизованном учете в аптеках и других аптечных учреждениях оформляется первичная документация, данные которой регистрируются в течение месяца в накопительных ведомостях: рецептурном журнале, журнале розничных оборотов, кассовой книге и т. д.

Вся учетная обработка первичной документации ведется в соответствии с инструкцией, утвержденной Министерством здравоохранения. Аптеки, ведущие централизованный, первичный учет, находятся на балансе вышестоящей организации, которой они представляют свою отчетность с приложенными оправдательными документами для отражения этой документации в бухгалтерском балансе вышестоящей организации.

Децентрализованный учет предусмотрен для крупных аптек, ведущих бухгалтерский учет, составляющих самостоятельно баланс и имеющих расчетные счета в банке. При таком учете аптека передает в аптечное управление законченный бухгалтерский баланс. В том случае, если аптечное учреждение (например, Центральная районная аптека — ЦРА) само ведет балансовый учет, а подчиненные ей аптеки сдают в бухгалтерию ЦРА первичный, низовой отчет, образуется смешанный характер учета.

Для выполнения учетных операций в штатах аптек предусмотрены должности старших бухгалтеров, бухгалтеров. В аптеках VI категории учет ведет заведующий. В административном отношении счетные работники подчиняются заведующему аптекой. В методологическом отношении, т. е. в отношении правильности ведения всех учетных операций, руководящим органом для них является бухгалтерия вышестоящей организации.

Счетные работники вместе с заведующим аптекой несут ответственность за качество учетно-отчетной документации. Все учетные операции они ведут согласно инструкциям, по утвержденным формам и образцам. Основная цель учета в аптеке — обеспечить укрепление хозяйственного расчета, устранить непроизводительные потери, использовать учет для рационального ведения хозяйства и выявления неиспользованных резервов.

Руководствуясь общими принципами ведения учета (статистического, оперативно-технического и бухгалтерского) и соответствующими приказами, инструкциями и положениями, счетные работники аптек обязаны выполнять следующую работу:

1) правильно отражать в учетной документации торговую, производственную, финансовую и хозяйственную деятельность аптеки в соответствии с утвержденным планом;

2) обеспечить документальный контроль за сохранностью оборудования, инвентаря, товарно-материальных ценностей и денежных средств, принадлежащих аптеке или находящихся в ее распоряжении;

3) путем четко организованного учета и отчетности предупреждать хищения и растраты в аптеках;

4) систематически контролировать соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины, проверять выполнение всех обязательств перед государственным бюджетом, а также следить за своевременным проведением различных платежей;

5) проверять законность и целесообразность различных расходов и устанавливать соответствие их утвержденным нормам и сметам;

6) своевременно вскрывать отклонения от плановых заданий, выявлять недостатки в работе и способствовать их устранению;

7) составлять и представлять в вышестоящие организации первичные отчеты или законченные балансы в установленные сроки и в соответствии с утвержденными формами;

8) давать точный анализ всей деятельности аптеки и определять результаты ее работы за квартал или год.

Для небольших по объему работы аптек окончательные результаты хозяйственно-финансовой деятельности выводятся вышестоящей организацией и сообщаются аптекам ежеквартально.

Правильная организация первичного учета заключается в четком оформлении оправдательного документа и своевременном занесении и отражении его в учетных журналах, книгах, ведомостях и т. д.

Одним из важных вопросов организации учета в аптечных учреждениях является четкое определение лиц, несущих материальную ответственность за товарно-материальные ценности и денежные средства. Для каждого материально ответственного лица устанавливается перечень ценностей, за которые он отвечает, и организуется учет за движением этих ценностей.

Объектами учета в хозрасчетных аптеках являются хозяйственные средства и их составные части, расчеты с различными организациями и лицами, затраты труда и расчеты по заработной плате.

Любое поступление товаров и ценностей, а также каждый вид расходования их обязательно сопровождается оправдательным документом, который служит основанием для оформления учетных операций.

Важным условием точности учета является правильная оценка товаров и ценностей, при оприходовании и списании в расход, для чего необходимо руководствоваться утвержденными розничными и оптовыми ценами.

Лучшей организации учета товарно-материальных ценностей способствуют следующие мероприятия:

1) правильное размещение различных групп товаров и материальных ценностей по отделам аптеки с таким расчетом, чтобы можно было легко проверить их при инвентаризации;

2) использование в учете единой номенклатуры шифров на товар;

3) документальное оформление каждого поступления и отпуска товарно-материальных ценностей по каждому материально ответственному лицу;

4) применение в крупных аптеках вычислительных машин для механизации учета и отчетности.

Переход товарно-материальных ценностей от одного лица к другому должен сопровождаться документальным оформлением за подписями лиц, передавших и принявших ценности.

Основная масса товаров поступает в аптеки из аптечных складов. Некоторые товары могут закупаться аптеками у других поставщиков (на складах парфюмерных и галантерейных товаров и т. д.).

Для получения товаров от поставщиков аптеки предварительно направляют требования или заявки. В соответствии с этими требованиями склады подготавливают выполненные заказы и оформляют их счетами-фактурами. Прием товаров от поставщиков может иметь различные варианты. Одним из вариантов является прием товаров непосредственно на складе представителем аптеки или самим заведующим аптекой. Право на получение товаров оформляется разовыми или постоянными доверенностями.

На складе лицо, получающее товар, обязано проверить соответствие наименования, вида, цены и количества товара тем данным, которые указаны в сопроводительных документах. В случае, если нет возможности проверить при приеме на складе товар по количеству товарных единиц и массе нетто (когда товар уже упакован в ящики и другую тару), представитель аптеки принимает товар по количеству мест и массе брутто. Об этом делается отметка на счете-фактуре. С момента получения товара на складе до передачи его в аптеке материально ответственному лицу ответственность несет представитель аптеки, получивший и сопровождавший товар в пути.

Широкое применение находит доставка товаров в аптеки транспортом склада, когда за товары и сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные и т. д.) в пути несет ответственность шофер автомашины. При прибытии в аптеку он передает материально ответственному лицу товар по количеству мест и массе брутто. При отгрузке товара со склада железнодорожным или водным транспортом за груз в пути ответственно транспортное ведомство.

Аптека принимает товар на станции или пристани в соответствии с транспортными накладными по количеству мест и массе брутто. В случае сомнения в сохранности товара аптека обязана вскрыть и принимать товар непосредственно на станции в присутствии представителя транспортной организации. При обнаружении недостачи (бой, порча товаров и т. д.) составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортному ведомству. Товар, пришедший в негодность по вине транспортного ведомства, аптекой не принимается.

Каким бы способом ни был доставлен товар в аптеку, он обязательно проверяется по количеству и качеству и оприходуется в соответствующую учетную документацию. Принимая товар, материально ответственное лицо в аптеке по каждому наименованию тщательно проверяет количество, цену, общую стоимость данного товара и сверяет это с данными, указанными в сопроводительном документе.

В случае обнаружения недостачи, излишков, боя или порчи товара заведующий аптекой создает комиссию для составления акта, в котором отражаются обнаруженные расхождения с сопроводительными документами, а также выявленная недостача или излишки.

Акт составляется в трех экземплярах, из которых один направляется поставщику для возмещения ущерба, второй — в вышестоящую организацию и третий остается в аптеке. Излишки товара оформляются таким же актом, на основании которого оприходуются аптекой.

Претензии по возмещению стоимости недостающих товаров или других ценностей, а также по поставке товара ненадлежащего качества или некомплектного, в том числе по уплате штрафа за поставку таких товаров, должны быть предъявлены в соответствии с инструкцией в течение месяца.

При обнаружении в счетах-фактурах ошибок в ценах и суммах стоимости (несоответствие прейскурантным ценам) аптека обязана немедленно сообщить об этом поставщику. До получения от поставщика исправительного письма этот товар не подлежит реализации, но оприходуется по ценам и стоимости, указанным в счете-фактуре.

После окончания проверки и принятия товара материально ответственное лицо оприходует его, для чего на счете-фактуре делается запись: «По счету-фактуре № от товарно-материальные ценности по количеству и качеству мною проверены и полностью приняты. Подпись. Дата».

На обороте счета-фактуры отмечается стоимость каждой учетной группы принятых товарно-материальных ценностей: товара (по продажной стоимости и себестоимости), тары, вспомогательных материалов, малоценных предметов и т. д. (по себестоимости). Счетный работник аптеки проверяет таксировку и подсчет сумм в счете-фактуре и делает за своей подписью отметку о проведении по учету стоимости принятых товарно-материальных ценностей.

Различные наценки, транспортные расходы и некоторые другие отчисления, включенные поставщиком в счет-фактуру сверх стоимости товара, аптекой в товарной документации не учитываются и относятся на соответствующие статьи издержек обращения. Стоимость самого товара всегда приходуется в полной сумме, указанной в счете-фактуре, независимо от того, что, например, в отношении части товара был составлен акт о недостаче и порче его.

Иногда товар может поступить раньше, чем поставщик пришлет сопроводительные счета-фактуры. В таких случаях заведующий аптекой создает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации и составляет акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых прилагается к месячному отчету аптеки. Заведующий аптекой принимает меры к получению счетов-фактур и до их прихода не реализует эти товары.

Все оприходованные на законном основании товары учитываются в аптеке по двум ценам — продажным и оптовым (себестоимости) в суммовом выражении. Лишь отдельные виды медикаментов (яды, наркотические препараты, спирт, остродефицитные лекарственные средства) дополнительно учитываются в номенклатурно-количественных показателях в специальных журналах.

Заведующий аптекой отражает поступившие товары и другие материальные ценности в специальных ведомостях или журналах (в приходной части). Соответствующие графы приходной ведомости заполняются по каждому счету-фактуре в отдельности. Помимо этого, для контроля за своевременным оприходованием товаров рекомендуется вести журнал или книгу регистрации счетов-фактур или накладных.

Для оперативного учета поступивших медицинских препаратов, имеющих ограниченный срок годности, материально ответственные лица должны вести специальный журнал, в котором записывают дату поступления препаратов, количество, срок годности, номер серии.

Для планирования товарооборота аптеки по группам товаров поступившие в аптеку товары регистрируются в групповом разрезе (в суммовом выражении) в специальном журнале.

Оприходование товарно-материальных ценностей, поступающих в аптеку от поставщиков, производится так же, как и товаров, поступающих с аптечных складов.

Закупать у населения можно лекарственное растительное сырье и стеклянную посуду. Лекарственное растительное сырье оприходуется на основании приемных квитанций и учитывается самостоятельно.

Учет аптекарской посуды, поступающей от населения. В соответствии с приказом Министерства здравоохранения установлен порядок приема и учета использованной аптекарской посуды.

Принимается только чистая посуда без этикеток, пробок и алюминиевых колпачков емкостью от 10 до 500 мл, в том числе использованная ранее под упаковку готовых лекарственных средств. Не принимаются пластмассовая посуда, различные флаконы, а также посуда, имеющая залоговые цены.

Принимать посуду от населения разрешается только аптекам, имеющим условия для хранения, мойки и обработки этой посуды отдельно от вновь поступившей со склада. Перечень аптек утверждается аптечным управлением. Мойка и обработка этой посуды осуществляется в соответствии с действующей инструкцией.

Прием аптеками от населения аптекарской посуды производится по ведомости специально уполномоченным на это сотрудником, которому на закупку посуды из кассы выдаются под отчет деньги. Этот работник сортирует принятую посуду по стоимости и в конце дня сдает ее материально ответственному лицу.

Стоимость купленной посуды по розничным ценам за месяц приходуется по отчету о торгово-финансовой деятельности аптеки. Одновременно указывается стоимость посуды по закупочным ценам. Разница между стоимостью по розничным и закупочным ценам отражается в отчете как наложения от закупки посуды.

Прием посуды от лечебно-профилактических учреждений производится по накладной с указанием емкости и количества посуды. Накладная выписывается лечебно-профилактическим учреждением в 3 экземплярах. Два вместе с посудой передаются в аптеку, а один с распиской аптечного работника, получившего посуду, возвращается в лечебное учреждение.

Работник аптеки, принявший посуду, расписывается в двух накладных, один экземпляр накладной передается в бухгалтерию, а второй прилагает к ежемесячному отчету о приходе посуды. Переданная в бухгалтерию накладная служит основанием для расчетов с лечебно-профилактическим учреждением.

В торговой сети аптекам разрешается приобретать необходимые ценности, которые не поступают с аптечных складов: топливо, некоторый малоценный инвентарь, отдельные вспомогательные материалы и др.

Поступление товаров и прочих материальных ценностей в порядке передачи из другой аптеки допускается только с разрешения управления. Оприходование этих товарно-материальных ценностей производится на основании приемно-передаточного акта, который подписывают руководители обеих аптек.

Увеличение стоимости товарных запасов аптеки вызывают следующие внутриаптечные операции:

1) реализация дистиллированной воды в чистом виде лечебным и прочим организациям по установленной в прейскуранте цене. Стоимость проданной дистиллированной воды оприходуется по справке в товаре;

2) реализация спирта в чистом виде по амбулаторным рецептам врачей отдельным больным. Отпуск спирта в чистом виде в данном случае производится по коммерческой стоимости. Разница между коммерческой стоимостью и стоимостью спирта, отпускаемого в смеси, оприходуется в товаре;

3) перевод лекарственного сырья в товар;

4) перевод отдельных вспомогательных материалов в товар. С разрешения управления допускается реализация вспомогательных материалов лечебным учреждениям, химическим лабораториям и другим организациям. Стоимость проданных вспомогательных материалов оприходуется в товаре на основании справки или акта о переводе их в товар;

5) перевод тары в товар. Проданную с разрешения аптечного управления тару также переводят справкой или актом в товар и стоимость этой тары оприходуют в товаре;

6) до оценки по лабораторно-фасовочным работам. Эти до оценки возникают либо при округлении цен, либо в результате разницы между прейскурантной ценой и ценой, образовавшейся при внутриаптечном изготовлении или расфасовке лекарства;

7) оприходование излишков товаров, обнаруженных при инвентаризации;

8) оприходование лекарств, приготовленных в аптеках, но не полученных больными и не потерявших своего качества. На оприходование этих лекарств составляется акт, в котором указывается наименование лекарств и их стоимость по розничным ценам.

Розничная реализация товаров подразделяется в учете на отпуск товаров по рецептам, безрецептурный отпуск товаров по ручной продаже и реализацию товаров через аптечные пункты, киоски и филиалы аптеки.

Самостоятельно отражается в учете льготный отпуск лекарств по амбулаторным рецептам, который в конце месяца включается в розничный оборот аптеки в размере полной цены этих лекарств. Отпуск товаров по рецептам регистрируется в соответствующих рецептурных журналах и ведомости розничных оборотов.

В этой же ведомости розничных оборотов отражается стоимость товаров, отпущенных в отделе ручной продажи. Основанием для списания в расход проданных товаров служит зарегистрированная в кассовой книге аптеки выручка денег. В крупных аптеках ежедневно проводится сверка выручки кассы с подсчетом суммы по чекам в каждом отделе: рецептурном, ручном, оптики и т. д.

Основанием для списания в расход медикаментов, отпущенных за месяц на льготных условиях, являются счета, оплаченные лечебно-профилактическими учреждениями. Эти счета составляются один раз в месяц и представляются в соответствующие лечебные учреждения для оплаты вместе с приложенными к ним вторыми экземплярами рецептов, по которым на льготных условиях отпускались медикаменты.

Льготный отпуск лекарств отдельным категориям амбулаторных больных регистрируется ежедневно в специальных учетных реестрах или журналах, в которых указываются: номер по порядку, дата поступления рецепта, его номер, дата выписки рецепта в лечебном учреждении, номер рецепта по квитанционной книжке, стоимость лекарства (раздельно индивидуально приготовленного и готового лекарства), наименование лечебного учреждения. Для льготного отпуска отдельно в реестре показывается сумма, оплаченная больным (20%), и сумма, возмещаемая лечебным учреждением.

Сведения о реализации товаров через мелкорозничную сеть определяются на основании сдаваемых наличных денег в кассу аптеки работниками этих филиалов.

Отпуск товаров лечебно-профилактическим учреждениям по безналичному расчету отражается в аптеке в журнале регистрации оптовых оборотов или в «Книге учета мелкооптового отпуска и расчетов с покупателями» (по форме А-7).

В этой книге для учета взаимных расчетов для каждого лечебного учреждения выделяется отдельный лист, на котором заносятся каждый раз следующие сведения: число и месяц; № записи; номер и дата оформления требования лечебного учреждения; стоимость отпущенных по продажной цене товаров (экстемпоральных лекарств, готовых лекарств, медикаментов, отпущенных в массе, прочих товаров); стоимость тары; итоговая сумма по требованию и взаимные расчеты в пользу аптеки или за аптекой.

В конце месяца общие суммы реализованных по безналичному расчету медицинских товаров подсчитываются и вносятся в расходную часть отчета о движении товаров.

Помимо расхода товаров по розничной и оптовой продаже, аптека может передавать товар в другую аптеку. Основанием для такой передачи товаров служит распоряжение вышестоящей организации. Оправдательным документом при списании в расход этих товаров является приемопередаточный акт. В расходной части товарного отчета этот вид расхода отражается самостоятельной строкой.

Товарные операции, связанные с передачей товара из одного отдела аптеки в другой или из аптеки в мелкорозничную сеть, в общем отчете о хозяйственно-финансовой деятельности аптеки не отражаются, а фиксируются только в отчетах материально ответственных лиц.

К хозяйственным нуждам относятся стирка санитарной одежды, натирка полов, обеззараживание посуды, мытье полов и окон и др. На эти цели разрешается расходовать мыло, соду, стиральный порошок, хлорамин, хлорную известь, нашатырный спирт и некоторые другие товары.

Для каждой аптеки эти расходы устанавливаются вышестоящей организацией по смете и относятся на издержки обращения.

В аптеке должен быть установлен строгий контроль за расходованием товаров на хозяйственные нужды. Фактически выданные на эти цели товары записываются в тетрадь или ведомость, в которой указываются: наименование товаров, дата выдачи, цель, количество, цена, стоимость, подпись лица, получившего товар.

В конце месяца на основании этих записей составляется акт о списании в расход товаров, израсходованных на хозяйственные нужды. Акт оформляется в двух экземплярах, подписывается заведующим аптекой и лицами, имеющими отношение к этим расходам. Один экземпляр отсылается вместе с отчетом аптеки в вышестоящую организацию, другой хранится в аптеке.

Списание стоимости лекарств, изъятых для анализа в контрольно-аналитической лаборатории. При изъятии лекарств из аптек для проверки их в контрольно-аналитической лаборатории составляются акт, в котором отражается, какие лекарства изъяты и на какую стоимость.

Акт составляется в трех экземплярах, один из которых вместе с изъятыми лекарствами отправляется в контрольно-аналитическую лабораторию, второй в конце месяца прилагается к месячному отчету аптеки, а третий остается в делах аптеки. Стоимость изъятых по акту лекарств списывается в отчете в расход по товарам, а также отражается в издержках обращения аптеки.

Списание товаров, израсходованных на оказание неотложной медицинской помощи. Израсходованные на оказание медицинской помощи медикаменты и перевязочные материалы отражаются в ведомости или книге регистрации оказания первой помощи.

Для оказания такой помощи аптека должна иметь специальный шкаф, содержимое которого устанавливается Министерством здравоохранения. В ведомости или книге заносятся следующие сведения: номер по порядку, дата оказания помощи, фамилия пострадавшего, его адрес, характер несчастного случая, наименование и количество израсходованных медикаментов и перевязочных материалов, стоимость этих товаров, подписи оказавшего помощь и пострадавшего.

На основании этих записей в конце месяца составляется справка о расходе медикаментов на оказание первой помощи, которая отражается в расходной части товарного отчета и в издержках обращения аптеки.

Списание товаров, пришедших в негодность. Потери товаров от боя, брака и порчи списываются в расход за счет аптеки только в том случае, если порча товаров произошла не по вине работников аптек. При выявлении виновных лиц стоимость испорченных товаров возмещается за их счет.

Основанием для списания пришедших в негодность товаров является акт, который составляется по форме А-17, в трех экземплярах, как правило, в момент выявления факта порчи и боя товаров. Два экземпляра акта направляются вышестоящей организации на утвержде­ние. Только после утверждения акта товары, пришедшие в негодность, могут быть списаны в товарном отчете, а стоимость их отнесена на издержки обращения. Для учета актов на испорченные товары в аптеках рекомендуется вести специальную тетрадь.

Пришедшие в негодность товары, стоимость которых утверждена вышестоящей организацией к списанию, подлежит уничтожению. При этом на обороте акта перечисляются все наименования и количества фактически уничтоженных ценностей с указанием способа их уничтожения. Факт уничтожения подтверждается подписями всех членов комиссии, участвовавших в уничтожении.

При актировании пришедших в негодность товаров комиссия должна тщательно выяснять причины, вызвавшие порчу, и вносить конкретные рекомендации по устранению этих причин. Например, проверяются условия хранения товаров, устанавливается, почему не были своевременно реализованы товары с ограниченным сроком годности (сыворотки, вакцины и т. д.). Порча медикаментов должна подтверждаться анализами контрольно-аналитической лаборатории.

Списание некоторых товаров, использованных в качестве вспомогательных материалов или малоценных предметов. В процессе работы в аптеке возможно использование некоторых товаров (вощаная или пергаментная бумага, ручные весы и т. д.) в качестве вспомогательных материалов или малоценных предметов.

В этом случае предметы переводятся из товарной группы в другие учетные группы материальных ценностей. Например, ручные весы и ножницы, взятые из товарной группы для работы в аптеке, переводятся в учетную группу «Малоценный инвентарь». Для оформления такого перевода, заведующий аптекой и счетный работник составляют справку, которая прилагается к месячному товарному отчету.

В справке указываются название, количество, цена и стоимость (себестоимость и продажная) каждого вида товара, переведенного в другую учетную группу ценностей, а также номер и дата счета-фактуры аптечного склада, по которому данные предметы были ранее оприходованы как товар.

Списание естественной убыли товаров, возникшей в процессе их хранения, расфасовки и переработки. Указанное списание товаров в расход производится на основании норм, установленных Министерством здравоохранения.

Применяются эти нормы только в тех случаях, когда при инвентаризации обнаруживается недостача товаров. Расчет суммы естественной убыли товаров утверждается вышестоящей организацией и отражается в отчете и в издержках обращения аптеки. Списание естественной убыли производится по фактическому расходу в пределах установленных норм. Установлены также нормы естественной траты при расфасовке гигроскопической ваты до 100 г, которая не должна превышать 0,9% от общего количества расфасованной ваты.

На фарфорово-фаянсовые и гончарные товары введены нормы потерь от боя при приеме, хранении и отпуске в пределах к розничному обороту в размере 0,05% — на фарфорово-фаянсовые и 0,1%—на гончарные товары.

Списание в расход стоимости недостачи товаров сверх нормы естественной убыли допускается лишь в исключительных случаях на основе надлежащим образом оформленных документов, раскрывающих характер и причины данной недостачи. Во всех остальных случаях недостача сверх нормы должна быть возмещена за счет виновных лиц.

Списание уценки товаров в случае снижения розничных цен. Переоценка товаров. Списание производится на основании инвентаризационной описи-акта, которая составляется комиссией по переоценке в трех экземплярах. Комиссия создается в следующем составе: представитель вышестоящей организации (председатель комиссии), материально ответственные лица и счетный работник.

Если переоценке подлежит менее 7 товаров (по их стоимости), то с разрешения управления можно проводить инвентаризацию только этих товаров. В случае, когда переоценивается больше трети всех товаров, обязательно проводится полная инвентаризация всех товарно-материальных ценностей.

На основании описей-актов, в которых проставляются старые и новые (сниженные) цены, определяется общая разница в стоимости товаров до и после переоценки. Эту разницу отражают в расходной части товарного отчета материально ответственных лиц и в месячном отчете аптеки.

Списание стоимости лекарственных средств в связи с истечением срока их годности (при отсутствии виновных лиц). Это списание может быть возмещено за счет специального фонда, создаваемого в аптечном управлении. Фонд устанавливается в размере до 0,1 общего товарооборота. Отчисления в указанный фонд производятся ежеквартально до 0,1% общего планового товарооборота аптечных учреждений. Списание товаров, пришедших в негодность по истечению срока годности, оформляется специальной описью-актом.

Списание уценки по лабораторно-фасовочным работам. Стоимость полученной продукции по лабораторным работам может оказаться ниже стоимости взятых медикаментов, т. е. произойдет уценка товаров. Такая же уценка может возникнуть в результате округления цен в сторону их снижения. Общую уценку, подсчитанную по лабораторному и фасовочному журналам за месяц, списывают по товарному отчету аптеки.

По характеру использования тара в аптечных учреждениях делится на три вида: многооборотная, инвентарная и однооборотная тара, или упаковочный материал.

Многооборотная тара используется для перевозки и хранения товаров многократно. К этому виду относится: стеклянная (баллоны, банки, бутылки), деревянная (ящики, деревянные бочки), металлическая (бочки, бидоны), мешочная тара (мешки) и тара из полимерных, синтетических и других материалов.

Инвентарная тара используется внутри аптеки как инвентарь и поэтому не подлежит продаже или возврату поставщику. Она предназначена для хранения запасов товаров и включает в себя бидоны, баллоны, металлические бочки и др. Учитывается эта тара самостоятельно как малоценный инвентарь. Количество ее определяется фактической потребностью аптеки.

Однооборотная тара, или упаковочный материал, предназначена для однократного обслуживания товаров. Реализации или возврату она, как правило, не подлежит и списывается на основании акта. Стоимость списанного упаковочного материала относится на издержки обращения аптеки.

Однооборотной тарой являются картонные ящики и коробки, плетеные корзины, рогожные кули, пакеты и т. д. В том случае, если такая тара будет продана населению, стоимость ее оприходуется как товар.

Многооборотная тара учитывается в аптеке в двойном отражении:

1) номенклатурно-количественном и суммовом она отражается по наименованиям и количеству в «Книге учета движения тары и других материальных ценностей» или в особой ведомости по учету оборотной тары. В некоторых аптеках для учета тары ведутся самостоятельный журнал или учетные карточки на каждый вид тары;

2) в суммовом отражении тара учитывается в отчете о движении товарно-материальных ценностей.

Основанием для оприходования тары служат счета-фактуры поставщика. На все виды тары имеются единые прейскурантные цены, причем установлены цены на новую и подержанную, бывшую в употреблении тару. Освободившаяся тара должна быть возвращена на аптечный склад или сдана организациям, собирающим тару. Возврат тары на аптечный склад оформляется накладными и списывается в расход по учетным ценам (по которым она поступала в аптеку).

Продажа (передача) тары собирающим тару организациям может производиться с разрешения управления с уценкой, предусмотренной прейскурантом. В таких случаях аптека в счетах-фактурах указывает стоимость, по которой тара продана собирающей тару организации. Один экземпляр счета-фактуры вместе с месячным отчетом пересылается в управление.

Продажа тары, занятой товаром, лечебным учреждениям оприходуется как товар. Тара, поступившая в аптеку с товаром (бутылки с минеральной водой), с самого начала учитывается как товар. Порожние бутылки учитываются как тара и переводятся в товар по справке в том случае, если они реализуются с товаром.

Бой и порча тары, возникшие по вине аптечных работников, возмещаются виновными лицами по учетной стоимости. При отсутствии виновных лиц порча и бой списываются актом в расход и относятся на издержки обращения.

Необходимо бережно обращаться с тарой, правильно ее хранить и своевременно возвращать поставщикам, чтобы сократить издержки обращения.

При изготовлении и отпуске лекарств, а также при внутриаптечной фасовке расходуются различные вспомогательные материалы: этикетки, пробки, бумажные капсулы, фильтровальная и вощаная бумага, сигнатуры, нитки, резиновые обхваты, сургуч, клей, квитанционные книжки, бумажные кульки и т. д.

Такие материалы поступают в аптеку в основном с аптечного склада. Некоторые из них (нитки, сургуч и др.) могут приобретаться в торговой сети.

Оприходование поступивших вспомогательных материалов проводится на основании счетов-фактур, накладных или товарных чеков (если они покупались в торговой сети).

Учет движения вспомогательных материалов осуществляется в суммовом выражении, по ценам себестоимости (приобретения) в специально выделенных для этого графах отчета о движении товарно-материальных ценностей. Выдаются такие материалы материально ответственным лицам с учетом текущей потребности.

Вспомогательные материалы списываются в расход ежемесячно одним из способов:

1) по мере их поступления, если это поступление равномерное и примерно соответствует расходу;

2) в размере предусмотренной на эти цели суммы годового лимита. Например, управление установило сумму лимита на вспомогательные материалы в текущем году 6000 р. Следовательно, ежемесячно необходимо списывать 6000:12=500 р.;

3) по справке-расчету, в которой для списания вспомогательных материалов используются установленные управлением нормы расхода в рублях на 1000 единиц различной рецептуры, готовых лекарственных форм, разнообразной фасовки и т. д.

При всех видах ежемесячного списания окончательная сумма расхода вспомогательных материалов уточняется при инвентаризации товарно-материальных ценностей. В случае, если выявлен значительный перерасход вспомогательных материалов (свыше установленного лимита), на лицо, допустившее этот перерасход, делается денежный начет, который взыскивается в установленном порядке.

Стоимость израсходованных вспомогательных материалов списывается в расход по отчету аптеки за месяц и в издержках обращения.

Заготовка лекарственного растительного сырья производится аптекой строго по плану управления, в котором указываются ассортимент и количество заготовляемых растений.

Аптека должна принимать от сборщиков или заготовительных организаций полностью подготовленное лекарственное сырье (высушенное, чистое, отсортированное). Для приема, хранения и отпуска сырья приказом по аптеке выделяется лицо, несущее материальную ответственность за это сырье. В небольших аптеках за лекарственное сырье ответствен сам заведующий.

Прием лекарственного сырья от населения аптека производит по приемным квитанциям, которые выписываются в двух экземплярах лицом, ответственным за заготовку. В квитанции указываются следующие данные: наименование и номер аптеки, номер квитанции и дата оформления, фамилия, имя, отчество лица, сдавшего сырье, адрес его местожительства, номер паспорта, перечень принятого сырья, его количество, заготовительная цена и сумма денег к выдаче за сырье.

На квитанции ставятся подписи принявшего и сдавшего сырье, заведующего аптекой и бухгалтера. Один экземпляр квитанции остается у лица, принявшего сырье (как основание для оприходования сырья), и в конце месяца прилагается к отчету. Другой экземпляр квитанции предъявляется сдавшим в кассу, где ему выплачивается заготовительная стоимость сырья.

Квитанция остается в кассе как оправдательный документ на расход денежных средств. В мелких аптеках, где закупку лекарственного сырья осуществляют сами заведующие аптекой, помимо приемных квитанций, поступившее сырье регистрируется в ведомости поступления лекарственного сырья. Ведомость заполняется в двух экземплярах, один из которых в конце месяца прилагается к месячному отчету аптеки.

Если лекарственное сырье поступает в аптеку от какой-нибудь заготовительной организации, то оно также заносится в ведомость и расчеты за него проводятся безналичным путем. Учет лекарственного сырья ведется отдельно от других товарно-материальных ценностей в номенклатурно-количественном и суммовом выражении.

Итоговые данные о стоимости закупленного, израсходованного и оставшегося сырья отражаются в суммовых показателях в сводном отчете аптеки о движении товарно-материальных ценностей. Сырье учитывается в аптеке только по заготовительной стоимости.

По распоряжению управления лекарственное сырье может передаваться на аптечный склад или другим аптечным учреждениям, а также переводиться в товар для использования в самой аптеке. Передача лекарственного сырья на склад и другим аптечным учреждения оформляется по счету-фактуре (в трех экземплярах), в которой делается ссылка на дату и номер распоряжения управления.

Передаваемое лекарственное сырье оценивается в счете-фактуре по оптово-отпускной стоимости. Один экземпляр счета-фактуры передается вместе с сырьем получателю, другой направляется в управление, а третий остается в аптеке как оправдательный документ на списание отпущенного сырья в расход.

На лекарственное сырье, переведенное в товар, в аптеке составляется в двух экземплярах акт. В нем указывается, какое сырье и на основании какого распоряжения управления переводится в товар, проставляется его количество, заготовительная, оптово-отпускная и продажная стоимость.

На основании такого акта (справки) лекарственное сырье списывается в расход по заготовительной стоимости (из книги или ведомости учета сырья), а в товарном отчете оприходуется как товар по продажной и оптовой стоимости.

Лекарственное сырье в процессе хранения может портиться. Сортировка его материально ответственным лицом оформляется актом в двух экземплярах, который составляется комиссией, как правило, в период инвентаризации. В акте указываются наименование и количество переданного в сортировку сырья, количество отходов и естественной траты, образовавшейся в процессе сортировки.

Отходы сырья, непригодные для дальнейшего использования, уничтожаются в присутствии комиссии, что отмечается в акте. Стоимость уничтоженных отходов, а также естественная убыль лекарственного сырья согласно акту списываются по заготовительным ценам. Стоимость отходов сырья, которые превышают допустимые нормы и образовались по чьей-либо вине, взыскивается с этих лиц.

Аптечные пункты I и II групп, киоски и другие филиалы аптеки снабжаются медицинскими товарами из той аптеки, в ведении которой они находятся.

Для получения товаров заведующий филиалом выписывает в двух экземплярах и подает в аптеку требование. Подготовленный по этому требованию товар вместе с одним экземпляром требования выдается заведующему филиалом. В требованиях проставляются количество, цена и стоимость выданных товаров.

На отпущенные в мелкорозничные учреждения товары выписывается накладная или счет-фактура в двух экземплярах. Один экземпляр передается вместе с товаром заведующему филиалом и служит документом для оприходования товаров в товарном отчете филиала, а второй остается в аптеке для учета движения товаров в мелкорозничной сети. Заведующие мелкорозничными аптечными учреждениями ежедневно сдают денежную выручку в кассу аптеки, которая оприходуется кассовыми ордерами.

В конце отчетного периода заведующий мелкорозничной точкой составляет товарный отчет в двух экземплярах и представляет его для проверки и утверждения в аптеку.

К первому экземпляру отчета прилагаются все оправдательные документы о поступлении и реализации товаров. Аптека обязана вести ведомость для регистрации принятых товарных отчетов от всех подотчетных лиц.

В товарном отчете аптечного пункта I группы, помимо товарных операций, отражаются сведения о количестве рецептов, их стоимости и другие данные.

После проверки отчетов счетным работником и заведующим аптекой они утверждаются и один экземпляр отчета возвращается заведующему филиалом. Обнаруженные при поверке отчета ошибки исправляет счетный работник до утверждения. Сроки представления отчетов в аптеку назначает руководитель аптеки. Для аптечных пунктов рекомендуется ежемесячный, для других филиалов — десятидневный или полумесячный отчет.

При наличии в аптеке самостоятельных отделов устанавливается учет движения товаров по отношению к каждому материально ответственному лицу. Отпуск товаров из отдела запасов в другие отделы оформляется расходной накладной, выписываемой в двух экземплярах.

Один экземпляр передается заведующему отделом, получающему товар, другой остается в отделе запасов. В установленные сроки (обычно каждые 5—10 дней) заведующие отделами представляют товарные отчеты в бухгалтерию аптеки.

В товарном отчете заведующего отделом отражаются приходные и расходные операции. В приходной части отчета показываются: остаток товаров на начало отчетного периода, поступление товаров за отчетный срок и возникшие в отделе до оценки товаров от лабораторно-фасовочных работ и по другим причинам.

В расходной части отражаются: выручка отдела от продажи товаров, расходы на различные нужды, уценки от лабораторно-фасовочных работ и т. д. На основании приведенных в отчете записей определяется весь приход с остатком на начало отчетного периода, весь расход за этот период и выводится новый остаток на конец отчетного периода. К отчету прилагаются все оправдательные документы по приходу и расходу товаров.

Товарные отчеты, тщательно проверенные счетным работником или заведующим аптекой, принимаются к учету и регистрируются в аптеке в специальной «Ведомости принятых товарных отчетов подотчетных материально ответственных лиц».

В конце месяца выписка из этой книги отсылается в вышестоящую организацию вместе с отчетом аптеки. В некоторых аптеках дополнительно по каждому материально ответственному лицу ведутся отдельные лицевые счета.

Литература

1. Управление и экономика фармации. В 4т. Т.1. учеб. для студ. высш. учеб. заведений / (А.А.Теодорович и др.); под ред. Е.Е. Лоскутовой. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2008

2. «Управление и экономика фармации», учебник под редакцией В.Л. Багировой.-М.: Медицина, 2004

3. «Экономика и организация деятельности торгового предприятия»: учеб. Под редакцией А.Н. Соломатина. – М.: ИНФРА-М, 2001

4. «Основы экономики аптечного предприятия» учеб. пособие.

Т.А. Канакина, 2009

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра управления и экономики фармации,

фармацевтической технологии и фармакогнозии

Лекция

Общая характеристика учета хозяйственных

средств фармацевтических предприятий

г. Ростов-на-Дону

2013г

Дата добавления: 2014-01-20