Организация хранения документов

Лекция №3 21.03

Медиапланирование

Два подхода:

1) Медиапланирование — это процедура составления оптимального плана размещения материалов в СМИ. Это процесс, основанный на специальных медиаисследованиях.

2) Медиапланирование — это деятельность по выбору медианосителей для размещения в них рекламы, как и PR-сообщений, а также оптимизация размещения материалов в СМИ в зависимости от охвата, стоимости и прочих характеристик.

Цель:

1) добиться максимального эффекта от затрат на проведение PR-кампании

2) обеспечить эффективную коммуникацию между заказчиком сообщения и аудиторией

Этапы:

1) выбор медианосителей

составление перечня СМИ, в которых будут размещены PR-материалы

2) чёткое определение цели и задач размещения материалов

3) ЦА, на которую могут быть направлены медиапосылы

Даётся описание ЦА (разделение на мелкие группы по одному признаку)

4) разработка медиастратегии, которая является основной частью PR-стратегии

общие черты, для чего и как можно использовать различные СМИ для донесения тех или иных сообщений для ЦА

5) бюджеты и календарь

2 вида бюджета:

1) голодный (тот минимум, который необходим, чтобы поддерживать информационное поле в теплой атмосфере)

2) сытый (средства [слегка завышены], главная задача – отбить эти средства, обычно составляется на будущий год)

Задачи:

Последовательный ответ на 4 вопроса:

1) Какой объем аудитории следует охватить той или иной информацией?

2) В каких медиа может быть размещено то или иное сообщение?

3) Как во времени распределяется поток информации?

4) Какие методы и PR-технологии должны быть применены для управления информацией?

Для эффективной реализации медиаплана, необходимо учитывать:

1) Весь медиаплан на определенный период должен быть разбит на этапы.

2) Чтобы контролировать его исполнение, надо знать специфику, для этого - составляется медиакарта (отражаются знания медиарынка)

Компоненты медиакарты:

1) название

2) форма собственности

3) тираж или зона охвата

4) представление о ЦА

5) контакты

6) контакты журналистов, которые специализируются на вашей тематике

7) информационные поводы, которыми журналист воспользовался (доверие к вам, как к источнику информации)

2 формы медиаплана:

1) форма таблицы

2) форма графика

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов. ¹

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. ² Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. ³ Исполненные документы должны формироваться в дела^* в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования. Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Дата добавления: 2014-01-20