Документация

План

Лекция 7 Документация и инвентаризация

Вопросы для контроля

1. Что такое бухгалтерский счет? Назовите и объясните содержание каждого элемента бухгалтерского счета.

2. На какие группы делятся счета по содержанию сальдо? Дайте характеристику каждой группы счетов.

3. Что такое двойная запись и каково ее значение?

4. Раскройте содержание бухгалтерской проводки. Назовите типы бухгалтерских проводок.

5. Назовите алгоритм составления бухгалтерской проводки по любой хозяйственной операции.

6. В чем сущность выполнения хронологической и систематической записей на счетах бухгалтерского учета?

7. На какие группы делятся счета бухгалтерского учета по степени детализации содержащейся в них информации?

8. В чем выражается взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами?

9. Перечислите, в каких табличных формах производится обобщение данных текущего учета. Раскройте отличительные особенности каждой формы.

10. Каково назначение классификации счетов по экономическому содержанию? Укажите группы и подгруппы счетов, выделяемые по данному классификационному признаку.

11. Каково назначение классификации счетов по структуре? Приведите примеры счетов по каждой группе внутри данной классификации.

12. На какие группы делятся счета по отношению к бухгалтерскому балансу? В чем особенность выполнения учетных записей на забалансовых счетах?

13. Что такое план счетов бухгалтерского учета? В чем состоят отличия рабочего плана счетов, разрабатываемого в каждой конкретной организации, от единого Плана счетов, утвержденного Министерством финансов РФ?

14. Возможно ли использование единого унифицированного плана счетов, обязательного для всех хозяйствующих субъектов, в современных условиях организации бухгалтерского учета в России?

1. Документация

1.1. Общая характеристика документа как носителя первичной учетной информации

1.2. Классификация документов

1.3. Основы организации делопроизводства. Документооборот

1.4. Порядок хранения документов и их изъятия

2. Инвентаризация

2.1. Понятие и виды инвентаризации

2.2. Общие правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов

1.1. Общая характеристика документа как носителя первичной
учетной информации

Начальным звеном в финансово-хозяйственной деятельности является первичное наблюдение, цель которого – информационное обеспечение бухгалтерского учета. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.

Первичной единицей бухгалтерского наблюдения является факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств хозяйствующего субъекта и их источников, возникновению, изменению или прекращению финансово-хозяйственных отношений.

Процесс первичного наблюдения можно представить следующими этапами:

1) отбор фактов финансово-хозяйственной, предпринимательской деятельности;

2) группировка фактов финансово-хозяйственной, предпринимательской деятельности по объектам учета;

3) оформление документа по каждому факту деятельности

4) контроль оформления факта финансово-хозяйственной, предпринимательской деятельности.

По результатам первичного наблюдения ведется первичный учет и составляется документ. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основании документов, подтверждающих их законность и достоверность. Первичный учет, как уже ранее изучено, представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, которые характеризуют хозяйственные процессы и явления, происходящие в хозяйствующем субъекте (процесс документирования хозяйственных операций). Первичная учетная информация является содержанием первичного учетного документа, оформленного в процессе первичного учета (наблюдения).

Объектами первичного учета являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и продажа, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.д.

Документ - это материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение (оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу).

Кроме того, согласно ст.2 Федерального закона РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011), под документированной информацией понимают зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять общие и специальные функции.

К общим функциям документов относятся:

- информационная - документ создают для хранения информации;

- социальная - документ является социально-значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью;

- коммуникативная - документ выступает средством связи между хозяй­ствующими субъектами и другими общественными структурами;

- культурная - документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документов представляют:

- управленческая - документ как инструмент управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы;

- правовая - документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером служат законодательные и нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию;

- историческая - документ рассматривается как источник исторических сведений о развитии общества после выполнения.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют большое значение, раскроем его более детально:

- экономическое значение - проявляется в том, что данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам экономической деятельности. Носителями экономической информации документы становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах;

- юридическое значение - заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции, поскольку как материальные объекты они содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном факте финансово-хозяйственной деятельности;

- контрольное значение - проявляется в том, что они служат источником контрольных данных при внутрихозяйственном контроле за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях хозяйствующего субъекта;

- аналитическое значение - проявляется в возможности проведения анализа показателей финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью установления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство;

- организационно-управленческое значение - заключается в том, что документы - это основной поставщик оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических и других процессов с целью повышения эффективности производств. Системное использование информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления хозяйствующего субъекта позволяет добиваться взаимодействия всех функций и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности;

- практическое значение документов в финансово-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и другое. Документы служат доказательством, свидетельствующим о поступлении и расходовании ценностей. Они подтверждают достоверность и обоснованность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских записях.

Первичный учетный документ - бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющийся первым свидетельством их совершения.

В сводном учетном документе в обобщенном виде отражаются раз­личные данные, и составление такого документа не связано с сообщением о факте хозяйственной жизни. Сводный учетный документ - материальный носитель, который содержит итог сведений первичных документов, сгруппированных по определенным признакам, имеет юридическую силу только при подтверждении соответствующих реквизитов данными первичных учетных документов.

Первичные бухгалтерские документы необходимы:

- для обоснования учетных записей;

- передачи указаний от распорядителей до исполнителей;

- контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности;

- фиксации причин финансово-хозяйственных нарушений, имеющих место в предпринимательской деятельности.

Документирование хозяйственных операций является исходным элементом, посредством которого в дальнейшем ведется бухгалтерский учет. Любая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета лишь на основе надлежащим образом оформленных документов. Понятие и основные требования, предъявляемые к первичным учетным документам, даны в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

Информация о совершенных или разрешенных к проведению операций должна быть зафиксирована на материальных носителях. Унификация документов заключается в том, что первичные документы, отражающие однородные по своему экономическому содержанию хозяйственные операции, создаются на бланках типовых форм, разрабатываемых и утверждаемых Госкомстатом РФ, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых Министерствами и ведомствами РФ. Следует обратить внимание, что постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая, 18 июня 1998 г. № 57а, 27н «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации» установлено: с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ, начиная с 1997 года.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Каждый первичный документ содержит следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. За своевременность и качество оформления первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также за достоверность содержащихся в них данных, ответственность несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

1.2. Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков. Рассмотрим классификацию документов по следующим шести признакам: по назначению; по месту возникновения; по объему содержания; по порядку составления; по способу исполнения, по структуре (рис.1).

ПО НАЗНАЧЕНИЮ документы бывают распорядительные, исполнительные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления.

Распорядительными называются документы, в которых содержатся задания на проведение хозяйственных операций (приказ на отпуск материалов со склада, приказ на премирование персонала организации, чеки на получение наличных денег из банка, наряд на отгрузку продукции). Однако они не подтверждают факта их осуществления.

Исполнительными (оправдательными) называются документы, составляемые в момент совершения операции или же тотчас после ее совершения и служащие доказательством ее выполнения (акт о приемке основных средств, расходная накладная на отпуск материалов со склада во исполнение распорядительного документа - требования). Эти документы служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Рис. 1. Классификация документов по различным признакам

Комбинированные (распорядительно-исполнительные) документы имеют одновременно распоряжение на совершение операции и доказательство о проведении операции (расходный кассовый ордер - содержит в верхней части распоряжение о совершении операции («выдать»), в нижней части – отметку о выплате наличных денег из кассы («получил»)). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их общее количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтерией организации по данным оправдательных документов для учетных целей (ведомость распределения материалов, расчет о начислении заработной платы, расчет о начислении амортизации, калькуляции, учетные регистры). Они не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ различают документы внешние (поступившие из других организаций - например, счет на продукцию, отпущенную со склада какому-либо заводу) и внутренние (составленные в данной организации - приходная накладная склада готовой продукции, составленная при поступлении продукции из цеха).

ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ документы подразделяются на первичные и сводные. Первичный документ применяется для фиксации одной хозяйственной операции (акт раскроя материала, накладная на отпуск материала, кассовый ордер). Сводный документ составляется на основе нескольких первичных документов (материальный отчет склада, к которому приложены документы на поступление и расход материалов, сводная ведомость распределения заработной платы за месяц).

Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры. В соответствии с вышеуказанным требованием первичные документы ПО СПОСОБУ ИСПОЛНЕНИЯ делятся на составленные ручным способом и машинным. В данных автоматизированного бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

ПО ПОРЯДКУ СОСТАВЛЕНИЯ документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию, например расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, наряд на сдельную работу, накладная на отпуск материалов.

Накопительные документы содержат однородные операции за определенный промежуток времени (неделю, декаду, месяц), например лимитно-заборная карта - документ, в котором сделаны отметки об отпуске в течение месяца материалов со склада.

Нарушением способа использования документа является составление разового документа накопительным путем ("открытая" платежная ведомость в кассе) или накопительного - в один рабочий прием (заборный лист, составляемый в конце дня по итогам черновых записей).

СТРУКТУРОЙ документа называется порядок расположения реквизитов в документе. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполняется и читается, но сложно обрабатывается на машинах. При табличной структуре реквизиты документа содержатся в определенной таблице, тем самым имеется возможность выделить зону для реквизитов, которые легко поддаются машинной обработке. В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, ряд – по табличной.

Каждый бухгалтерский документ может быть классифицирован одновременно по всем шести перечисленным основаниям.

На основе рассмотрения классификации и основных характеристик бухгалтерских документов сформулируем основные требования, предъявляемые к документам.

1. Формальное требование. Документ должен быть составлен по установленной форме, иметь необходимые реквизиты.

2. Требование законности. Документ должен отражать законную по содержанию операцию. Контроль за соответствием осуществляемых в организации хозяйственных операций законодательству Российской Федерации обеспечивает главный бухгалтер (ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

3. Требование действительности. Документ должен отражать реально совершенную хозяйственную операцию.

4. Требование своевременности составления и заполнения документа. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

1.3. Основы организации делопроизводства. Документооборот

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей в архив.

Документация - это оформление экономического события (хозяйст­венной операции) документом. В широком смысле документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документация во многих случаях обязательна, предписывается законом и иными нормативно-правовыми актами и поэтому является одним из средств укрепления законности и контроля.

Делопроизводство в любой хозяйствующей организации состоит из следующих этапов:

1. Документирование. Оно предполагает последовательно следующие действия:

- составление проекта документа;

- согласование проекта документа со специалистами;

- проверка правильности оформления документа;

- подписание (утверждение) документа руководителем;

- регистрация документа.

2. Организация работы с документом предполагает следующие действия:

- контроль за исполнением документов;

- исполнение документов;

- формирование дел;

- текущее хранение и использование документов;

- передача документов на архивное хранение;

- рассмотрение документов руководителем (резолюция);

- уничтожение документов.

Вся бухгалтерская документация делится на два документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- созданные хозяйствующим субъектом документы, которые, в свою очередь, делятся на: внутренние документы (для нужд самого хозяйствующего субъекта), и исходящие (отправляемые контрагентам) документы.

Входящие бухгалтерские документы могут быть получены по почте, приняты по факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Передача бухгалтерских документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если хозяйствующий субъект использует автоматизированную форму бухгалтерского учета и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путем сканирования).

Бухгалтерские документы могут поступить в общем потоке докумен­тов, адресуемых хозяйствующему субъекту. В этом случае они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником - экспедитором или, в небольших хозяйствующих субъектах, секретарем - референтом. Факсимильная связь и электронная почта позволяют получить бухгалтерские документы непосредственно в бухгалтерии. Однако следует помнить, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной цифровой подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Передача бухгалтерского документа в виде факсимильного сообщения также не дает гарантий подлинности документа.

При получении бухгалтерских документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрывают, и проверяют правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимают ксерокопию. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге, и следовательно, документ не нуждается в копировании.

От бухгалтерских документов, поступивших по почте и имеющих просроченный срок исполнения, конверты сохраняют, так как в этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного бухгалтерского документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками хозяйствующего субъекта и работником почты. На всех поступивших документах должна быть проставлена отметка о получении.

Заканчивается первичная обработка бухгалтерских документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и передачей нерегистрируемых документов в структурные подразделения хозяйствующего субъекта. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому при централизованном получении они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию, где их учитывают и регистрируют отдельно.

Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от структурных подразделений. Все структурные подразделения, входящие в состав хозяйствующего субъекта, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся непосредственно к финансово- хозяйственной деятельности, а также различного рода договоры, акты выполненных работ, нормативы и т.д.). Например, отдел кадров должен передавать в бухгалтерию копии приказов по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении, командировках, отпусках и т.д.) для расчета заработной платы.

Большую часть бухгалтерских документов составляют внутренние документы, поскольку все хозяйственные операции, проводимые хозяйствующим субъектом, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Обработка внутренних бухгалтерских документов имеет свою специ­фику и проходит в бухгалтерии в соответствии с распределением служебных обязанностей, закрепленных в должностных инструкциях соответствующих работников.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами хозяйствующего субъекта через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию). При наличии электронной почты и факса бухгалтерия может самостоятельно передавать свои документы.

При отправке необходимо проверить правильность оформления бух­галтерского документа: наличие подписи; наличие даты; наличие заголовка; правильность указания адресата и адреса; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается для доработки.

Документы являются основанием для записей на счетах бухгалтерского учета и основой информационной системы организации (носителями первичной учетной информации). Документы нужно составлять (оформлять) в момент совершения факта хозяйственной деятельности или сразу после его завершения. Документы, документация необходимы для оперативного управления хозяйственной деятельностью и выполнения контрольных функций. Контрольная функция осуществляется в два этапа:

на первом - определяется и обосновывается целесообразность предстоящего факта,

на втором - контролируется регламентированный документом хозяйственный факт; при необходимости документ служит основанием последующих проверок.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по проведению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Единообразный подход к первичным документам является основой формирования общих требований к их составлению, которые не зависят от вида и назначения документа:

четкость и разборчивость записей;

использование бланков типовой формы;

оформление с помощью ручной записи или на компьютере;

прочеркивание незаполненных пробелов;

корректурный способ исправления;

запрет исправлений в кассовых и банковских документах.

Внедрение компьютерных технологий не исключает возможности составления и хранения первичных и сводных учетных документов как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Однако если бухгалтерский учет ведется в электронной форме, по просьбе или требованию партнеров и контрольных органов документы распечатывают на бумажной основе.

Составлять и хранить первичные и сводные учетные документы на машинных носителях информации следует в соответствии с Федеральным законом РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011).

Как правило, электронные документы передаются по электронным сетям, доступным не только адресату, но и разнообразным компьютерным мошенникам. Поэтому необходимо быть уверенным, что посылаемая информация дошла адресату без искажений и ее не смогли получить «третьи» лица. Эти проблемы решаются с помощью средств криптографической защиты информации, одним из которых является электронная подпись.

Электронная цифровая подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Иными словами – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки.

Информация, заключенная в этом реквизите, подвергается сложному криптографическому преобразованию с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Описанный механизм позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бу­мажном носителе при выполнении ряда условий:

- сертификат ключа подписи (документ, удостоверяющий электронную цифровую подпись) не должен утратить силу на момент подписания документа или его проверки;

- подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена, то есть подпись не подделана;

- электронная цифровая подпись используется по назначению в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Суть механизма использования электронной цифровой подписи заключается в следующем. Принимающая сторона получает зашифрованный документ от передающей стороны. Полученный документ представляет собой шифровку (набор цифр), подготовленную с помощью секретного ключа. Принимающая сторона с помощью ключа преобразует набор цифр в осмысленный текст. При этом используют два секретных ключа: открытый и закрытый. Оба они представляют собой набор букв и цифр.

С помощью закрытого ключа подписывается электронный документ. Этот ключ принадлежит владельцу подписи и, соответственно, должен храниться в строгой тайне. Для того чтобы получающая сторона могла проверить подлинность подписи полученного электронного документа, используют открытый ключ, поэтому он, как правило, должен быть общедоступным. Сам документ шифруется при помощи открытого ключа, принадлежащего автору. Однако расшифровать такой документ можно лишь только тогда, когда известен закрытый ключ получателя.

Достоинствами использования электронных документов в бухгал­терском учете являются:

- сокращается время на получение электронного документа другим адресатом (до нескольких минут);

- электронный документ защищен от подделок и искажений;

- гарантирована конфиденциальность документа.

Недостатками использования электронных документов в бухгал­терском учете являются:

- если контрагент использует другую криптографическую программу, то могут возникнуть трудности с расшифровыванием полученного электронного документа;

- в случае технологического сбоя документ может быть получен с искажениями или с опозданием;

- требуется обучение персонала хозяйствующего субъекта для освоения технологии использования электронной подписи.

Последовательность действий при передаче электронного документа представляет собой четкую схему, которая гарантирует, что, если зашифрованный текст попадет к посторонним лицам, прочитать его они без ключа не смогут.

Кратко эту схему можно представить следующим образом:

- автор проставляет электронную подпись с помощью закрытого ключа, а шифрует документ открытым ключом;

- получатель расшифровывает закрытым ключом, а проверяет электронную цифровую подпись на документе открытым ключом.

Все процедуры по шифрованию и расшифровке выполняются не вручную, а автоматически с помощью специальных криптографических программ, при этом программы работают только с определенными «своими» ключами. Поэтому если автор использует другую криптографическую программу, то у получателя могут возникнуть трудности с расшифровкой.

В соответствии с действующим законодательством для создания и использования ключей электронных подписей должны применяться только сертифицированные средства, а использование несертифицированных средств и ключей электронной цифровой подписи недопустимо. Это служит еще одной дополнительной гарантией безопасности электронного документооборота.

Выдавать и хранить сертификаты ключей подписей обязаны удостоверяющие центры, поэтому для получения своего уникального сертификата ключа подписи хозяйствующему субъекту необходимо обращаться в установленный действующим законодательством удостоверяющий центр. Удостоверяющий центр при необходимости может приостановить действие сертификата, возобновить его или прекратить. При этом электронная цифровая подпись закрепляется за конкретным физическим лицом, уполномоченным государственным органом или хозяйствующим субъектом. Таким образом, владельцем электронной цифровой подписи является не орган или хозяйствующий субъект, а его должностное лицо.

Ведение бухгалтерского учета на основании электронных документов с использованием электронной подписи должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. Вместе с тем ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на электронных носителях информации несет руководитель хозяйствующего субъекта.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете с момента их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, учетной обработки и до передачи в архив называется ДОКУМЕНТООБОРОТОМ.

Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой в организации (или выбранной – для вновь созданных организаций), а также объемом производственной или иной экономической деятельности и особенностями технологического процесса. Важная роль в организации документооборота принадлежит бухгалтерской службе. Аппарат бухгалтерии имеет непосредственное отношение ко всем цехам и отделам организации. Он получает от них те или иные сведения, необходимые для осуществления учета.

Документирование бухгалтерских операций и ведение отдельных учетных регистров обуславливают необходимость рационализации учетных процессов. Она достигается посредством разработки и утверждения (а также соблюдения всеми заинтересованными сторонами) графика документооборота. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается руководителем организации.

Цель графика – установить в организации рациональный документооборот, то есть предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его прохождения в подразделении. Работники организации, начальники подразделений, цехов, табельщики, кладовщики, подотчетные лица создают и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их предоставления и наименование подразделения организации, в которое поступают указанные документы.

При разработке в организации графика документооборота надо учитывать следующие требования, вытекающие из положений Федерального закона «О бухгалтерском учете» и других нормативных документов:

1. Должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером.

2. Должен быть утвержден перечень документов для оформления хозяйственных операций с денежными средствами, которые подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

3. Должен быть утвержден перечень документов для оформления финансовых вложений организации, договоров займа, кредитных договоров и договоров, заключенных по товарному и коммерческому кредиту, а также денежных и расчетных документов, которые, в соответствии с пунктом 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, должны иметь подпись главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, а в противном случае считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

4. Должно быть определено, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие – по их окончании. Здесь же уместно определить круг лиц, ответственных за своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

5. Должны быть установлены направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации (например, от цеховых кладовых до центральной бухгалтерии).

В графике документооборота должны быть отражены следующие элементы:

- наименование документа;

- последовательные этапы его обработки;

- сроки обработки документа на каждом этапе;

- перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

- сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Организация документооборота на примере конкретного документа – расходного кассового ордера – представлена на рисунке 2.

График документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он утверждается руководителем организации в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого также следует, что изменения в график документооборота можно вносить не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.

Пример графика документооборота представлен в таблице 1 (для организации – заказчика строительства).

При наличии в организации большого количества разнородных документов график документооборота может быть весьма громоздким и неудобным для практического использования. В зависимости от специфики обработки и структурных подразделений, задействованных в документообороте, целесообразно разработать несколько графиков.

Документы, поступающие в бухгалтерию, подвергаются трем видам проверки.

Формальная проверка – проверка правильности оформления документа, соответствия бланка установленной формы содержанию документа. Бухгалтер проверяет полноту и правильность заполнения реквизитов.

Проверка по существу (нормативная проверка) – это определение бухгалтером законности совершения операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка – контроль за правильностью произведенных в документе подсчетов.

Наименование работ	Исполнители
бухгалтер	гл. бухгалтер	директор	кассир
	1. Составление РКО, разметка на нем бухгалтерской статьи, подпись разметки
	2. Подписание РКО и удостоверение правильности и целесообразности расходования денежных средств
	3. Подписание РКО как разрешения на выдачу денег из кассы
	4. Взятие от получателя денег расписки на РКО и запись выданных из кассы денежных сумм в кассовую книгу, выдача денег получателю
	5. Проверка правильности оформления кассиром в РКО выдачи денег из кассы. Запись операции, указанной в РКО, в учетные регистры и подшивка его в папку для хранения в архиве

Рис.2. Схема документооборота на примере
расходного кассового ордера (РКО)

Учетная обработка документов как одна из стадий документооборота, в свою очередь, состоит из следующих этапов.

1. Расценка (таксировка). На данном этапе уточняются количественные сведения в денежном измерителе, указанные в документе.

2. Группировка протаксированных документов предполагает подбор документов по однородным хозяйственным операциям (кассовые документы, документы о реализации продукции, документы на приобретение сырья и т.д.).

3. Контировка сгруппированных документов – указание взаимосвязанных счетов (корреспонденции счетов) по операции, указанной в документе.

Таблица 1

График документооборота поступивших от подрядчиков документов

Наименование документа	Регистрация документа	Проверка документа	Оформление документа
от-ветственный	срок обработки	плановый отдел	производственный отдел	бухгалтерия
Счет на оплату выполненных работ (форма №3)	Нач. отд. делопроизводства	1 час	Ответ- ствен- ный	Срок обра- ботки	Ответ- ствен- ный	Срок обра- ботки	Ответ- ствен-ный	Срок акцеп-та или отказа
Нач. отде- ла	8 ча- сов	Нач. отде- ла	7 часов	Гл. бухгалтер	8 ча- сов

После учетной обработки идет накопление информации в аналитическом и синтетическом учетах в специальных документах – учетных регистрах. Таким образом, содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

В условиях автоматизированного учета результирующая информация может формироваться в виде выходных данных на машиночитаемых носителях. Схематично движение учетно-экономической информации о хозяйственной операции, отраженной в первичном документе, представлено на рисунке 3.

1.4. Порядок хранения бухгалтерских документов и их изъятия

Все документы бухгалтерского учета подлежат обязательной передаче в архив. Ст.17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» определяет порядок хранения документов бухгалтерского учета. «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность... не менее пяти лет» после года, в котором они использовались.

Хозяйствующие субъекты обязаны хранить документы, связанные с их деятельностью, в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В частности, законодательством определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов:

- первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.) - 5 лет;

Рис. 3. Схема движения учетно-экономической информации
о хозяйственной операции, отраженной в первичном документе

- документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет;

- лицевые счета работников - 75 лет;

- документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат – пять лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет;

- доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, - 5 лет;

- документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации – постоянно;

- документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях – 5 лет;

- документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, - в течение 4 лет;

- рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) – не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночи­таемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации.

Документы до передачи их в архив - на длительное хранение должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером, таким образом обеспечивается текущее хранение. Лицо, уполномоченное отвечать за текущее хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны хра­ниться еще год после окончания текущего года, а затем их сдают в архив хозяйствующего субъекта. Если архив в структуре хозяйствующего субъекта не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Перед сдачей в архив документы необходимо соответствующим образом подготовить. С этой целью однородные первичные документы оформляют в отдельные дела - папки.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.

Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке система­тизированный перечень наименований дел, заводимых хозяйствующим субъектом, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении хозяйствующего субъекта, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в IV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.

В дело должны помещаться документы, которые по своему содержа­нию соответствуют заголовку дела. При формировании вложений в папки необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в разные папки;

- подлинники необходимо отделить от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; в дело включают не более одного экземпляра каждого документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных актов по архивным процедурам;

- в дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, ка­лендарного года - кроме переходящих дел (личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года);

- при наличии в одной папке документов за несколько месяцев, документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см;

- приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяют к документам, к которым они относятся.

Папки с документами переплетают. На титульном листе указывают наименование хозяйствующего субъекта, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения.

Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя или главного бухгалтера.

Важным вопросом в изучении документации является порядок унич­тожения документов. Для организации работы по уничтожению документов хозяйствующие субъекты создают экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников хозяйствующего субъекта, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивным органом хозяйствующему субъекту разрешается уничтожение документов, которые не подлежат передаче в архивный фонд. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем хозяйствующего субъекта.

Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность которых отпала, а сроки хранения истекли. При наличии указания органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией акты на документы, подлежащие уничтожению, направляют для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архив­ным органом описей документов постоянного хранения (для хозяйствующих субъектов, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Ответственность за организацию хранения и сохранность документов бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель организации.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Дата добавления: 2014-01-20