Документооборот. Документооборот - устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информа­ционной цепочке между его инициаторами

Документооборот - устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информа­ционной цепочке между его инициаторами и исполнителями от мо­мента создания документа до сдачи его в архив - подразделение пред­приятия или специальное учреждение для хранения документов по специальным правилам.

Несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок продвижения, а также сроки формирования и сдачи документации для принятия к бухгалтерскому учету каждый хозяйственный субъект оп­ределяет самостоятельно. Этот процесс оформляется в виде графика документооборота - детального расписания создания и последующей обработки на всех информационных этапах. График документооборота является объектом учетной политики и утверждается руководителем предприятия.

Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;

• прием документов бухгалтерией;

• обработка и использование документов для дальнейших учетных записей;

• передача документов в архив.

Порядок документооборота, регламентируемый графиком, зави­сит от характера и особенностей хозяйственных фактов, их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его бухгалтерии (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Простейшая схема документооборота

График документооборота способствует выполнению контрольных функций бухгалтерского учета. При его составлении необходимо избе гать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестраховочную) ин­формацию, не направлять документы в функциональные отделы, без визы которых можно обойтись, предупреждать возможность поддел­ки, утраты, порчи документов при их движении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков вы­полнения работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах. Исполнителям вручаются выписки из трафика, в которых перечисляются документы, относящиеся к их компетенции, указывается порядок составления до­кументации, адреса и сроки ее передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, свое­временное составление документов и достоверность информации, со держащейся в них, своевременную передачу документации для принятия к бухгалтерскому учету и отчетности несут должностные и материально ответственные липа, создавшие и подписавшие документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществля­ет главный бухгалтер. Приведем для примера выдержку из документо­оборота по документу «Табель использования рабочего времени» (рис. 5.9).

«Утверждаю»

генеральный директор ОАО «Долотовский металлообрабатывающий завод»

Савельев А.С.

«25» декабря 2003 г.

ГРАФИК

Документооборота на ОАО «Долотовский металлообрабатывающий завод

Вводится в действие с 1 января 2004 г.

Наименование документа:

Табель использования рабочего времени типовой межведомственной формы № Т-13, форма ОКУД 0303008

Оформление документа

Количество экземпляров: 1

Ответственный исполнитель: заведующий табельным бюро;

Срок исполнения: 28 числа каждого месяца;

Передача документа: в расчетную группу бухгалтерии.

Проверка и обработка документа

Кто представляет: заведующий табельным бюро;

Когда представляется: 29 числа к 8 часам;

Ответственный исполнитель: бухгалтер расчетной группы;

Срок обработки документа: согласно рабочей инструкции по назначению выплат по заработной плате.

Передача документов в архив предприятия

Ответственный за исполнение: старший бухгалтер расчетной группы;
Срок исполнения: по расписанию сдачи учетных документов в заводской архив.

Рис. 5.9. Фрагмент графика документооборота на предприятии

Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за своевременным оформлением документов, устанавливает персональную от­ветственность исполнителей за составление, передачу и обработку доку­ментов и, следовательно, создает необходимые условия для качественно­го составления финансовой отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

Помимо сказанного, документооборот обеспечивает рациональ­ное разделение учетного труда, равномерность загрузки учетных paботников, своевременность бухгалтерского учета.

Вопросы для самоконтроля

1. Объясните сущность и значение документов.

2. Приведите примеры классификации документов для бухгалтерского учета по содержанию

3. Приведите примеры классификации документов для бухгалтерского учета по назначению

4. Приведите примеры классификации документов для бухгалтерского учета по месту составления

5. Приведите примеры реквизитов документов

6. Какие требования предъявляются к документам

7. Дайте определение документооборота

Тема 5.2. Инвентаризация (2 часа)

Вопросы:

1. Инвентаризация, ее сущность, значение и виды.

2. Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в учете.

Инвентаризация, ее сущность, значение и виды.

В хозяйственной практике любого предприятия не исключается возможность тех или иных отклонений действительного наличия объектов имущества, включая дебиторскую задолженность всех видов, и фактических сальдо обязательств предприятия от данных бухгалтер­ского учета на внутригодовую контрольную дату. Следствием таких отклонений являются излишки, недостачи, пересортицы, суммовые разницы по товарно-материальным ценностям; излишки, недостачи денежных средств в кассе, ценных бумаг и денежных документов; занижение, завышение числящихся в бухгалтерском финансовом уче­те сальдо дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным расчетам (сделкам); излишки, недостачи (а в пищевой, парфюмерной и некоторых других производственных отраслях экономики - и пере­сортица) незавершенного производства - основного, вспомогатель­ного, обслуживающего, незаконченных капитальных вложений. При­чинами отклонений могут быть:

• превышение фактических недостач и потерь против установлен­ных норм естественной убыли сырья, материалов, топлива, товаров, готовой продукции при их хранении, перевозке, безвозвратных отходов и потерь (например, при транспортировке сыпучих грузов);

• хищения, растраты, недостачи, умышленная порча и уничтоже­ние оборотных запасов и внеоборотных активов;

• запущенность в аналитическом учете имущества и обязательств;

• различные искажения данных в документации, принятой к бух­галтерскому учету, своевременно не обнаруженные ошибки в оценках имущества и в самих бухгалтерских проводках и т.п.

Контрольные функции бухгалтерского учета в системе управления экономикой хозяйствующего субъекта предполагают выявление в воз­можно короткие сроки указанных отклонений и внесение в данные бух­галтерского учета и финансовой отчетности соответствующих коррективов, обусловленных результатами установленных отклонений и полностью соответствующих им. Достоверность учетных данных о наличии имущества и состоянии дебиторско-кредиторской задолженности в бухгалтерском учете контролируется с помощью инвентаризации - периодически проводимого переучета наличного имущества и обязательств.

Инвентаризация является одним из наиболее доступных и действенных инструментов последующего контроля, т.е. контроля, реализуемого спустя определенное, зачастую значительное время после про ведения бухгалтерских процедур, за достоверностью данных бухгалтерского учета о наличии имущества и состоянии внутренних и внешних расчетов хозяйствующего субъектов.

Инвентаризация имеет государственную значимость: она не замыкается на предприятиях и нередко используется при решении крупных задач развития экономики. Финансовая отчетность в России считается недействительной, если не были проинвентаризированы все статьи бухгалтерского баланса и результаты такой инвентаризации не включены в финансовую отчетность. Порядок проведения инвентаризации, оформления ее результатов, оценки и списания отклонений на счет виновны! должностных лиц, затраты или уменьшение прибыли, оставшейся па еле уплаты налога, в Российской Федерации регулируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», а также специализированными нормативными документами. Косвенно или прямо инвентаризация упоминается в Гражданском и даже Уголовном кодексах РФ. Оценка недвижимости осуществляется только по данным предварительно проведённой инвентаризации.

В зависимости от объема проверок учетных данных о состоянии хозяйственных ресурсов инвентаризации делят на полные (генеральные), частичные, выборочные (локальные).

Инвентаризация, охватывающая все хозяйственные средства и расчеты, называется полной, а ограниченная лишь отдельными объектами хозяйственных средств - частичной (материалов, денежных средств и т.д.). Выборочные (локальные) инвентаризаций охватывают отдельны составляющие конкретного объекта хозяйственных средств (например, только определенной группы дорогостоящих цветных металлов, гона ров в одной секции магазина). Они могут быть плановыми или внезапными, проводиться часто и поэтому являются наиболее эффективными с позиций обеспечения сохранности хозяйственных средств.

В Отчетном году (на разные даты) проводится инвентаризация всего имущества (независимо от его местонахождения) и всех видов финансовых обязательств, а также имущества, требований и обязательств, проходящих по забалансовому учету. Инвентаризация имуще­ства осуществляется по месту его нахождения и каждому кладовщику, кассиру и другим материально ответственным лицам.

Основные цели, преследуемые инвентаризацией, заключаются в переучете фактического наличия имущества и состояния расчетов с юридическими и физическими лицами и сопоставлении полученных в 1ультате инвентаризации данных с данными бухгалтерского учета. Количество планируемых инвентаризаций, даты их проведения, перечень инвентаризируемых активов и пассивов устанавливаются руководителем предприятия.

В определенных ситуациях инвентаризация рассматривается как обязательная учетная процедура. В качестве примера можно привести инвентаризацию при передаче имущества при сдаче его в аренду, вы­купе, продаже, преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия, смене материально-ответственных лиц III дату приемки-передачи дел), определении потерь от хищения и злоупотребления, порчи и уничтожения активов.

Дата добавления: 2014-01-20