ВОПРОС 3. Методика проектирования форм первичных и результатных машиночитаемых документов

В настоящее время система автоматизированной обработки экономической информации основным носителем информации является документ.

Под документом понимается информация, зафиксированная в строгой логической пос л едовательности на некотором физическом носителе и отображающая сущность экономического объекта, явления или события.

Документы, которые содержат исходные данные предприятий и организаций, принято называть первичными. А документы, которые содержат сведения обобщающего характера и используются для принятия экономически обоснованных управленческих решений, - выходными или результатными.

Первичные документы – являются основным средством представления юридически оформленных сведений о производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта.

Несмотря на развитие безбумажной технологии сбора и регистрации информации, первичный документ в настоящее время и в ближайшем будущем не потеряет своего значения. Как носитель информации, первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимым количеством данных и подписанный как вручную, так и с использованием электронных подписей.

На практике применяются различные способы проектирования первичных документов. Однако все они сводятся к трем основным этапам:

I Этап: Определение содержания документа

Этот этап связан с разработкой и определением необходимого числа показателей, которые будут использоваться для решения задач. Особое внимание на этом этапе уделяется выделению постоянной и переменной информации.

II Этап: Размещение реквизитов на бланке документа

Типовая структура первичного документа предусматривает его разбивку на 3 основные части:

1) Заголовочная, куда входят наименование предприятия, почтовый адрес предприятия, индекс формы документа, а также наименования и значения реквизитов признаков, являющихся постоянными для данного документа или группы документов, а также наименование документа и его номер.

2) Содержательная, в которой находятся наименования переменных реквизитов- признаков, а также их числовые значения.

3) Оформительная, содержит подписи ответственных лиц, даты заполнения, печать.

В различных частях документа реквизиты могут размещать разными способами: линейным, анкетным, табличным.

Линейные способ – предусматривает размещение реквизитов в 2-х строках: в верхней заполняются наименования, в нижней – значения.

Анкетный способ – используется для размещения реквизитов в виде 2-х граф. Левая графа предназначена для наименований, а правая – для их значений.

Табличный способ – размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали, а в получившиеся ячейки записываются значения.

Дата добавления: 2014-01-20