Учет расчетов с подотчетными лицами. Лекция 14. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Лекция 14. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

Подотчетными лицамиявляются работники организации, полу­чившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список подотчетных лиц, регулярно получающих денежные средства под от­чет на административно-хозяйственные расходы, оформляется прика­зом по организации.

Служебная командировка— это поездка работника по распоря­жению руководителя организации для выполнения служебного пору­чения вне места постоянной работы. За время нахождения в команди­ровке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Работника направляет в командировку руководитель, что оформ­ляется выдачей командировочного удостоверения.По усмотрению руководителя организации наряду с командировочным удостоверени­ем может оформляться приказ. При направлении в командировку по­дотчетное лицо также получает служебное задание, форма которого утверждена Госкомстатом России.

Размер аванса, выдаваемого подотчетному лицу, определяется за­данием (что купить, оплатить) и условиями командировки (пункт на­значения, виды транспорта, продолжительность командировки).

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассо­вым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Подотчетное лицо обязано в трехдневный срок (после использо­вания средств или возвращения из командировки) составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (квитанции, чеки, проездные билеты, сче­та и др.), командировочное удостоверение. Целесообразность расходов подтверждает руководитель отдела, в котором работает сотрудник. Бух­галтерия проверяет расходы, представленные в авансовом отчете, а руководитель организации утверждает отчет. Затем авансовый отчет при­нимается к учету.

Командировочные расходы включаются в себестоимость продук­ции (работ, услуг).

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, счетами и чеками магазинов, оптовых и транспортных орга­низаций и др.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кас­сы по расходному кассовому ордеру в дет. сдачи авансового отчета.

Денежные средства, полученные под отчет, расходуются строго по назначению. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Наличные деньги выдаются под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее вы­данному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдатель­ные документы о расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользо­ванных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действу­ющим законодательством.

Для учета расчетов с подотчетными лицам предназначен счет 71 «Расче­ты с подотчетными лицами». На нем учитываются расчеты с работниками по суммам, выданным в подотчет на служебные командировки, на административно-хозяйственные и операционные расходы. Выдача денег из кассы в подотчет регулируется правилами ведения кассовых операций. Счет 71 - активно- пассивный, сальдо ко­торого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организа­ции или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета 71 показывается выдача денег из кассы в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса». По кредиту счета 71 отражаются суммы утвержденных расходов, которые записываются на счета учета затрат, приобретения ценностей и других счетов в зависимости от характера расходов: в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу» и других счетов. Если расходы, произведенные подотчетным лицом, не утверждены руководством предприятия полностью или частично, то соответствующая сумма возвращается в кассу:

Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если такая сумма не возвращена работником в установленный срок, то делается запись:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

В даль­нейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персона­лом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», суб­счет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждой сумме, выданной под от­чет.В регистре отражаются выдача денежных средств по отчет в раз­резе корреспондирующих счетов и списание задолженности при пред­ставлении авансовых отчетов с отнесением расходов па счета затрат, запасов и др.

Дата добавления: 2014-01-20