Тема: Организация документооборота и хранения документов

Организация документооборота

Все документы с момента их создания до передачи в архив проходят определенный путь.

Процесс от составления бухгалтерского документа или полу­чения документа от другого предприятия до его сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот можно поделить на четыре этапа:

- составление документов в первичных подразделениях;

- передача оформленных документов для проверки и обра­ботки в бухгалтерию предприятия;

- движение документов при обработке и осуществлении на их основании учетных записей;

- движение документов от места обработки к месту хране­ния — архива.

Следует отметить, что эффективность принятых управлен­ческих решений на предприятии прямо зависит от оперативнос­ти (скорости) организованного документооборота. Для получе­ния своевременной и качественной информации необходимо организовать такую систему сбора и обработки документов, ко­торая бы обеспечивала ускорение документооборота.

С целью упорядочения движения и своевременного получе­ния первичных документов для записей в бухгалтерском учете приказом руководителя предприятия, учреждения устанавлива­ется график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений до­кументов, передача в обработку и в архив.

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечивать оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которых проходит каждый первичный до­кумент, определять минимальный срок его нахождения в под­разделении, а также оказывать содействие улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаи­мосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения создают и подают пер­вичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, согласно графика документооборота. Для этого каждому испол­нителю выдается выписка из графика. В ней приводится пере­чень документов, оформление которых относится к функцио­нальным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика доку­ментооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относи­тельно порядка предоставления в бухгалтерию или на вычисли­тельную установку необходимых документов и сведений есть обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Исходя из указанного, отметим, что отсутствие надлежаще­го порядка при составлении и обработке документов есть глав­ной причиной несвоевременного предоставления финансовой отчетности, и, как следствие, и отставания при принятии необхо­димых управленческих решений, осуществлении полноценного контроля и аудита.

Хранение документов

Требования относительно хранения на предприятиях бух­галтерских документов изложены в Положении о документаль­ном обеспечении записей бухгалтерского учета (приказ Минис­терства финансов Украины № 88 от 24.05.1995 г.).

Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а к моменту передачи должны храниться в бух­галтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, ме­таллических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

Порядок хранения документов на машиносчитываемых но­сителях определяется указаниями по организации бухгалтерско­го учета с использованием вычислительной техники.

Первичные документы текущего месяца, которые прошли об­работку ручным способом и относятся к соответствующему учет­ному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нуме­руются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреж­дения определяется в соответствии с “Перечнем типовых доку­ментов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной представительной и исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий” утвержденным Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины № 41 от 20.07.1998 г.

Предельные сроки хранения конкретных бухгалтерских до­кументов в архиве предприятия указаны в табл.

Таблица

Сроки хранения бухгалтерских документов в архиве предприятия

Типы документов бухгалтерского учета	Срок сохранения, лет
Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и объяс­нительные записки к ним:
а) сводные годовые	Постоянно
б) годовые	Постоянно
в) квартальные
Первичные документы и дополнения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и есть основанием для бухгалтерских и налоговых за­писей (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, на­ряды на работу, табеля, акты о приемке, сдаче и спи­сании имущества и материалов, квитанции и наклад­ные по учету товарно-материальных ценностей, аван­совые отчеты и пр.)
Личные счета рабочих и служащих, студентов
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости (в т.ч. на машинных носителях)
Инвентарные карточки и журналы учета основных средств
Доверенности на получение денежных сумм и товар­но-материальных ценностей (в т.ч. аннулированные доверенности)
Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разрабатывающиеся таблицы и пр.)
Дополнительные и контрольные книги, журналы, кар­тотеки, кассовые книги, оборотные ведомости
Книги учета депонированной заработной платы, жур­налы регистрации исполнительных листов
Журналы, книги регистрации счетов, кассовых орде­ров, доверенностей, платежных поручений и пр.
Документы (протоколы заседаний инвентаризацион­ных комиссий, инвентарные описи, акты, сверочные ведомости) об инвентаризации

Хранение первичных документов и учетных регистров, кото­рые прошли обработку и были основанием для составления от­четности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформле­ние и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предпри­ятия, учреждения работникам других структурных подразделе­ний может проводиться только по решению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государст­венной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответст­вии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, ко­торые осуществляют изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить реестр документов, которые изымаются, с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются тома документов, которые недооформлены (не переплетены, не пронумерованы и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, которые проводят изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, уч­реждения могут дооформить эти тома (сделать описание, про­нумеровать листы, прошнуровать, опечатать, удостоверить своей подписью и печатью).

Органы, которые изъяли документы, обеспечивают пред­приятиям, учреждениям по их письменным обращениям воз­можность сделать выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам в соответствии с законода­тельством.

В случае возвращения указанными органами документов, которые были раньше изъяты, такие документы принимаются под расписку соответствующим должностным лицом предприя­тия, учреждения и вместе с решением о возвращении подшива­ются к тем же томам, из которых были изъяты и в которых на­ходятся постановления об изъятии, реестре и копиях таких документов.

В случае пропажи или уничтожения первичных докумен­тов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, уч­реждения письменно сообщает об этом правоохранительные ор­ганы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропа­жи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представите­ли следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого нахо­дится предприятие, учреждение, а также государственной нало­говой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями в 10 дневный срок.

Дата добавления: 2014-01-20