Учетные регистры. Способы исправления ошибочных записей в учете

Тема 1.6 Техника и формы бухгалтерского учета

6.1 Учетные регистры. Способы исправления ошибочных записей в учете

6.2 Формы бухгалтерского учета

6.3 Мемориально-ордерная форма учета

6.4 Журнально-ордерная форма

6.5 Форма учета журнал-Главная

6.6 Автоматизированная форма, особенности учета при упрощенной системе

В документах регистрируется каждая отдельная операция, на синтетических и аналитических счетах ведется текущий учет и группировка средств и операций предприятия, в балансе пе­риодически обобщается и отражается в денежной оценке на определенную дату состояние средств предприятия и их источ­ников. Необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция, оформленная документом, была отражена в том или ином учетном регистре.

В первичных документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции, в них не ведется обобщение всех операций. Сведения из первичных документов переносятся в учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой специальным образом разграфленные листы, в которые производятся текущие учетные записи хозяйственных операций.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений.

В документах возможны ошибки, допущенные по разным причинам. Все ошибки, возникающие в бухгал­терском учете, подразделяются по следующим признакам:

- по умыслу (умышленные и неумышленные). Умышленные ошибки связаны с злоупотреблениями. Неумышленные ошибки возникают без злого умысла;

- по причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники);

- по последствиям (локальные и транзитные). Локальная ошибка не влечет за собой последующих ошибок. Транзит­ная ошибка влечет за собой последующие (например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка в сум­ме, то она автоматически может быть повторена в журналах-ордерах и Главной книге). Транзитные ошибки опаснее, так как они в большей степени, чем локальные, искажают дан­ные бухгалтерского учета;

- по значимости (значимые и незначимые). Значимые ошиб­ки влияют на принятие управленческих решений. Незначимые ошибки не могут повлиять на управленческие решения;

- по месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспон­денции счетов).

Варианты поиска ошибок различают следующие:

1. При выполнении подсчета (суммировании) ряда чисел можно на калькуляторе сначала зафиксировать промежуточный итог, а затем в той же последовательности набрать те же числа со знаком минус. Если после этого окончательный итог будет равен нулю, то подсчеты выполнены правильно.

2. При несовпадении итогов в оборотах по журналу хроно­логической регистрации операций и оборотной ведомости не­обходимо установить, где (в двух или в трех итогах) нарушает­ся равенство. Если в двух, то совпадающие условия признаются правильными, а в числах, дающих третий, несовпадающий итог, имеет место ошибка. Между несовпадающими итогами надо най­ти разность, которая может указать на величину ошибки. Если в трех, то ошибку следует искать во всех трех группах чисел.

3. Для выявления правильности разноски используется пунктирование, «открыживание» чисел. Например, если в журнале зафиксирована сумма, то около нее проставляют отличительный знак (W или V), затем отыскивают эту же сумму, в дебетуемом счете ставят тот же знак, затем в кредитуемом и также проставляют этот знак. Если первая пунктировка не дала результата, то ее повторяют, причем проставляют уже второй знак (W), там же делают отметку на знаке (V).

Способы исправления ошибок.

Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких обстоятельствах ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, зашрихтовать или затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления. Различают три способа исправления ошибок в учетных записях: корректурный, дополнительной проводки и «красное сторно».

Первый способ - корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах — подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

Второй способ - способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки.

Например, стоимость фактически поступивших товаров составила 15 тыс. руб., а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись

Дебет счета 41 «Товары»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» 12 000

При проверке ошибка была обнаружена и выполняется дополнительная запись

Дебет счета 41 «Товары»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками» 3 000

Третий способ - способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются. Способ предложен русским бухгалтером А.А. Беретти в 1989г.

Для исправления ошибки этим методом производятся одновременно две записи: одна «красная» (красными чернилами) с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочной прежде записи, другая обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов.

При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются. Этим и достигается основная цель «красного сторно» — уничтожить

(аннулировать) неправильную запись.

С расчетного счета оплачены и оприходованы на склад хозяйственные материалы (моющие средства) на сумму 600 руб. Ошибочно запись занесена на счет «Товары».

1. При поступлении моющих средств составлена ошибочная проводка

Д-т 41, К-т 60 600

2. Аннулирование ошибочной записи способом «красное сторно»

Д-т 41, К-т 60 |600|

3. Составление правильной записи

Д-т 10 К-т 60 600

Способ «красное сторно» применяется и в тех случаях, когда бухгалтерская проводка указана правильная, а сумма записана большая, чем требуется. Этот способ используется не только для исправления ошибок, но также для уточнения некоторых учетных данных (списание реализованных торговых наценок).

Во всех случаях исправление ошибок должно быть оговорено и подтверждено подписью лица, делающего исправление.

При исправлении ошибок способами дополнительной проводки и «красное сторно» бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.

После того как составлен баланс и другие отчетные формы, никакие исправления ни в учетных регистрах, ни в Главной книге за данный отчетный период не допускаются. Этим в значительной степени обеспечивается тождественность данных текущего учета и отчетности.

Всякие же уточнения данных и исправление ошибок, относящиеся к операциям истекшего отчетного периода, отражаются в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются способы дополнительной проводки и «красное сторно».

Царским «Наказом губернаторам и воеводам» от 12 сентября 1728г. предписывалось аккуратное ведение учета и счетных книг: «Книга приходные и расходные иметь в чистоте и чтоб в них скребенья и переправок не было, а особливо приходу и расходу, окроме данных книг в особых тетрадях и на лоскутах не записывать, понеж от того всякие непорядки могут произойтить и приходчик и расходчик впасть в подозрение».

Дата добавления: 2014-01-20