Правила исправления ошибок в бухгалтерских документах

Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы классифицируются по нескольким признакам.

1. По месту составления:

- внутренние документы – документы, которые составляются непосредственно на данном предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости. Например, выдали деньги из кассы на основании расходного кассового ордера.

- внешние документы – документы, которые поступают на предприятие со стороны (от других физических и юридических лиц: государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых органов, от учредителей, поставщиков, покупателей), они заполняются вне пределов данного предприятия, и поступают уже в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, распоряжения вышестоящих органов.

2. По порядку составления:

- первичный документ – это бухгалтерский документ, которыйсоставляется на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (или сразу после окончанию операции) и является свидетельством произошедших фактов. Например, приходный кассовый ордер отражает факт поступления денежных средств кассу, накладные, счета-фактуры, платежные поручения, акты на списание основных средств и т.д.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции.

- сводный документ – это документ, который оформляются на основе ранее составленных первичных документов, путем их обобщения, группировки и систематизации. Например, кассовый отчет кассира, отчёты подотчетных лиц об израсходованной сумме денежных авансов (авансовые отчёты).Применение сводных документов облегчает контроль однородных операций.

3. По способу отражения операций:

- разовые документы – первичный документ, который фиксирует единственную, однократно совершённую операцию. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, в каждом кассовом ордере, чеке, накладной фиксируют единственную, однократно совершённую операцию.

- накопительные документы – первичный документ, который фиксирует несколько однородных операций по мере их свершения на протяжении некоторого промежутка времени (суток, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, оформляющие многократный отпуск ТМЦ со склада, дневные заработные карты, двухнедельные или месячные наряды на работу (в него последовательно записываются задания и их выполнение, по окончанию месяца наряд закрывается и сдаётся в бухгалтерию, для начисления з/пл).

От сводных документов накопительные отличаются тем, что накопительный – это первичный документ, составленный постепенно, а сводный – составлен на основании первичных документов.

4. По назначению:

- распорядительные документы - разрешают проведение хозяйственных операций (приказы, распоряжения, указания, доверенности). Информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах. Например, доверенность на вождение автомобиля даёт право, данному лицу управлять и пользоваться автомобилем без присутствия хозяина. Распоряжение директора фирмы о необходимости проведения инвентаризации даёт право инвентаризационной комиссии начать проверку.

- оправдательные документы - отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры (чеки, акты приёмки материалов, акты приёмки-выбытия основных средств, накладные, приходные и расходные ордера и т.д

- комбинированные документы - одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных документов (накладные, расчётно-платёжные ведомости на выдачу заработной платы, расходные кассовые ордера, требования на получения материалов со склада). Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др. Платёжная ведомость содержит разрешение на выплату заработной платы, а также сведения о фактических суммах выплат. Например, расходный кассовый ордер вначале содержит распоряжение о выдаче денег из кассы, а затем после совершения этой операции становится оправдательным документом.

5. По порядку заполнения: документы, составленные вручную и при помощи электронно-вычислительной техники.

В первичные учетные документы (кроме денежных документов) можно вносить исправления. Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Однако большой объем экономической информации в бухгалтерском учете обусловливает появление различных ошибок, которые допускаются как в первичных документах, так и в учетных регистрах.

Ошибки в документах бывают двух видов:

1. Локальные (местные) ошибки – это ошибка, которая возникла только в одном документе, исправляется обычным корректурным способом, т.е. неправильная информация зачёркивается одной ровной линией, чтобы можно было разобрать, что под ней написано. Рядом в свободном месте записывается правильная информация и делается пометка «исправленному верить», «исправлено», указывается дата исправления ошибки и подписи лиц, подписавших данный документ. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

2. Транзитные ошибки – это ошибки, которые в силу обстоятельств с первичного документа прошли через несколько учётных регистров. В этом случае бухгалтер пишет справку об обнаружении ошибки, где указывает: где обнаружена ошибка, в каком документе, кем допущена, каково содержание ошибки, суть исправления, дата и роспись. Затем эта справка войдёт в учётные регистры отдельной позицией (строкой). Для исправления транзитной ошибки используются следующие способы:

1) Способ дополнительных записей, проводок применяется, если ошибочно записана сумма меньше чем фактическая, то на разницу обычными чернилами даётся аналогичная корреспонденция счетов.

2) Способ «Красное сторно» (уничтожение) применяется, если записана сумма больше чем фактическая, то на разницу красными чернилами даётся аналогичная корреспонденция счетов (или же можно корреспонденцию и сумму разницы записать обычными чернилами, а затем всю запись обвести вокруг). Если же дана неправильно корреспонденция счетов, то ошибочная запись повторяется красными чернилами (что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение), а правильная корреспонденция обычными чернилами.

Пример 1. От поставщиков поступили материалы (бетон) в количестве 20 тонн, по цене 1000 руб. за тонну, через снабженца Петрова, принял материалы заведующий складом Иванов. Приходный ордер 67 от 11 ноября

ОЗТП «Сармат»

Приходный ордер № 67 от 11.11.2006г.

Поставщик «ОЗЖБК»

Через Петрова

Бетон 20 200 тонны, цена 1000 руб. Двести тысяч рублей

Поступило материалов на сумму 20000 руб. Двадцать тысяч рублей Испр. верить

200000 11.11.2006

Иванов

Петров

Принял: Иванов подпись

Сдал: Петров подпись

При сверке обнаружено, что получено не 20, а 200 тонн и дана не правильная проводка.

СПРАВКА

От 30.11.2006 г.

При сверке расчётов с ОЗЖБК была обнаружена ошибка в приходном ордере № 67 от 11 ноября 2006 года, ответственные лица снабженец Петров, Зав. складом Иванов. По документам значится, что получено 20 тонн бетона на сумму 20000 руб., а фактически получено 200 тонн бетона на сумму 200000 рублей.

До исправления ошибки в бухгалтерии была сделана проводка:

Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» 20000 руб.

После исправления ошибки делается аналогичная проводка на сумму недостающей разницы: Дт 10 Кт 60 180000 руб.

Пример 2. Если обнаружено, что по документам значится, получено 200 тонн бетона на сумму 200000 руб.,а фактически получено 20 тонн бетона на сумму 20000 рублей., то ошибка исправляется следующим образом:

До обнаружения ошибки была сделана проводка:

Дт 10 Кт 60 200000 руб.

После обнаружения ошибки:

Дт 10 Кт 60 180000 руб. или Дт 10 Кт 60 180000 руб.

Пример 3. Если в первом примере вместо проводки ДТ 10 Кт 60 дана проводка Дт 10 Кт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», то исправление неправильной проводки выглядит следующим образом:

Дт 10 Кт 62 20000 руб.

Дт 10 Кт 62 20000 руб.

Дт 10 Кт 60 20000 руб.

7.4 Учётные регистры и их классификация

Необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учёта информация, содержащаяся в первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учёта. Все хозяйственные операции после их отражения в первичных документах должны быть зарегистрированы в определённой последовательности. Регистрацию проводят в специальных таблицах определённой формы, которые называются учётными регистрами.

Учетные регистры – документы (таблицы) для регистрации и группировки хозяйственных операций. Записи в этих таблицах называются учётной регистрацией.

Благодаря регистрации получают необходимые сводные и аналитические данные о движении товарно-материальных ценностей, о происходящих изменениях в составе имущества и источниках, как в целом по предприятию, так и по отдельным подразделениям. Формы и бланки учётных регистров видоизменяются под влиянием НТП, изменением учётной политики, развитием международных стандартов бухгалтерского учёта.

Учётные регистры классифицируются по различным признакам.

1. По внешнему виду:

- бухгалтерские книги – это переплетенные между собой листы, которые объединены в одно целое (имеющие обычно жёсткую обложку). В книгах обеспечивается сохранность информации на достаточно длительное время. Книги менее удобны для учёта одновременно разнообразных операций, т.е. с ней может работать только один человек (есть вероятность возникно­вения различных трудностей в распределении труда между работниками бухгалтерского учета). В бухгалтерии ведутся такие книги как: кассовая книга, книга регистра­ции приходных и расходных ордеров, Главная книга, книги учета основных средств и др.

- карточки – это разграфленные одиночные бланки, одинакового формата, изготовленные из более плотной бумаги (картона). Как правило, карточки предназначаются для ведения аналитического учета по счетам. Карточки хранятся в специальной картотеке по группам и наименованиям средств (для обеспечения быстроты нахождения в картотеке). Преимущество карточек в том, что с ними одновременно могут работать несколько работников. Недостаток – легко доступны для злоупотреблений. В бухгалтерском учете принято вести карточки складского учета материа­лов (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах), инвентарные карточки учета основных средств и др.

- свободные листы – изготовлены из более тонкой бумаги большего формата, обычно открываются на один месяц, хранятся по однородным операциям в отдельных папках. Они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

2. По содержанию:

- синтетические регистры записи ведутся только в денежном выражении с указанием, кроме бухгалтерской проводки, также даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и журналы-ордера.

- аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценностей используются денежные и натуральные измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки, ведомости, книги (платёжные ведомости, лицевые счета работников, которые содержат сведения о каждом работнике: стаж, время поступления в организацию, продолжительность отпуска, начисленные и удержанные суммы оплаты труда за каждый месяц).

- комбинированные регистры – совмещающие синтетический и аналитический учёт (некоторые виды журналов-ордеров).

3. По характеру записей:

- хронологические регистры используют для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. Виды хронологического регистра: регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций, книги покупок и продаж.

- систематические регистры – регистры, в которых документы регистрируются по определенной системе (группировке), они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций. Например, кассовая книга, карточки учёта материалов, инвентаризационная опись ценностей.

- комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов и в хронологическом порядке.

Дата добавления: 2014-01-20