Порядок и техника записей в учетные регистры

По форме построения

3.1. односторонние - все записи на одной стороне листа

3.2. двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

3.3 шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду (форме)

4.1. бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру листы. Расположение отдельных частей и страниц остается неизменным. Листы учетных книг от начала до конца последовательно нумеруются. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Прошнуровано и пронумеровано страниц__» с подписями ответственных лиц. Обязательными реквизитами книги являются: наименования предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

4.2. карточки - таблицы на бланках из картона и т.п. Используются для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счет, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учета).

Существуют различные формы карточек:

 контокоррентные – применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и пр.

 карточки количественно-суммового учета или суммового учета – для учета товарно-материальных ценностей.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы.

4.3. свободные листы - таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера). Обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей. Могут заполняться несколькими работниками одновременно, так как не скреплены между собой.

4.4. машинные носители информации - машинограммы. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

К учетным записям предъявляются требования:

 документальности;

 своевременности;

 краткости;

 точности;

 ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:

1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

 по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

 по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4. по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)

7. содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

 дата записей в учетный регистр;

 номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

 основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

 номер счетов и позиций аналитического учета;

 сумма.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.

Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

Форма бухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, в которых в определенной последовательности соответствующим образом делаются учетные записи с целью получения итоговых данных, характеризующих финансовое положение и результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Назначение – регистрация хозяйственных явлений, группировка однородных данных, их распределение по синтетическим и одновременно по аналитическим счетам, подсчет оборотов и остатков по счетам, составлении баланса и других форм отчетности.

Основные отличительные признаки, определяющие отдельные формы бухгалтерского учета:

 внешний вид и строение учетных регистров;

 количество учетных регистров;

 сочетание и взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета;

 техника учетной регистрации.

Особенности ведения бухгалтерского учета:

 однородные хозяйственные операции, изложенные в документах, до записей их в синтетические счета подвергаются в течение определенного периода времени группировке как путем применения накопительных документов, так и путем их регистрации в накопительных и группировочных ведомостях;

 аналитический учет ведется с применением всех современных средств учетной записи;

 техническое построение учетных регистров осуществляется таким образом, чтобы получать учетные показатели, необходимые для составления основных форм отчетности с наименьшими затратами времени;

 во всех формах учета предусматривается определенная система взаимоконтроля показателей синтетического и аналитического учета, позволяющая вскрывать ошибки в учетных записях.

1. Мемориально-ордерная форма учета.

Сущность – на основе первичных документов, отражающих хозяйственные операции, составляются мемориальные ордера (МО). В данной форме учета отдельно ведутся хронологическая и систематическая записи (мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале – хронологическая запись, и на их основе производятся записи на счетах главной книги – систематическая запись). Эти первичные документы представляют собой указание, подписанное главным бухгалтером, о том, в какие синтетические и аналитические счета следует провести записи по хозяйственной операции. Мемориальный ордер может составляться как на основании одного документа, так и группы однородных документов. К мемориальному ордеру прикрепляются все относящиеся к данной проводке первичные документы.

Пример.

Мемориальный ордер № 1 за октябрь 200_ г.

(В данном примере рассмотрен МО «Касса», в котором счет 50 «Касса» отражаются по дебету, а корреспондирующие с ним счета по кредиту).

Основание	Корреспондирующие счета	Сумма
Дебет	Кредит
Отчет кассира за 10.10.200_
Итого:

По мере составления МО регистрируются в регистре – регистрационный журнал.

Регистрационный журнал за октябрь 200_ г.

Порядковый номер МО	Дата ордера	Суммы на МО
	10.10.200_
	15.10.200_
и т.д.
Итого

Таким образом, МО получают порядковый номер при записи в регистрационный журнал (нумерация производится отдельно за каждый месяц).

На практике МО составляются по итогам однородных операций за месяц. В течение месяца осуществляются записи по аналитическим счетам со ссылкой на номер того МО, которым по окончании месяца будет оформлена запись по объединяющему их синтетическому счету.

Далее МО записываются в Главную книгу (или контрольно-шахматная ведомость), которая имеет развернутую двустороннюю форму, в ней записи МО производятся по каждому счету с указанием корреспондирующих счетов, что дает возможность обобщать показатели за тот или иной период времени. По окончании каждого месяца в Главной книге подсчитывают обороты по дебету и кредиту и выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. Аналитический учет при этой форме ведется на карточках или одновременно в карточках и в книгах. В конце месяца итоги их сводят в оборотную ведомость по аналитическим счетам и сверяют с итогами соответствующего синтетического счета. После сверки и контроля составляется бухгалтерский баланс.

Пример. Форма счетов Главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету:

Дата	№ МО	С кредита счетов	Итого по дебету	Дата	№ МО	В дебет счетов	Итого по кредиту
		№	№	…..№				№	№	…№

Пример оборотной ведомости.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Счет	Сальдо на_____ (начало месяца)	Обороты за _____ (месяц)	Сальдо на________ (конец месяца)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит

Достоинства данной формы ведения учета:

 наглядность;

 удобство применения на предприятиях с небольшим количеством учетных записей.

Недостатки:

 раздельное ведение хронологических, синтетических и аналитических счетов;

 многократная запись одной и той же операции в разных регистрах.

2. Форма «Журнал-Главная»

В данной форме любая операция по первичному документу или группе однородных операций по накопительному документу записывается в книгу «Журнал-Главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись).

Книга имеет следующий вид:

Пример. Журнал-Главная.

Дата	№ операции	Документ и содержание операции	Сумма оборота	Счет ___	Счет ____	……
Дебет	Кредит	Дебит	Кредит

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам, после чего необходимо определить оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме обороту по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и вычисляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Данная форма находит сове применение в организациях с небольшой численностью работающих и незначительным количеством хозяйственных операций.

Вариантом этой формы является простая форма бухгалтерского учета для малых предприятий, где журнал-главная называется книга хозяйственных операций и отдельно предусматривается ведение ведомости учета заработной платы.

Дата добавления: 2014-01-20