Сохранение файлов презентации

Добавление анимационных эффектов.

Именно возможность добавления анимационных эффектов отличает PowerPoint от других программ пакета Office. Возможность заставить текст и графические объекты двигаться в сочетании с добавлением на слайд видео и настройки нужного звукового сопровождения позволяет усилить эффект воздействия на аудиторию и превратить доклад в шоу.

Встроенная анимация программы позволяет организовать эффекты появления объекта на экране, трансформации его параметров (размера, расположения, цвета) во время показа слайда, удаления объекта с экрана. Набор возможных вариантов анимационных эффектов достаточно широк. Это:

· Въезд

· Полет

· Вспышка

· Лазерный текст

· Пишущая машинка

· И др.

При работе с текстовыми фрагментами, можно разнообразить применение эффектов, задавая режимы работы «Все вместе», «По буквам», «По словам».

При задании для объекта некоторого анимационного эффекта появление объекта на экране может происходить либо по щелчку мыши (или нажатии клавиш «Пробел» и «Enter» клавиатуры), либо автоматически с возможностью задания временных интервалов, определяющих задержки в начале демонстрации объектов.

Смена слайдов также может сопровождаться анимационными эффектами, которые также украшают демонстрацию слайдов.

Необходимо отметить и еще одну возможность, которую предоставляет пользователю программа Microsoft PowerPiont. Это возможность использовать при смене слайдов и возникновении на экране (исчезновении с экрана) того или другого объекта. Имеется в программе и возможность записи собственного звукового сопровождения. Естественно, что для использования этих эффектов кроме мультимедийного проектора к компьютеру должна быть подключена акустическая система.

Данный вопрос не требовал бы специального рассмотрения, если бы не ряд возможностей, возникающих при сохранении уже созданной и отредактированной презентации. Сохранить файл можно в формате *.ppt. При этом файл будет доступен для дальнейшего редактирования, но в процессе подготовки к выступлению на экране появится рабочее окно программы в режиме редактирования файла. Показ «творческой кухни» вряд ли входит в планы докладчика. Поэтому готовую презентацию желательно сохранить дважды. Первый раз в виде файла презентации с расширением *.ppt. Этот файл необходим для того, чтобы иметь возможность редактирования слайдов в случае возникновения такой необходимости (меньшего времени, отведенного на представление доклада, обнаружения ошибок, и пр.).

Второй раз созданный файл презентации нужно сохранить как «демонстрацию презентации» - файл с расширением *.pps. При запуске этого файла программа PowerPoint сразу приступит к демонстрации первого слайда презентации не выводя на экран окна структуры, заметок и др. служебную информацию. Именно этот файл будет использоваться как рабочий во время презентации.

И еще об одной возможности программы PowerPoint, возникающей в момент сохранения информации необходимо упомянуть. Сохраняя презентацию как Web-страницу пользователь дает команду преобразовать информацию в формат HTML – гипертекста отображаемого в дальнейшем с помощью программ-обозревателей (броузеров). Этот файл пригоден для размещения в сети. Следует создать его и в том случае, если нет уверенности в том, что на компьютере, который предоставят докладчику организаторы презентации или конференции будет установлена программа PowerPoint. Несмотря на популярность этой программы, такое возможно. Тогда во время выступления можно будет воспользоваться программами Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator, хотя, следует отметить, что большая часть анимационных эффектов презентации будет в этом случае утеряна.

В кратком обзоре сложно охватить все возможности рассматриваемой нами программы, да этого и не требуется. Русскоязычный и интуитивно понятный интерфейс и справочная система программы делают самостоятельное знакомство с PowerPoint легким и во многом увлекательным. Поэтому остановимся на традиционных ошибках, которые допускают начинающие пользователи.

Рекомендации по созданию интерактивных презентаций.

Рекомендация первая. Не забывайте, что «пустое место» или как говорят редакторы «осветленное пространство» на слайде не несет никакой информации. Увеличивайте размеры шрифта и графических объектов настолько, насколько это допускают размеры экрана. Ваши слайды будут хорошо смотреться даже с самых дальних рядов зала.

Рекомендация вторая. Информация, выносимая на слайды должна дополнять, а не повторять текст доклада. Любая попытка «читать с экрана» ухудшает отношение аудитории к докладчику, вызывает вопросы по поводу его подготовленности к выступлению и компетентности. Поэтому на слайд нужно выносить только основные положения доклада. Информацию, которая помогает оттенить ключевые моменты выступления.

Рекомендация третья. Не злоупотребляйте анимационными и звуковыми эффектами. Выбрав какой-либо из эффектов, применяйте его к большинству (если не ко всем) объектам презентации. Особенно это касается эффектов звуковых. Не все возможности программы нужно использовать в одной презентации.

Рекомендация четвертая. Не всегда выступления проходят в хорошо затемненных аудиториях. Чаще случается как раз обратное, и солнечный свет мешает работе проектора. В этом случае лучше смотрятся контрастные слайды, в которых информация представлена светлыми буквами на темном фоне. Поэтому, готовясь к презентации, лучше рассмотреть несколько вариантов фона и сделать несколько версий демонстрационных файлов.

Рекомендация пятая. Программа позволяет организовать переходы от одного слайда к другому по гиперссылкам. У вас нет возможности представить одновременно на экране все слайды и этим вы отличаетесь от докладчиков, развешивающих по аудитории бумажные плакаты. Но если есть необходимость в ходе выступления вновь вернуться к какому либо слайду, графику или диаграмме, то сделать это можно не только дублированием слайда в видеоряде презентации, но и размещение гиперссылок на нужных слайдах.

Рекомендация шестая. Видеоряд не должен «жить своей жизнью». В ходе доклада необходимо акцентировать внимание аудитории на графическом материале, представленном на слайдах, комментировать и пояснять его. Ошибкой является запуск видеоряда в фоновом режиме.

И седьмая рекомендация. Вне зависимости от темы выступления рекомендуется начинать презентацию слайдом с информацией о докладчике (указать должность выступающего, его имя), а завершать ее слайдами с контактной информацией и словами благодарности за внимание к докладу. Эти «не относящиеся к теме» слайды позволяют аудитории легче ориентироваться в компетентности докладчика, обращаться к нему во время дискуссии по имени и сокращают время на раздачу визиток и диктовку адресов и телефонов после доклада.

Тема 3. Компьютерные технологии в исследованиях, планировании и оценке эффективности деятельности в области связей с общественностью.

И снова немного теории. Давайте дадим формулировки того, что скрывается за словами: «исследования», «планирование» и «оценка эффективности».

Исследование – процесс выработки новых знаний, один из видов познавательной деятельности. Характеризуется объективностью, воспроизводимостью, доказательностью, точностью. Имеет два уровня – эмпирический и теоретический. Наиболее распространенным является деление исследований на фундаментальные и прикладные, количественные и качественные, уникальные и комплексные.

При проведении любых исследований необходимо выделять и четко формулировать такие моменты как:

Предмет и объект исследований. В нашем случае ими могут быть: популярность политических партий и их лидеров, эффективность рекламной компании, анализ финансового состояния корпорации, прогнозирование реакции населения на действия руководства страны и пр.

Метод исследований. К методам исследований можно отнести анализ, синтез, моделирование процессов, характеризующих предмет исследований и пр.

Ожидаемый результат. Необходимо уже на начальном этапе исследовательских работ сформулировать ожидаемые результаты исследований Ими могут быть: количественная оценка рейтингов политических партий, финансовых показателей деятельности организации, выявление наиболее популярных в данном регионе, у данной целевой аудитории, СМИ и пр.

Планирование – это метод осуществления хозяйственно-организационных функций.

Выделяют следующие виды планирования:

- Стратегическое

- Календарное

- Финансовое

- Составление расписаний

Задачи планирования часто переплетаются с задачами составления прогноза (прогнозирования). В прогнозировании широкое применение нашли способы компьютерного моделирования различных процессов. Таким образом, данные задачи требуют рассмотрения таких вопросов как методы экстраполяции рядов экспериментальных данных и регрессионного анализа. Широко используются при решении задач планирования и методы математического моделирования в социальных системах.

Оценка эффективности – это деятельность по проверке выполнения заданных изначально критериев эффективности того или иного проекта. При проведении количественных исследований предлагаемые критерии эффективности должны позволять некоторую численную оценку. Примерами критериев оценки эффективности деятельности в области связей с общественностью могут служить – численность членов и сторонников политической партии (в количестве человек). Если за анализируемый период времени она возросла – деятельность партии находим поддержку у общественности и может считаться эффективной. Тираж партийной газеты (в количестве экземпляров). Его возрастание позволяет дать положительную оценку эффективности партийной деятельности. Повышение интереса прессы к той или иной акции, которая может быть оценена по количеству публикаций в СМИ, количеству интервью, которые дали руководители организации по инициативе журналистов. Процент респондентов, «правильно» ответивших на вопрос социологического исследования и пр. Таким образом, эффект может быть выраженным не только в денежных единицах, хотя именно экономический эффект в условиях рыночной экономики принято рассматривать в первую очередь.

Возможно ли в исследованиях использование критериев численной оценки не имеющих? Да возможно. Такие исследования называются качественными и могут быть проиллюстрированы следующим примером:

Проводится социологический опрос, в ходе которого у респондентов спрашивают: «Довольны ли Вы размером своей зарплаты?» В качестве вариантов ответов кроме категоричных «Да» и «Нет» предлагаются варианты «На жизнь хватает», «Хотелось бы получать больше», «Не знаю» и графа «Другое», где респондент может дать свою формулировку ответа на вопрос. Если в качестве результатов исследований приводится число респондентов выбравших тот или иной вариант ответа, а также определенные по существующим статистическим правилам доверительные интервалы к значениям полученных результатов – исследования можно считать проведенными на количественном уровне. Если, учитывая малое число респондентов, большое количество ответов в графе «другое», допускающих различную интерпретацию и пр., а результатом исследований стал вывод «Большинство населения недовольно размером своей зарплаты, но с надеждой смотрят в будущее» и при этом численные оценки как имеющие малую статистическую достоверность не приводятся – уровень исследований качественный. Необходимо отметить, что в большинстве случаев количественный анализ предмета исследований предваряется анализом качественным, позволяющим более точно сформулировать количественные критерии оценки и методы исследований.

Поскольку, как видно из изложенного выше, проведение исследований, как правило, требует выполнения некоторых вычислений, а также отображения результатов исследований в виде диаграмм, графиков и таблиц, то удобным универсальным инструментом для автоматизации этих работ являются прикладные программы, позволяющие работать с электронными таблицами – табличные процессоры. Рассмотрим возможности использования табличных процессоров при проведении исследований на примере программы Microsoft Excel.

3.1. Подготовка результатов социологических исследований к автоматизированной обработке на основе использования электронных таблиц.

Электронная таблица – файл с данными, отображаемыми в табличной форме. Основное отличие от обычной таблицы, создаваемой с помощью текстового редактора, - наличие вычисляемых ячеек, значения данных в которых автоматически изменяются при изменении данных в ячейках, связанных с ними.

В пакете Microsoft Office для работы с электронными таблицами существует программа Microsoft Excel, позволяющая создавать и редактировать электронные таблицы, отображать исходные данные и результаты их обработки в виде таблиц, графиков и диаграмм. Как и для других программ пакета, для Excel существует русифицированная версия, позволяющая быстро освоить основные приемы работы с этим программным продуктом.

Дата добавления: 2014-01-20