Тема 5: первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете

5.1. Документы, их виды и назначение

Документ - это письменное подтверждение хозяйственной операции, включая распоряжение на ее проведение. Все хозяйственные операции отражаются в системе счетов на основании данных, содержащихся в документах. От достоверности и реальности этих данных зависит качество бухгалтерского учета.

Масса документов, используемая на предприятии, называется документацией. Все документы должны составляться четко, своевременно и обязательно по установленной (типовой) форме. Для всех предприятий (кроме банков) МФУ устанавливает единый порядок создания, принятия, отражения, хранения учетных документов.

Для уяснения отличительных особенностей и порядка использования документов они подразделяются на отдельные виды по принципу однородности.

Виды документов по ряду признаков:

1) по назначению:

а) распорядительные (приказ, распоряжение, наряд);

б) оправдательные, в которых фиксируется факт совершения операции (накладные, приходный кассовый ордер, выписка банка);

в) документы бухгалтерского оформления (расчеты, справки);

г) комбинированные, которые содержат распоряжение и подтверждают фактическое совершение операции (расходный кассовый ордер, доверенность);

2) по месту составления:

а) внутренние;

б) внешние;

3) по степени обобщения учетных данных:

а) первичные документы - оформляют саму операцию и те изменения, которые она вызвала;

б) сводные - обобщают данные первичных документов (товарный отчет, материальный отчет, отчет кассира, выписка банка, авансовый отчет);

4) по технике формирования:

а) бумажные носители информации;

б) машиносчитываемые носители информации:

5) по характеру учитываемых операций:

а) товарные (материальные) - содержат сведения о ТМЦ в натурально-стоимостном измерении (накладная, товарно-транспортная накладная, спецификация);

б) кассовые - содержат данные о движении наличных денег в кассе (приходные и расходные кассовые ордера);

в) банковские документы (платежные поручения, чеки, аккредитивы). которые используются для безналичных расчетов;

г) документы по оплате труда (табель использования рабочего времени, лицевой счет, расчетно-платежная ведомость);

д) документы по инвентаризации (приказ, инвентаризационная опись, акт инвентаризации наличия денежных средств, сличительная ведомость);

е) документы по оформлению движения основных средств (акт ввода-передачи, акт ликвидации основных средств).

Все документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь обязательные реквизиты (показатели, данные), без которых документы считаются недействительными. К обязательным реквизитам в соответствии со статьей 9.3. ЗУ о БУ относятся:

• наименование документа (формы);

. наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

• дата и место составления;

• содержание и объем хозяйственной операции и ее измерители;

• должность, фамилий и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции.

В зависимости от характера операций могут быть включены дополнительные реквизиты: номер документа (для бланков строгой отчетности), идентификационный код предприятия, печать и др.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после завершения ее (ст. 9.1.3УоБУ).

Ответственность за своевременное и качественное составление " документов, передачу их" в установленное время для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы (ст. 9.8. ЗУ о БУ).

Первичные документы подлежат тщательной проверке работниками, ведущими бухгалтерский учет, по форме, содержанию, наличию в документе обязательных реквизитов. Запрещается принимать к исполнению документы на операции, противоречащие законодательным и нормативным актам.

Из всего сказанного видно, что назначение документов состоит в том, чтобы обеспечить цельное и непрерывное отражение хозяйственных операций * и тех изменений, которые происходят в составе активов (имущества) предприятия, собственном капитале и обязательствах.

Документ - это «письменная одежда» операции. Это важнейший элемент метода бухгалтерского учета, с помощью которого осуществляется первичное наблюдение и регистрация хозяйственных операций. Содержащаяся в документах информация служит основанием для вторичного отражения операций в системе счетов бухгалтерского учета(с. 9.3. ЗУ о БУ). Поэтому документы, составляющие основу бухгалтерского учета, именуют учетными.

Правовую основу учетных документов составляют:

Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (ЗУ о БУ статья 9);

Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете. - Приказ МФУ от 24.05.95г. № 88 (Все о бухгалтерском учете, 1999, № 12)

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности - предприятий, с указанием сроков их хранения. Приказ Главного архивного управления КМУ от 20.07.1998г. № 41 (Все о бухгалтерском учете, 1998, № 102).

Документы на предприятии проходят определенный путь от момента их создания до сдачи на хранение в архив. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер. Основные стадии документооборота:

1)создание документа (выписка, оформление, подпись материально ответственных лиц и других оперативных работников);

2)прием и проверка документа бухгалтером с формальной стороны, по существу, правильности цен, таксировки;

3)учетная обработка - проставление кодов, корреспондирующих счетов, группировка документов по однородности хозяйственных операций, подсчет сумм по ним;

4)запись данных документа в учетные регистры (ручным или машинным способом);

5)сверка и увязка записей в документах и учетных регистрах; 6)передача на хранение.

Движение документов регламентируется графиком документооборота. Составляя его, главный бухгалтер обязан определить перечень и наименование документов, необходимых на конкретном предприятии, номер их типовой формы, количество экземпляров выписки, назначить исполнителей и сроки исполнения по каждой стадии документооборота.

Важным условием рациональной организации документооборота является надлежащее хранение документов, их сохранность и возможность быстрого нахождения нужного документа в случае необходимости. С этой целью все обрабатываемые документы сшиваются, переплетаются по характеру учитываемых операций (кассовые, банковские, товарные и т.п.). Важно, чтобы папки имели обозначение (название, номер, символ).

Способы хранения документов: горизонтальный (обычно при кратковременном хранении) и вертикальный, который обеспечивает доступ к • любой папке. Сроки хранений документов изложены в параграфе 6.1

5.2 Оценка и калькуляция

Оценка - способ денежного (стоимостного) выражения хозяйственных средств и всех объектов учета. Оценка осуществляется с помощью цен, тарифов. Цена - денежное выражение стоимости. Цены сейчас в основном свободные, договорные.

В основе цены на товары народного потребления лежат следующие элементы:

- производственная себестоимость — сумма затрат по производству (изготовлению);

- налоги (налог на добавленную стоимость, акцизный сбор), которые уплачиваются в бюджет за счет выручки независимо от результатов деятельности;

- прибыль производителя;

- торговая наценка - часть продажной цены, за счет которой торговое предприятие возмещает свои затраты и получает прибыль.

Продажные цены (цены реализации) устанавливают сами предприятия.

Оценка как элемент метода бухгалтерского учета имеет большое значение. Этот способ позволяет: обобщать средства, получить их общую сумму, которой располагает предприятие на первое число каждого месяца; вести учет расходов и доходов предприятия; производить расчеты с другими предприятиями и лицами.

Каждое предприятие обязано соблюдать единство оценки средств в учете и в отчетности. При этом для всех предприятий установлены единые правила оценки статей бухгалтерской отчетности, которые изложены в Положениях (стандартах) бухгалтерского учета (ПБУ).

Калькуляция - способ исчисления себестоимости продукции (работ, услуг). Себестоимость - это сумма затрат. Основными элементами затрат, которые включаются в производственную себестоимость являются:

• материальные затраты;

• затраты на оплату труда и отчисления на социальные мероприятия;

• амортизация основных фондов и нематериальных активов;

• прочие прямые затраты;

• распределенные общепроизводственные расходы.

Конкретный состав затрат, включаемых в себестоимость, регламентируется Законом Украины «О налогообложении прибыли предприятий», Положением (стандартом) бухгалтерского учета 16 «Расходы» и соответствующими Методическими рекомендациями по формированию себестоимости. Виды себестоимости продукции: 1)в зависимости от исходных данных:

а)плановая (расчетная, прогнозируемая, нормативная) себестоимость; б)фактическая (отчетная); 2)по составу затрат:

а)производственная - формируется в процессе производства; б)полная - формируется в процессе реализации и состоит из производственной себестоимости, нераспределенных общепроизводственных расходов и сверхнормативных производственных расходов.

Все виды себестоимости определяются с помощью калькуляции как способа группировки затрат по элементам, видам, периодам. Существует 2 основных метода калькулирования: - позаказный - определение себестоимости по видам продукции (группам однородных изделий);

- попередельный - определение себестоимости по стадиям, фазам, процессам.

Обобщенные данные о сумме расходов по элементам и видам деятельности показываются в бухгалтерской форме отчетности № 2 «Отчет о финансовых результатах» (ПБУ 3).

5.3. Инвентаризация: сущность, значение, правовое регулирование

Инвентаризация - один из элементов метода бухгалтерского учета, с помощью которого осуществляется проверка средств в натуре. Она имеет информационное и контрольное значение.

Значение инвентаризации проявляется в том, что:

во-первых, это способ выявления фактического наличия и состояния основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов, расчетов, т.е. способ отражения реальной действительности, благодаря которому обеспечивается достоверность учетных данных;

во-вторых, это важнейший способ (прием) контроля сохранности средств, проверки условий хранения их, организации материальной ответственности на предприятии;

в-третьих, это источник новой информации, дающий возможность получить не только данные о наличии имущества, но и такие факты, которые в учете не нашли отражение (порча, естественная убыль, пересортица и т.п.).

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несет руководитель предприятия. Он определяет сроки проведения инвентаризаций, объекты, состав комиссии.

Сроки инвентаризации (их периодичность, дата, время начала и окончания) устанавливает на предприятии руководитель. Обязательное проведение инвентаризации предусмотрено в следующих случаях:

при передаче имущества государственного предприятия в аренду или его приватизации;

при смене материально ответственных лиц;

при установлении фактов краж, хищений, стихийных бедствий, а также по требованию судебно-следственных органов;

перед составлением годового финансового отчета.

Документами по инвентаризации являются:

- приказ руководителя;

- инвентаризационная опись, в которой фиксируется на определенную дату фактическое наличие средств;

- акт инвентаризации наличия денежных средств;

-сличительная ведомость, в которой фактические данные сопоставляются с учетными и определяется результат инвентаризации.

Перечисленные документы имеют типовую форму и должны быть составлены в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Инвентаризации проводят комиссии, которые определяют предварительный результат, а окончательный результат выводит бухгалтер.

При инвентаризации могут быть выявлены излишки или недостачи. Излишки вызывают увеличение самих ТМЦ и увеличение доходов предприятия, т.е. они приходуются. Недостачи наоборот вызывают уменьшение ТМЦ и денежных средств, поэтому они должны быть списаны.

Недостачи ТМЦ списываются по решению руководителя предприятия и могут быть отнесены:

1)на себестоимость (расходы деятельности), если недостача в пределах норм;

2)за счет виновных лиц, если недостача сверх норм естественной убыли или порча;

3)на прочие операционные расходы, если виновные не установлены или во взыскании сумм потерь и недостач отказано судом.

В документах, в которых оформляется списание недостач, отмечаются мероприятия по предупреждению таких недостач и потерь.

Для всех предприятий, независимо от вида деятельности и формы собственности, установлен единый порядок проведения инвентаризаций и регламентирован соответствующими нормативными документами.

Правовое регулирование инвентаризации осуществляется следующими нормативными документами:

Закон Украины «О предприятиях»;

Закон Украины «О контрольно-ревизионной службе в Украине». - Пост. ВСУ от 26.01.1993г.

Закон Украины «Об аудиторской деятельности». Пост. - ВСУ от 22.04.1993г.

Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», статья 10;

Порядок представления финансовой отчетности. - Постановление КМУ от 28.07.2000г. № 419 п.12;

Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, ТМЦ, денежных средств, документов и расчетов. - Приказ МФУ от 11.08.1994г. №69 в редакции от 05.12.1997г. № 268.

Положение об инвентаризации имущества государственных предприятий, которые приватизируются, а также имущества государственных предприятий и организаций, которые передаются в аренду. - Пост. КМУ от 2.03.1993 №158.

Порядок определения размера убытков от расхищения, недостач, порчи материальных ценностей. - Пост. КМУ от 22.01.1996г. №116 (Негоциант, 1996,№10).

Каждое предприятие обязано руководствоваться этими документами в части сроков, порядка проведения инвентаризации и выведения ее результатов.

За несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций, а также непринятие мер о взыскании с виновных лиц ущерба от недостач, растрат, краж и бесхозяйственности на виновных лиц в соответствии с Кодексом об административные нарушениях (ст.164) налагается штраф от 1до 5 минимальных размеров зарплаты, а при повторном нарушении в течение года от 3 до 10 этих размеров.

Дата добавления: 2014-01-20