Текст документа. Наименование вида документа

Наименование вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа должен содержать порядковый номер, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела, информацией об исполнителе и др. Например: 03-26/144, где 03 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре, 144 — порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, составляется из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять как 05.01.98.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются также часы и минуты.

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

1. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек; наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи этого должностного лица, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия _____________В.В.Чернов 27.09.2006

2. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование этого документа, его номер и дату. Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказ директора завода от 22.07.2006 № 23

Данный реквизит является одним из важнейших (позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов, структуру текста и степень обязательности выполнения его требований), проставляется на общем бланке предприятия (отсутствует на бланках для писем) и располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование предприятия» вместо реквизита «Справочные данные об организации».

Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. Проставляется на всех документах, кроме писем и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Только на русском языке тексты документов пишутся при их направлении:

Ø в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

Ø на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде комбинации этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («владеете», «имеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные вербально, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой части принято указывать причину, основание, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления — просьбу, без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству организации, и некоторых документах личного характера (доверенность, расписка) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю; прошу, доверяю).

В распорядительных документов коллегиальных органов информация излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решил), в совестных распорядительных документах — от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

В тексте протокола информация излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используются следующие глагольные формы:

Ø от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

Ø от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

Ø от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает, Академия управления считает возможным).

Тексты служебных документов должны соответствовать требованиям официально-делового функционального стиля (см. тему 3).

Дата добавления: 2014-01-20