Порядок оформ­ления документов при приеме на работу

Отметка для автоматического поиска документов

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнителе

Отметка о заверении копии

Визы согласования

Внутреннее согласование обычно оформляется при помощи визы согласования. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Главный бухгалтер

подпись О.Г.Лукьянова

12.07.2006

Существует также краткий вариант оформления визы, когда она состоит лишь из личной подписи и даты.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или если он не согласен с документом, то свои замечания он должен оформлять на отдельном листе с указанием об этом при визировании: «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется внизу на последнем листе первого экземпляра[3]). На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении и подшит в дело.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную надпись «Верно»; наименование должности сотрудника, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например:

Верно Инспектор отдела кадров	подпись	Ю.Ю.Быстрова
01.01.2006

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Белова

924 43 25

или:

Белова Мария Игнатьевна

924 43 25

Данный реквизит включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа и дату. Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 25.06.2006

Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Например:

АО «Эталон»

27.06.2006

Вх. № 43

Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые признаки.

ЛЕКЦИЯ №9

Составим алгоритм-схему процесса принятия соискателя на работу:

а) предварительный этап:

§ анкета соискателя или резюме;

§ заявление о приеме на работу;

б) ознакомительный этап, после соответствующего распоряжения руководителя:

§ ознакомление соискателя с должностной инструкцией под подпись;

§ ознакомление с правилами внутреннего распорядка под подпись;

§ ознакомление с инструкцией по охране труда под подпись;

§ ознакомление с инструкцией по противопожарной безопасности под подпись;

§ заведение личного дела на сотрудника (не обязательно).

в) оформление трудового договора

Регистрация трудового договора в журнале регистрации трудовых договоров

г) Издание приказа о приеме на работу ( на основании заключенного договора ст.68 ТК РФ (форма Т-1 в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате)

Регистрация приказа о приеме в журнале регистрации приказов по личному составу

Объявление приказа сотруднику под роспись (в течение 3-х дней со дня подписания трудового договора ст.68 ТК РФ)

д) Заполнение личной карточки на сотрудника под роспись (форма

Регистрация карточки Т-2 в журнале регистрации личных карточек Т-

е) Внесение записи в трудовую книжку о приеме сотрудника со ссылкой на соответствующий приказ (для всех сотрудников, проработавших в компании свыше 5 дней).

Регистрация трудовой книжки сотрудника в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (если заводится новая книжка, то внесение записи в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним).

ж ) Присвоение сотруднику табельного номера и внесение записей в табель учета использования рабочего времени о начале работы (форма Т-13).

В последнее время все большее распространение получает новый вид документов личного характера — резюме.

Резюме — объективная самохарактеристика — одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда. Рассылая свое резюме в соответствующие организации, кандидат резко повышает свои шансы на успех. Цель резюме — привлечь внимание к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить пригласить кандидата на личную встречу. Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало. На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от стереотипа восприятия людей. Часто кандидаты приносят резюме сразу на собеседование и просят ознакомиться с ним до разговора. Это позволяет быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить ваши записи необходимых данных о нем, что сокращает время и повышает эффективность собеседования.

Жестких требований к резюме не существует. Европейский (британский) стиль написания резюме предполагает включение биографических сведений о дате и месте рождения, подданстве, семейном положении, а также об образовании, месте работы и занимаемых должностях в прямом хронологическом порядке. Американский стандарт, получивший наибольшее распространение в России, предлагает обратный хронологический порядок описания образования и опыта работы. Резюме могут быть краткими и подробными, если кандидат претендует на высокие руководящие должности или направляет их в агентства по трудоустройству.

Часто составляют резюме хронологические и реже функциональные. Хронологические резюме содержат описание трудовой деятельности в прямом или обратном хронологическом порядке. Функциональные резюме описывают основные направления деятельности, наиболее важные профессиональные достижения, отвлекая при этом внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности.

Специалисты, работающие на рынке труда, считают наиболее универсальной следующую структуру резюме:

Заголовок — фамилия, имя, отчество кандидата (слова «резюме», «объективка» в заголовке не пишутся);

Основные личные данные — адрес, телефон, дата и место рождения, семейное положение;

Цель обращения — на какую работу, в какой должности и на каких условиях претендует, с дальнейшим обоснованием своих претензий;

Опыт работы — даты мест работы, занимаемых должностей, выполняемых функций и профессиональных достижений (эта часть резюме является главной, однако, непропорциональная подробность изложения этих данных нежелательна);

Образование — даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания;

Дополнительная информация — данные о дополнительных знаниях и навыках, имеющих отношение к данной работе, важных фактах биографии и личных качествах:

Ø владение иностранными языками («свободно», «в совершенстве» или «читаю и перевожу со словарем»);

Ø владение навыками работы на компьютере (желательно с указанием применяемых программных средств);

Ø наличие водительских прав и опыта вождения;

Ø членство в профессиональных объединениях или партиях;

Ø участие в работе конференций и съездов; сведения об общественной деятельности;

Ø сведения о военной службе и воинских званиях;

Ø серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе, и достигнутые успехи;

Ø указание готовности к сверхурочной работе, длительным и дальним командировкам, смене места жительства;

Ø сведения о рекомендациях;

Ø личные характеристики (стандартные, например, «аккуратен», «трудолюбив», «честен» или действительно важные, например, «высоко заинтересован», «предан фирме», «энергичен и целеустремлен», «требователен к себе и другим», «лидерские качества»).

Дата составления резюме — свежая дата повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о том, что давно ищет работу в разных местах.

Стиль написания резюме должен отвечать следующим требованиям:

Ø краткость — отсутствие лишних слов, данных, непонятных сокращений и терминов;

Ø конкретность — отсутствие неточностей или лишней информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;

Ø целенаправленность — изложение главных сведений, подтверждающих право претендовать на данную должность;

Ø честность — отсутствие недостоверной информации.

Резюме печатается на бумаге хорошего качества формата А4 с соблюдением всех технических требований к оформлению любого документа: соблюдение полей, отсутствие помарок, исправлений, орфографических и грамматических ошибок, четкая печать (лучше на компьютере).

Дата добавления: 2014-01-20