Особенности подготовки информационных писем

Подготовка служебной корреспонденции

В современной переписке практически не используются пишущие машинки. Тексты писем готовятся, редактируются и форматируются на компьютере, а затем распечатываются на принтере. Это позволяет избежать ненужных процедур подготовки черновиков и многократного перепечатывания писем. Применяя редактор Word, вы добьетесь безукоризненного оформления письма, а использование лазерных и струйных принтеров поможет получить качество печати, которое практически не отличается от типографского.

Рисунок 3 Докладная записка

Но все же главное в деловой переписке — это тексты посланий. Поэтому строго руководствуйтесь требованиями, изложенными в темах 2 и 3.

Среди деловой корреспонденции можно выделить две группы писем: личные и служебные. Служебные письма направляются от имени предприятия другому предприятию и носят сугубо официальный характер. Личные письма посылаются работником одного предприятия работнику равного уровня другого предприятия (например, менеджером одной фирмы менеджеру другой). В них стороны обсуждают те или иные проблемы, договариваются о встречах. Как правило, личные письма направляются после личного знакомства и установления партнерских отношений.

Основное содержание письма определяется целью его написания. В начале письма помещается вступительная фраза. Текст основной части должен быть кратким и однозначным. Его следует разбивать на смысловые абзацы для облегчения обработки корреспонденции и верного восприятия информации. В конце письма печатается заключительная фраза и проставляется подпись отправителя.

При подготовке письма рекомендуется применять общепринятые выражения, которые не только способствуют лучшему пониманию текста, но и свидетельствуют об уровне профессионализма составителя.

При отправлении письма следует помнить, что небрежно оформленное письмо, напечатанное не на бланке предприятия, вряд ли попадет на стол адресату. Оформление конверта имеет такое же значение, как и оформление самого письма. Хорошо воспринимаются тексты писем на бумаге, не имеющей большого количества сгибов, поэтому формат конверта должен гарантировать соблюдение принципа: сгиб страницы письма не более чем в один раз. В связи с этим рекомендуется подготавливать конверты, размеры которых отвечают формату отправляемого письма. Word позволяет распечатывать почтовые конверты различного размера с полем адреса отправителя и / или получателя.

Чтобы привлечь внимание получателя к письму, на конверте желательно поместить название организации-отправителя или ее фирменный знак.

Как правило, текст большинства писем составляется на основе стандартных оборотов и фраз, принятых в деловой переписке. Их использование не только сокращает время подготовки писем, но и свидетельствует о квалификации составителя письма. Чтобы упростить процедуру составления писем, следует сохранить часто используемые фразы в качестве элемента Автотекста в шаблоне писем.

Создание универсального словаря элементов Автотекста для всех типов писем представляет собой неразрешимую задачу. Однако некоторые стандартные обороты можно ввести в словарь элементов Автотекста. Секретарь-референт, занимающийся составлением писем, может пополнять этот словарь. Чем больше будет объем словаря, тем меньше времени придется затрачивать на составление писем.

Следует использовать короткие и легко запоминающиеся имена элементов Автотекста, которые должны отражать их содержание, например:

Начало письма;

Обращение;

Связующие элементы;

Запросы;

Конец письма

и т.д.

Дата добавления: 2014-01-20