Описание документов

Система документооборота состоит из следующих электронных документов:

· Документ 'Приказ';

· Документ 'Распоряжение';

· Документ 'Служебная записка';

· Документ 'Входящее письмо';

· Документ 'Исходящее письмо';

· Документ 'Поручение';

· Документ 'Опись дел'.

ВИЗУАЛЬНЫЙ КОНСТРУКТУР ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

ЛЕКЦИЯ №15

Этапы движения и порядок обработки документов

Состояния документа 'Входящее письмо'

Маршрут документа включает в себя следующие состояния:

· Состояние 'На регистрации';

· Состояние 'У адресата';

· Состояние 'Отписан';

· Состояние 'В работе';

· Состояние 'Завершен';

· Состояние "Архивный";

· Состояние 'Удалено'.

Процедуры перевода документа из одного состояния в другое доступны пользователям в соответствии с их ролями и текущим состоянием документа.

Форма 'Входящее письмо'

Закладка 'Входящее письмо' (Рисунок 9) предназначена для просмотра и редактирования основных полей документа 'Входящее письмо'.

Электронная форма документа 'Входящее письмо' содержит следующие элементы:

· Горизонтальное меню;

· Панель инструментов;

· Элемент 'Ваши действия...';

· Закладка 'Входящее письмо';

· Закладка 'Регистрация';

· Закладка 'Место хранения'.

Рисунок 9. Форма «Входящее письмо»

Горизонтальное меню содержит стандартныеинтерфейсные элементы экранных форм документов системы «Управление корпоративным документооборотом».

Панель инструментов содержит стандартные элементы для работы с документами.

Закладка 'Входящее письмо' содержит следующие поля:

· Заголовок - предназначено для хранения краткого описания входящего письма.

· Адресат - предназначено для хранения ФИО получателя входящего письма.

· Регистратор - предназначено для задания группы регистраторов, члены которой будут иметь право регистрировать данное входящее письмо.

· От кого - предназначено для указания информации об отправителе письма.

· Номер исходящий - предназначено для хранения целого числа, соответствующего исходящему номеру документа.

· Дата исходящая - предназначено для хранения даты, соответствующей дате отправления документа.

· Содержание - предназначено для хранения текста входящего письма. Текст входящего письма хранится в виде файла вложения произвольного формата.

· Список вложений -отображает файлы вложений, содержащие дополнительную информацию о входящем письме или ссылки на документы, логически связанные с входящим письмом.

· Отметка об исполнении - предназначено для ввода комментариев по исполнению поручений по документу.

· Список исполнителей -предназначено для ввода ФИО исполнителей по данному документу. Выбор исполнителя осуществляется с помощью диалогового окна 'Поиск сотрудника', которое открывается из пункта 'Добавить исполнителя' контекстного меню.

В закладке доступны следующие контекстные меню:

· Меню для поля 'Список исполнителей' (Рисунок 10).

Рисунок 10. Форма «Входящее письмо». Контекстное меню поля 'Список исполнителей'.

Контекстное меню содержит следующие пункты:

· Изменить - позволяет заменить ФИО выбранной записи исполнителя.

· Удалить - позволяет удалить выбранную запись исполнителя из списка.

· Добавить исполнителя - позволяет добавить нового исполнителя в список.

· Создать поручение - позволяет открыть форму 'Поручение' и создать новое поручения для выбранного исполнителя.

· Список поручений - позволяет открыть форму 'Отчет по заданиям' для текущего документа.

· Меню для поля 'Список вложений' (Рисунок 11)

Рисунок 11. Форма «Входящее письмо». Контекстное меню поля 'Список вложений'.

Контекстное меню содержит следующие пункты:

· Присоединить файлы... - позволяет открыть стандартное диалоговое окно выбора файлов для добавления в 'Список вложений'.

· Обновить - позволяет синхронизировать список вложенных файлов с данными на сервере.

· Вид - позволяет установить вид отображения записей в списке файлов вложений. Доступно отображение списка файлов в виде:

· Плитка;

· Значки;

· Список;

· Таблица.

Дата добавления: 2014-01-20