Особливості побудови системи управління персоналом на підприємствах різних організаційних форм

Найважливіший елемент служб персоналу — кадрові підрозділи. На багатьох українських підприємствах вони представлені відділами кадрів. Відділ кадрів – це структурний підрозділ загальної системи управління, на який покладаються обов’язки реалізації кадрової політики підприємства. Спеціалісти цього відділу проводять аналітичну й оперативну роботи, здійснюють виконавчі, розпорядчі, контролюючі та координаційні функції в сфері управління персоналом.

Серед основних функцій, які виконують відділи кадрів (на прикладі промислового підприємства) можна назвати наступні: 1) облік персоналу; 2) прогнозування і планування потреби в кадрах; 3) організування набору, відбору, підготовки, перепідготовки, переміщення, звільнення працівників; 4) вивчення й оцінювання кадрів керівників, фахівців і подання керівництву рекомендацій із заміщення вакантних посад конкретними працівниками; 5) формування кадрового резерву і робота з ним за спеціальними програмами; 6) участь в атестуванні персоналу й заходах за його результатами. Кадрові підрозділи також розробляють гнучкі програми розвитку і стимулювання персоналу, поліпшення умов праці й побуту, диференційовані підходи до вибору напрямів і форм роботи з ним.

3. Кадровий склад служби управління персоналом. Кількісна і якісна характеристика.

Кількісний склад служби управління персоналом визначається організаційно-штатними структурами і статутом організації. При розрахунку необхідної чисельності працівників служби персоналу враховуються наступні чинники:

1). загальна чисельність працівників організації;

2) конкретні умови і характерні особливості організації, пов`язані зі сферою її діяльності (виробничої, банківської, торгової, страхової і т.д.), масштабами, різновидами окремих виробництв, наявністю філіалів.

3) соціальна характеристика підприємства, структурний склад її працівників (наявність різних категорій – робітників, фахівців, науковців), їх кваліфікація

4) складність і комплексність вирішуваних задач по управлінню персоналом (стратегічне планування, розробка кадрової політики, організація навчання і т.і.)

5) технічне забезпечення управлінської праці.

Розрахунок чисельності працівників служби персоналу може здійснюватися різними методами.

1) кореляційний аналіз. Він заклечається в тому, що на трудовий процес працівників служби персоналу впливають різні чинники. За допомогою математичних формул розраховувалась залежність між чисельністю персоналу певної функціональної групи і діючими чинниками. Найширше застосування цей метод знайшов на великих промислових підприємствах. Але слід мати на увазі, що в умовах ринкової економіки і конкуренції відсутня жорстка залежність між виробничими чинниками і чисельністю персоналу, тому цей метод має характер рекомендації.

2) Економіко-математичні методи. Передбачають розробку економіко-математичних моделей, заснованих на реальній дійсності

3) З використанням методу порівнянь на базі аналізу складу кадрів фахівців в розвиненій господарській системі складаються проектні рішення потреби в фахівцях для менш розвинутої системи.

4) Експертний метод дозволяє одержати уявлення про потребу у фахівцях на основі думок експертів.

5) Метод прямого розрахунку припускає визначення чисельності фахівців і інших службовців виходячи з розрахунку необхідних витрат праці на реалізацію функцій управління персоналом. В основному він реалізується через розрахунок трудомісткості робіт. А трудомісткість робіт у свою чергу можна визначити за допомогою нормативів, хронометражу та фотографії робочого часу, розрахунково-аналітичним методом, методом аналогій, експертним методом. Знаючи нормативну (або розрахункову) трудомісткість робіт, що виконуються протягом року, наприклад у відділі кадрів можна розрахувати чисельність відділу по формулі:

Ч = Т·(К_в/ Ф_п), де, Т – загальна трудомісткість робіт, виконуваних за рік у відділі кадрів (людино-годин), К_в – коефіцієнт, що враховує виконання робіт, не передбачених Т (К_в= 1,15), Ф_п– корисний фонд робочого часу одного працівника за рік (в середньому 1840 годин)

Але трудомісткість робіт можна визначити лише для простих видів робіт, що постійно повторюються (машинописні, облікові, оформлення документів) і практично неможливо для інтелектуальних видів трудової діяльності (у тому числі і управлінської).

Метод розрахунку чисельності працівників служби персоналу на основі норм обслуговування, які характеризують працівників організації, які обслуговуються одним працівником служби персоналу (У США 1 працівник кадрової служби припадає на 100 працюючих, в Німеччині – на 130-150 працюючих, у Франції – на 130 працюючих, в Японії – на 2,7 працюючих, в Україні – на 100-120 чоловік).

Якісний склад персоналу кадрових служб перш за все характеризується загальноосвітнім, професійним та кваліфікаційним рівнем. На українських підприємствах на початок 1990-х років він представляв вельми гнітючу картину. Перш за все слід сказати на надзвичайно низький рівень професійної підготовки, що пояснювалося відсутністю фахівців у сфері управління персоналом, недостатньою кількістю соціологів, психологів. Далі – низький рівень освіти: лише кожен четвертий мав диплом про вищу освіту і майже кожен третій – тільки шкільний атестат. Приблизно кожен третій-четвертий мав середню спеціальну освіту. Відзначався несприятливий віковий склад: кожен п`ятий в промисловості наближався до пенсійного віку, або був пенсіонером. Ще одна відмінна ознака – низька оплата праці. Звідти – велика плинність кадровиків. Усі зазначені чинники призводили до некомпетентності в ухваленні рішень по управлінню персоналом.

На сьогоднішній день якісна характеристика кадрової служби така. Серед керівників кадрових служб 40,9% – працівники з технічною освітою; 31,6% – вчителів; 11,5% – юристів-правознавців; 3,3% – соціологів і психологів. Середній вік керівників кадрової служби – 45 років.

Зовсім інший якісний склад працівників служби персоналу в розвинутих країнах. Так, в США після 2000р. якісний склад служб персоналу істотно змінився, хоча чисельність працівників практично залишилася колишньою. Якщо у минулому переважав конторський персонал, то зараз співвідношення змінилося на користь фахівців. На частку допоміжного персоналу (секретарі, друкарки, оператори, працівники служб безпеки) доводиться вже не більше 30%. З кожних 10 працівників 6-7 складають фахівці: психологи, соціологи, економісти, фахівці у сфері трудових відносин, методів ділової оцінки, аналітики робіт, вербувальники персоналу в навчальних закладах, консультанти по плануванню кар`єри та ін..). В 500 великих компаніях і корпораціях США більше 30% фахівців, зайнятих кадровою роботою мають найвищий освітній рівень – диплом магістра і доктора наук.

4. Кадрове діловодство в системі менеджменту персоналу.

Кадрове діловодство – це повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрової служби (або отримання ними) до завершення виконання і передачі в інші підрозділи. Воно передбачає діяльність по створенню та організації роботи з документами особового складу з питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників.

Основними функціями по документальному забезпеченню системи управління персоналом є: 1) своєчасна обробка документів, що надходять і передаються; 2) доведення документації до відповідних працівників системи управління персоналом для виконання; 3) друкування документів з кадрових питань; 4) реєстрація, облік і зберігання документів по персоналу; 5) формування справ відповідно до номенклатури, затвердженої для даного підприємства; 6) копіювання і розмноження документів з кадрових питань; 7) контроль за виконанням документів; передача документації по вертикальних і горизонтальних зв'язках і ін.

Кадрове діловодство ведеться за такими напрямами:

1. Облік особового складу підприємства та його підрозділів.

2. Оформлення та ведення особових справ працівників.

3. Підготовка та передача на розгляд вищого керівництва документів з особового складу, а саме: наказів про прийом, переведення, звільнення працівників, об’яву заохочення або догани тощо.

4. Підготовка наказів та інших необхідних документів для проведення атестації персоналу.

5. Підготовка звітів та інших статистичних довідок щодо змін чисельності та структури персоналу.

6. Підготовка звітів щодо стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації працівників.

7. Ведення документації про зарахування працівників до резерву на заміщення вакантних посад.

8. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу підприємства, контроль за їх використанням.

9. Підготовка та передача в органи соціального забезпечення пенсійних справ працівників.

10. Підготовка документів з кадрів для передачі їх в архів на зберігання.

11. Механізація та автоматизація документування інформації з особового складу.

Залежно від розмірів підприємства діловодство може або здійснюється безпосередньо в одному підрозділі (канцелярії, загальному відділі, секретаріаті), або бути розосереджено по різних ланках. У першому випадку діловодство за формою організації робіт є централізованим, в другому - децентралізованим. На практиці переважає змішана форма, коли частина найважливіших, загальніших для всієї організації робіт виконується в одному місці, а решта частини робіт - у всіх підрозділах і службах, зокрема в кадровій службі. В цьому випадку відповідальність за діловодство в системі управління персоналом покладається або на секретаря, референта керівника кадрової служби, або призначається відповідальна особа з числа її працівників.

В системі управління персоналом впроваджені і ведуться наступні уніфіковані системи документації:

1) планової (планові завдання з кадрових питань, заявки на молодих фахівців, наряди, планові розрахунки чисельності, оплати праці і т.п.

2) первинної облікової (по обліку праці і заробітної платні);

3) звітно-статистичної (за чисельністю, балансом робочого час заробітною платнею, продуктивністю праці, вивільненням працівників і т.п.);

4) по соціальному забезпеченню (по пенсіях, допомогах, пільгах соціальному страхуванні і т.п.);

5) організаційно-розпорядливої (акти, листи, доповідні записки, заяви: інструкції, анкети, пояснювальні записки, положення, ухвали; правила, уявлення, накази, протоколи, розпорядження, рішення: статут і т.п.).

Кожен підрозділ служби управління персоналом розробляє, оформлює, виконує ту документацію, яка відповідає його функціональному призначенню. Так, відділ кадрів у обов'язковому порядку веде наступні кадрові документи: особисті справи працівників підприємства, включаючи особистий листок, анкету, автобіографію, копії документів про освіту, рекомендації і т.п.; особисті картки; трудові книжки, пенсійні справи, трудові договори (контракти) і т.д. Порядок роботи з цими документами регламентований, як правило, галузевими і відомчими нормативне методичними матеріалами. У підрозділах служби персоналу складається і виконується ряд документів відповідно до вищенаведеної класифікації: проекти наказів з кадрових питань (про прийом на роботу і звільна перекладі, переміщенні, про нагородження і т.д.), план (звіт) по підготовці підвищенню кваліфікації персоналу, довідки про стан трудової дисципліни, дані по плинність кадрів, графік відпусток, пропозиції по формування резерву кадрів на висунення, план за чисельністю працівників з розподілу по підрозділах і категоріях, штатний розклад, табелі обліку робочого часу працівників, заявки на необхідну кількість фахівців і робітників, трудові договори (контракти), графіки проходження атестації співробітників, напрями для працевлаштування фахівців і робітників і т.д.

Велика частина документації носить внутрішній для підприємства характер. Порядок роботи з нею регулюється внутрішніми правилами положеннями. Особлива увага надається контролю за виконанням кадрових документів, який здійснює або керівник системи управління персоналом його секретар, або керівники підрозділів кадрової служби.

Особливістю нинішнього етапу є те, що якщо в кадрових службах державних установ і підприємств зберігаються традиції обов'язкового строгого і чіткого ведення кадрової документації, то в комерційних організаціях часто недооцінюється роль документації, ігнорують необхідність створення окремих видів документів і дотримання правил зберігання. Керівники недержавних і суспільних організацій нерідко схильні: вважати документацію, що виникає в діяльності цих організацій, приватною власністю фірми або об'єднання. У зв'язку з цим ними не враховуються встановлені державою правила ведення діловодства і здачі документів на державне зберігання.

Останню складають архівні фонди і архівні документи, що знаходяться у власності недержавних об'єднань (корпорацій, асоціацій, акціонерних товариств), суспільних організацій і об'єднань, зокрема посесійних союзів і т.п. Власники документів цих організацій повинні представляти відомості про свої фонди і документи органам і установам державної архівної служби по їх запитах з метою державного обліку цих документів.

Слід враховувати, що відомості про чисельність, склад працюючих, їх заробітну платню, умови праці, а також про наявність вільних робочих місць не можуть складати комерційну таємницю. Разом з іншими документами організації (річними звітами про фінансово-господарську діяльність і ін.) документація по особовому складу підлягає передачі для тривалого зберігання в державні архіви.

Контрольні питання.

1. В чому полягає місце і роль служб управління персоналом організацій в ринкових умовах?

2. Які функції виконують служби управління персоналом на сучасному етапі?

3. Які кадрові технології використовують служби управління персоналом на українських підприємствах?

4. Основні напрями вдосконалення діяльності служб управління персоналом українських підприємств в сучасних умовах.

5. Місце служб управління персоналом в загальній організаційно-управлінській структурі підприємства.

6. Для вирішення яких завдань здійснюється структурна побудова служб управління персоналом?

7. Які чинники впливають на формування організаційної структури служби управління персоналом?

8. Особливості побудови системи управління персоналом на підприємствах різних організаційно-правових форм.

9. Які підрозділи можуть входити до складу служби управління персоналом? Які їх основні функції?

10. Місце відділу кадрів в структурі служб персоналу. Основні функції, які виконують відділи кадрів.

11. Які фактори впливають на кількісний склад служби управління персоналом?

12. Методи розрахунку чисельності персоналу кадрової служби.

13. Аналіз якісного складу працівників служб управління персоналом.

14. Які основні функції виконує кадрове діловодство в системі управління персоналом? За якими напрямками здійснюється кадрове діловодство?

15. Основні документи, що використовуються в системі управління персоналом та їх класифікація.

Питання для самостійного розгляду.

1. Визначити основні професійно-кваліфікаційні вимоги до керівника сучасної кадрової служби.

2. Схарактеризувати права, обов`язки та відповідальність керівника кадрової служби.

3. Дати характеристику номенклатурі справ з кадрового діловодства.

4. Розкрити механізм документаційного забезпечення обліку та руху кадрів.

5. Основні вимоги до складу та ведення особових справ працівників підприємства.

6. Як здійснюється облік особового складу організації.

7. Основні правила заповнення трудової книжки.

8. У чому, на Вашу думку, полягає необхідність комп`ютеризації кадрового діловодства.

Рекомендована література:

1. Менеджмент персоналу: Навч. Посіб. / В.М. Данюк, В.М. Петюх, С.О. Цимбалюк та ін. – К: КНЕУ, 2004,с. 99-122.

2. Управління персоналом корпоративних підприємств гірничо-металургійного комплексу: В.П. Хорольський, М.Л. Цуркан. Монографія. Дніпропетровськ: «Наука і освіта», 2008, с. 61-78.

3. ГерасимовБ.Н., Чумак В.Г., Яковлева Н.Г. Менеджмент персонала: учебное пособие – Ростов на Дону: «Феникс», 2003г. с. 54-60.

4. http: // www.bs-staff.com.ua.

Дата добавления: 2014-01-11