Методические приемы фактического контроля

В группе документальных методических приемов мособняком располагаются методы исследования неофициальных материалов и метод исследования и проверки объяснительных записок.

Согласно методу исследования неофициальных материалов изучаются черновые записи кассиров и других материально ответственных лиц, анонимные письма, неофициальные заявления работников ревизуемой организации. Ревизоры не должны игнорировать информацию, получаемую из неофициальных материалов, поскольку она помогает устанавливать истинное состояние дел, выявлять злоупотребления и хищения денежных и материальных средств. Однако такую информацию необходимо использовать весьма осторожно, не унижая достоинства работников проверяемой организации.

Метод исследования и проверки объяснительных записок, полученных в процессе ревизии, позволяет глубже анализировать действия должностных и материально ответственных лиц, выявлять обстоятельства, способствующие возникновению бесхозяйственности и нарушению финансовой дисциплины, намечать мероприятия по их устранению.

Методами документального контроля не всегда можно проверить правильность совершения хозяйственных операций. Часто возникает необходимость провести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуре. С этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизий применяются методы фактического контроля.

Методы фактического контроля помогают установить действенность, реальность, количественное и качественное состояние контролируемого объекта.

Самый распространенный метод фактического контроля, располагающийся на стыке между документальным и фактическим контролем — инвентаризация. Инвентаризация - это проверка в натуре денежных средств, материальных ценностей, состояния расчетов и других статей баланса на определенную дату. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических и учетных данных.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризации обязательны:

1) при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

3) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

4) в случае стихийных бедствий;

5) при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

6) при бригадной материальной ответственности при смене бригадира, выбытии из бригады более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады;

7) если программой проверки контролирующего органа предусмотрена инвентаризация имущества и обязательств.

Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия. Методическими рекомендациями определена форма распорядительного документа на создание комиссии и проведение инвентаризации.

В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам.

До начала инвентаризации у материально ответственных лиц берутся подписки о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию, и что неоприходованных или не списанных в расход ценностей нет. В период инвентаризации прием и отпуск материальных ценностей прекращается, Не допускаются в места хранения ценностей посторонние лица. Поступившие ценности в период инвентаризации хранятся в отдельном помещении и в инвентаризационную ведомость не включаются. Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится по каждому месту их нахождения и ответственному лицу, на хранении у которого они находятся.

Фактическое наличие ценностей проверяется путем пересчета, взвешивания, перемеривания в натуре исходя из установленных соответствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.

Ревизией устанавливается правильность регулирования выявленных инвентаризациями и другими проверками суммовых расхождений между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерского учета. Убыль ценностей в пределах установленных норм относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы». Недостачи ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Ревизор проверяет соблюдение руководителями организации пятидневного срока направления результатов инвентаризации в судебно-следственные органы и предъявлении гражданского иска материально ответственным лицам, злоупотребления которых привели к недостачам и потерям.

Списание материальных ценностей в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается. Ревизор должен тщательно проверять выполнение этих требований. Материальные ценности нередко списываются в пределах норм естественной убыли при отсутствии недостач и без оформления необходимыми документами.

Однако в процессе ревизионных процедур не во всех случаях приходится прибегать к инвентаризации материальных ценностей. Ревизор может использовать данные инвентаризации, проведенных в процессе внутреннего контроля, если он убежден, что внутренние контролеры методически правильно провели инвентаризацию, и ее результаты отражены в учете. Исходя из этого, в ходе ревизионных процедур также могут применяться и другие методы фактического контроля.

1) Наблюдение проверяющего. цель такой проверки — удостовериться в совершении и отражении операций

Чем выше квалификация проверяющего, тем больше результатов принесет этот методический прием. Наблюдения про­веряющего длятся в ходе всей проверки. Однако это не значит, что все резуль­таты наблюдений будут использованы. Часть из них может служить толчком для применения других методических приемов.

Данный Метод наиболее целесообразен при проверках: соблюдения порядка хранения, приемки и отпуска материальных ценностей; установления степени готовности объектов капитального ремонта; изношенности основных средств, временных нетитульных сооружений и приспособлений; организации производства и технологических процессов.

К описанию использованных контролерами процедур относят­ся материалы личных контрольных действий проверяющего: ос­мотр зданий и сооружений, обследование производства, порядок вывоза и ввоза ценностей на территорию предприятия, состояние ограждения по периметру, возможность проникновения на пред­приятие помимо пропускного пункта, изучение представленных первичных бухгалтерских документов, анализ результатов работы системы внутреннего финансового контроля и др.

Так, контрольные действия в виде осмотра производственных зданий, обследования технологического процесса и фиксирования при этом значительных многодневных запасов сырья на рабочих местах, отсутствия весоизмерительных приборов, формальной пе­редачи остатков материалов от смены к смене позволяют считать, что списание ценностей на производство продукции осуществля­ется отнюдь не по фактическому расходу.

При обследовании объектов целесообразно ознакомиться с организацией и ведением учета в местах хранения материальных ценностей и готовой продукции, соблюдением действующих правил и порядка оформления документами операций по их оприходованию и выбытию. При этом особое внимание обращается на ознакомление с неофициальной документацией, т.е. документами, не проходящими бухгалтерскую обработку (документами и записями, которые материально ответственные работники ведут по собственной инициативе для фиксации расчетов, связанных с движением денежных, материальных и других ценностей). При необходимости в круг обследования включают: анкетирование, хронометраж, фотографирование, наблюдение за поведением материально ответственных работников на рабочих местах и др.

Дата добавления: 2014-01-11