Системы электронного документооборота на российском рынке

Базовыми инструментами комплексной автоматизации управле­ния документооборотом являются:

- системы управления электронными документами (Electronic Document Management);

- потоками работ (Workflow Management Systems);

- управления электронными архивами.

EDM-системы управляют документацией как полноценным ресурсом предприятия, WMS занимаются обработкой документов кмк бизнес-процессом, а архив служит электронной «информацион­ной площадкой».

Предназначение классических EDM-систем - хранение и поиск электронных документов, контроль прав доступа и управление нерсиями. Они хранят сведения, описывающие документ (мета­данные), собирают статистику его использования, заботятся о согла­сованности содержания коллективно обрабатываемых документов и папок, а также доставке документа тем руководителям и специалис­там, которым он предназначен. В отличие от электронных архивных систем, оперирующих неизменяемыми информационными едини­цами, в EDM-системах документ (таким документом может быть файл, созданный в MS Office, чертеж в САПР) переживает все стадии составления, дополнения, изменения, согласования и утверждения, комбинируется с другими документами и обрастает различными све­дениями о статусе, адресах рассылки и датах обратного предъявле­ния, прежде чем его окончательная версия попадет в архив.

Как правило, на заднем плане EDM-системы находится архивная система, предоставляющая доступ к старым или редко используе­мым документам. Она использует метаданные из базы EDM-системы и регламентирует правила и процедуры создания, распространения, использования всей документации предприятия, сроки ее хране­ния и передачи в архив в соответствии со всеми законодательными, отраслевыми и внутрикорпоративными нормами. Традиционные EDM-системы ориентированы на документы как таковые: их связь с бизнес-процессами предприятия здесь роли не играет.

В WMS-системах учитывается именно связь документа с бизнес-процессами предприятия. «Подложкой» для таких систем служат сценарии автоматического пошагового выполнения последователь­ности хозяйственных операций - как правило, рутинных и хорошо формализуемых. Часто WMS-системы охватывают разные подраз­деления предприятия (например, бухгалтерию, отдел снабжения, склады, отдел работы с клиентами, финансовый и юридический отделы) и на каждом этапе автоматически предоставляют исполни­телю готовые формуляры, документы, данные, открывают нужные приложения.

Некоторые WMS-системы способны самостоятельно прини­мать решения о выборе дальнейшего хода работ и маршрута доку­ментов из нескольких возможных вариантов в зависимости от результатов выполнения предыдущих задач. Простейший случай -маршрутизация документов, с которыми должны по очереди ознакомиться несколько сотрудников. Пользователю традиционных WMS-систем отводится пассивная роль - он должен лишь реагиро­вать на предложения системы.

В последние годы набирают популярность системы поддержки коллективной работы (Groupware). Такой работой может быть сов­местное редактирование документов, разработка программного обеспечения или планирование рекламных кампаний, пользователь, наоборот, определяет все необходимые действия и несет ответствен­ность за их правильное выполнение.

Системы Groupware и WMS-системы способствуют повышению производительности труда (по оценкам специалистов, на 30-40%), и современная тенденция состоит в том, что различия между теми и другими системами постепенно исчезают. Сотрудники получают быс­трый доступ к корпоративной информации в масштабах всего пред­приятия. Повышается эффективность управления: руководители получают возможность «держать руку на пульсе» предприятия и при­нимать более качественные решения. Западные компании, внедрив­шие системы управления документами в различных подразделениях, отмечают, что в результате стоимость проектирования и разработки новых изделий снизилась на 10%, цикл разработки сократился на 20%, а процессы внесения изменений в продукцию ускорились на 30%. Окупаемость систем управления документами составляет ори­ентировочно около двух лет.

Российский рынок систем управления документами нахо­дится в стадии формирования. Наибольший приоритет для россий­ских предприятий имеет сейчас автоматизация делопроизводства: учета внешней и внутренней корреспонденции и распорядительных документов, автоматизации архивного дела. Далее по значимости идут задачи управления производственной, конструкторской и тех­нологической документацией, а также документирования процедур управления качеством.

Среди российских разработок можно выделить «1С: Документо­оборот», «БОСС-Референт», «Дело-Предприятие», «Евфрат», «Эска-до» и другие. На российских предприятиях внедряется и западный инструментарий лидеров мирового рынка - Documentum, Microsoft, IBM/Lotus.

Примером достаточно успешной российской разработки явля­ется система обеспечения договорного процесса, разработанная компанией Digital Design. В основе системы лежит платформа авто­матизации процессов управления и документооборота DocsVision 3/1, которая позволяет быстро решать задачи по управлению дого­ворным процессом и его контролю.

Рис. 2.3. Схема договорного процесса

В настоящее время сектор систем электронного документообо­рота в России - один из самых быстроразвивающихся на рынке информационных технологий. Годовой прирост составляет не менее 30%. В 2005 г. объем рынка систем электронного документооборота, по оценкам РБК, составит около 30 млн. долларов. На рынке работает больше 20 компаний, представляющих более 20 систем российского и западного производства. При этом около 80% внедряемых систем -российские разработки. Стандартное решение обходится в 300-400 долларов за одно рабочее место, или около 10-12 тыс. долларов за 30-40 рабочих мест в компании. За внедрение системы и обучение персонала нужно платить дополнительно. Разработка специального решения обходится дороже.

Внедрение электронной системы обмена деловой корреспонден­цией позволяет организации на 80% сократить издержки на архи­вное хранение документов, на 30-35% уменьшить расход бумаги и на 25-30% сократить время работы с документами (оценка Cognitive Technologies).

Использование электронных документов способствует качест­венному преобразованию работы в различных сферах деятельности, обеспечивает формализацию процессов управления предприятием и его структурными подразделениями, взаимодействия предприятия с внешними организациями. Использование системы электронного документооборота позволяет увеличить скорость информационных потоков, обеспечивает быстрый доступ к информации, необходимой для принятия решения.

Система подготовки документов, согласование документов в электронном виде, ведение единых электронных справочников, баз данных архивов документов - все это способствует как более эффек­тивному выполнению профессиональных обязанностей, так и повы­шению эффективности бизнеса в целом.

Пример успешного внедрения системы электронного документо­оборота - ЗАО «Ист Лайн», управляющая компания аэропорта Домо­дедово. Это единственная компания в гражданской авиации, полностью перешедшая на электронный документооборот. Так, вся деятельность аэропортовых служб по обеспечению авиарейсов синхронизирована с центральной базой данных, благодаря чему пассажиры могут, напри­мер, подписаться на SMS-рассылку и получать на мобильный теле­фон своевременную информацию обо всех статусах рейса. В компании внедрена система RMS (Recourse Management System). Ее основная цель - эффективное использование персонала (2400 сотрудников), техники (около 400 единиц), статичных ресурсов (стоянок самолетов, стоек регистрации и т. д.). Система дает возможность автоматизиро­ванного долгосрочного и среднесрочного планирования, определения пиковых нагрузок для принятия оптимальных решений, управления ресурсами в режиме реального времени.

С помощью системы BMS (Building Management System) авто­матизировано управление инженерными и технологическими сис­темами здания, что дает не только экономию, но и возможность эффективного контроля за всеми охранными функциями.

В компании внедрена также система оперативного сопровожде­ния технических средств, которая передает другим системам аэро­порта данные о текущем выполнении технологических графиков наземного обслуживания самолетов, в результате чего может опе­ративно корректироваться суточный план полетов, а также фикси­роваться предоставленный объем услуг. Применение такой системы позволяет, по данным «Ист Лайн», поднять показатели управления аэропортовым комплексом на 30%.

Электронный документооборот подразумевает инструменты для работы с документами и их интеграцию со средствами информацион­ной безопасности и бизнес-приложениями. Эти инструменты должны быть масштабируемы, то есть должны иметь возможность распро­странения их применения на новые рабочие места и (или) в новые подразделения. Это особенно важно при построении распределенных систем - применительно к предприятию сервиса это означает воз­можность установки систем документооборота в новых, в том числе удаленных, подразделениях.

Развитие систем электронного документооборота происходит в условиях, когда практически в каждой компании существуют свои принципы формирования и обмена документами и единого стандарта, как при обмене документами между различными организаци­ями, нет. При этом часто и в самой компании не представляют схему прохождения документов в собственной структуре. Например, в бух­галтерии утверждают, что должны приступать к работе с докумен­тами после юристов, а те, в свою очередь, считают, что знакомиться с документами им следует после бухгалтерии.

Российские компьютерные компании - разработчики систем электронного документооборота создали группу по формированию единого стандарта документооборота, чтобы повысить эффектив­ность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. В эту группу входят АйТи, Ланит, Оптима, Интер -Траст, Весть -Метатехнология, Электронные офисные системы, Инс­титут развития Москвы со своей системой «Золушка», Cognitive Technologies и другие.

С электронной цифровой подписью (ЭЦП) документ имеет юри­дическую силу. В 2002 г. был принят Закон «Об электронной цифро­вой подписи», согласно которому документ, завизированный ЭЦП, является действительным. Однако пока в России случаи применения ЭЦП редки, и бумажный и электронный документообороты сущест­вуют параллельно, так как нет необходимых инструкций и регламен­тов для повсеместного применения ЭЦП.

Выбор системы автоматизации документооборота зависит от мас­штаба компании и уровня решаемых ею задач. Небольшому предпри­ятию вполне подойдет любой из широко представленных на рынке «коробочных» продуктов, а для корпоративных, территориально распределенных организаций, предприятий с широким спектром задач и большим количеством бизнес-приложений больше подой­дут системы, созданные на базе промышленных платформ Microsoft, IBM, Documentum.

Например, к преимуществам продукта IBM Lotus Domino/Notes относят централизованное администрирование и встроенные сис­темы разработки собственных приложений. Их можно обновлять, не отключая пользователей, а при обновлении программного обеспе­чения старый код наследуется в новых версиях. Кроме того, Lotus -это система коллективной работы, включающая мощные средства защиты информации.

При выборе системы электронного документооборота в пер­вую очередь следует определить систему управления базами данных (СУБД) - платформу, на которой будет строиться система.

Если компания решает вести проект внедрения и поддержки сис­темы электронного документооборота своими силами, при выборе особое внимание необходимо уделить возможности самостоятель­ного внедрения и степени отчуждаемости системы. Ведь внедряемый продукт в дальнейшем нужно будет самостоятельно развивать, пере­настраивать, создавать новые базы, таблицы, отчеты и совершенс­твовать старые, не обращаясь по каждому поводу к разработчикам.

Эти параметры учтены, например, в разработке российской ком­пании АйТи - системе документационного обеспечения БОСС-Рефе-рент. Методика внедрения системы БОСС-Референт построена на основе методологии AVM (Accelerated Value Method), созданной кон­салтинговым подразделением IBM Lotus Development.

БОСС-Референт является на 80% коробочным продуктом и на 20% - конструктором, что позволяет подстраивать систему под свои требования, под принятый в компании документооборот, ведь внед­ряют систему ИТ-специалисты, а работать с ней в конечном счете будут руководители и сотрудники компании. Для этого разрабатыва­ются новые формы и шаблоны, добавляются новые записи в справоч­никах и словарях. В дальнейшем система масштабируется на другие подразделения компании и тем самым достигается построение терри­ториально распределенной системы.

Дата добавления: 2014-01-11